Mẫu công văn từ chối nhận hàng cập nhật 2023

Công văn là cách thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò cần thiết trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng mẫu công văn từ chối nhận hàng với mẫu dưới đây.

1. Công văn từ chối nhận hàng là gì?

Công văn từ chối nhận hàng là văn bản thông báo với đối tác các lý do, nguyên nhân nhất định về việc không nhận hàng nhằm để bên gửi tới hàng hóa dịch vụ biết và có hướng giải quyết nhất định.

2. Có được làm công văn từ chối nhận hàng không?

Công văn là văn bản không thể hiện tên của loại văn bản, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, nghiệp vụ giữa các chủ thể có thẩm quyền để các giải quyết các công việc, nghiệp vụ có liên quan.

Đối với vấn đề từ chối nhận hàng thì thường làm công văn thông báo cho bên còn lại biết. Đồng thời kèm theo công văn này là biên bản từ chối nhận hàng với những nội dung, mẫu bên dưới!

3. Các nội dung trong công văn từ chối nhận hàng

Công văn phải có đủ các phần sau đây:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Địa danh và thời gian gửi công văn.
• Tên đơn vị chủ quản và đơn vị ban hành công văn.
• Chủ thể nhận công văn (đơn vị hoặc cá nhân).
• Số và ký hiệu của công văn.
• Trích yếu nội dung.
• Nội dung công văn.
• Chữ ký, đóng dấu.
• Nơi gửi.

– Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn

• Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
• Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.

– Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của đơn vị gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:

• Viện dẫn vấn đề.
• Giải quyết vấn đề.
• Kết luận vấn đề.

4. Mẫu công văn từ chối nhận hàng

4.1 Mẫu biên bản từ chối nhận hàng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

……, ngày… tháng… năm…

BIÊN BẢN TỪ CHỐI NHẬN HÀNG

(Số: …/BB-…)

Hôm nay, vào lúc …giờ…phút, ngày…tháng…năm… tại địa chỉ: ……… Chúng tôi gồm các bên sau đây tiến hành lập biên bản từ chối nhận hàng:

1. BÊN CUNG CẤP HÀNG HÓA

Họ và tên:…    Sinh năm:………

CMND/CCCD số:……. do CA…………. cấp ngày… tháng…. năm…….

Địa chỉ thường trú:……

Nơi cư trú hiện tại:……

Số điện thoại liên hệ:……

(Nếu là tổ chức thì trình bày những nội dung sau:

Tên công ty:……

Địa chỉ trụ sở:……

Giấy CNĐKDN số:……. do Sở Kế hoạch đầu tư………. cấp ngày… tháng…. năm…..

Hotline:… Số Fax/email (nếu có):

Người uỷ quyền theo pháp luật:Ông/Bà…   Sinh năm:……

Chức vụ:…Căn cứ uỷ quyền:………

Địa chỉ thường trú:……

Nơi cư trú hiện tại:……

Số điện thoại liên hệ:….)

Số TK:…………….- Chi nhánh…………- Ngân hàng……………

1. BÊN NHẬN HÀNG HÓA

Họ và tên:… Sinh năm:………

CMND/CCCD số:……….. do CA…………. cấp ngày… tháng…. năm…….

Địa chỉ thường trú:…………

Nơi cư trú hiện tại:……

Số điện thoại liên hệ:……

(Nếu là tổ chức thì trình bày những nội dung sau:

Tên công ty:…

Địa chỉ trụ sở:……

Giấy CNĐKDN số:…. do Sở Kế hoạch đầu tư………. cấp ngày… tháng…. năm…..

Hotline:…Số Fax/email (nếu có):……

Người uỷ quyền theo pháp luật:Ông/Bà…         Sinh năm:…

Chức vụ:… Căn cứ uỷ quyền:………

Địa chỉ thường trú:……

Nơi cư trú hiện tại:……

Số điện thoại liên hệ:……….)

