Mẫu biên bản hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang HĐĐT

1. Có bắt buộc phải hủy hóa đơn cũ còn tồn khi chuyển sang HĐĐT theo Nghị định 123?

Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 3, Điều 15, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có nêu:

“Kể từ thời gian đơn vị thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định này.”

Vì vậy, theo hướng dẫn trên, ngay sau khi doanh nghiệp/cá nhân gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng.

2. Quy trình, thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang HĐĐT Nghị định 123

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của đơn vị thuế, doanh nghiệp/cá nhân cần nắm được các nội dung sau:

2.1 Thời hạn tiêu hủy hóa đơn

• Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in mua của CQT) với đơn vị thuế, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.
• Trong trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.

• Lưu ý: Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo hướng dẫn của pháp luật.

2.2 Hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Hội đồng hủy hóa đơn phải có uỷ quyền lãnh đạo, uỷ quyền bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
• Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC  quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:

“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”

Vì vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.

Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn

Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:

• Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
• Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
• Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo hướng dẫn sau:

“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”

(Tại Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

3. Mẫu biên bản hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang HĐĐT

 

4. Nghĩa vụ và trách nhiệm của các đơn vị gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp/cá nhân đang sử dụng hóa đơn điện tử mẫu cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP) nhưng thuộc 6 tỉnh thành đang triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC giai đoạn 1 theo kế hoạch của Bộ Tài Chính (gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định) thì cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị gửi tới giải pháp/phần mềm mềm hóa đơn điện tử của mình để được hướng dẫn thủ tục, quy trình ngưng sử dụng hóa đơn điện tử phát hành theo hướng dẫn cũ trước đây và chuyển HĐĐT theo nghị định mới.

Lưu ý: Sau khi đã chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp/cá nhân không được phát hành hóa đơn điện tử mẫu cũ.

Trách nhiệm và vai trò của các đơn vị gửi tới dịch vụ kết nối, truyền nhận lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, đơn vị gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử như sau:

• Cập nhật, nâng cấp và hoàn thiện phần mềm để đáp ứng trọn vẹn quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/202 l/TT-BTC do Tổng cục Thuế ban hành tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 về việc kết nối, nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, gửi tới hóa đơn điện tử hợp lệ.
• Thông báo lộ trình và hướng dẫn doanh nghiệp/cá nhân chuyển đổi hóa đơn điện tử theo nghị định mới trên phần mềm đạt chuẩn theo hướng dẫn.
• Cung cấp trọn vẹn các thông tin, lưu ý trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo hướng dẫn mới, như: mẫu hóa đơn được khuyến nghị, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử còn tồn từ quy định cũ…

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Mẫu biên bản hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang HĐĐT. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.