Số TK:…………….- Chi nhánh…………- Ngân hàng……………

Bên nhận hàng từ chối nhận hàng với lý do như sau:

Biên bản được lập thành… bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ… bản

BÊN CUNG CẤP HÀNG HÓA

BÊN NHẬN HÀNG HÓA

4.2 Mẫu công văn từ chối nhận hàng

                                                        CÔNG VĂN TỪ CHỐI NHẬN HÀNG

                  Kính gửi :       – Chi Cục Hải Quan Khu Vực … (vui lòng điền thông tin)

                          – Đội giám sát

                          Hãng tàu OOCL gửi giấy báo cho chúng tôi, ……………….. ( Mã số thuế ……………) lô hàng đến với chi tiết như sau

Tên tàu  : …………  – Số chuyến : ………..

Ngày cập cảng:      ………….    Cảng cập: ………

Số vận đơn: …………………….

Số container: ………………………….

Số lượng : ……………………….

Cảng xếp hàng: …………………….

Tên hàng:  (Tên tiếng Việt)
Lô hàng này hiện đang nằm tại cảng ……….

Nay chúng tôi nhận được thông báo người gửi hàng là lô hàng này không phải của chúng tôi, người gửi hàng ………………..  gửi nhầm cho chúng tôi.

Sau khi đối chiếu xác minh, chúng tôi nhận thấy lô hàng nói trên không phải hàng của chúng tôi. Vì lý do đó, công ty chúng tôi làm công văn này nhằm tạo điều kiện giúp cho Hãng tàu OOCL làm xuất trả lô hàng này về lại ……………….  cho người gửi hàng và từ chối không nhận lô hàng trên.

Công ty chúng tôi cam kết chưa nhận lệnh giao hàng, chưa mở tờ khai Hải Quan, chưa bị Hải Quan lập bất kỳ biên bản vi phạm nào, đồng thời xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về những cam kết trên

Trân trọng cảm ơn

                                                                                      CÔNG TY …..

5. Những câu hỏi thường gặp.

Bên mua không nhận hàng bên bán có quyền yêu cầu bồi thường tổn hại không?

Trường hợp này bên mua đã vi phạm hợp đồng (đặt hàng tức là đã giao kết hợp đồng), do đó, bên bán có quyền yêu cầu bên mua bồi thường tổn hại và phạt vi phạm (nếu có thỏa thuận lúc đặt hàng/trong hợp đồng) theo Điều 300, 301, 302 và Điều 303 Luật Thương mại 2005.

Bạn liên hệ lại với bên mua, yêu cầu thực hiện nghĩa vụ nêu trên, nếu bên mua không thực hiện hoặc thực hiện không trọn vẹn thì bên bán có quyền khởi kiện ra tòa án.

Bên mua không nhận hàng khởi kiện yêu cầu bồi thường tổn hại cần chuẩn bị hồ sơ thế nào?

Để tiến hành khởi kiện, bên bán cần thực hiện đúng các “thủ tục” theo hướng dẫn của pháp luật về tố tụng dân sự để các đơn vị có thẩm quyền có thể xử lý vụ việc một cách nhanh chóng.

Theo đó hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

– Đơn khởi kiện;

– Hợp đồng mua bán hàng hóa;

– Biên bản bổ sung, phụ lục, phụ kiện hợp đồng (nếu có).

– Tài liệu về bảo đảm thực hiện hợp đồng như: cầm cố, thế chấp, tài sản (nếu có).

– Tài liệu về việc thực hiện hợp đồng như giao nhận hàng, các biên bản nghiệm thu, các chứng từ thanh toán, biên bản thanh lý hợp đồng, các biên bản công tác về công nợ tồn đọng;

– Tài liệu về tư cách pháp lý của người khởi kiện, của các đương sự và người có liên quan khác như: giấy phép, quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; điều lệ hoạt động, quyết định bổ nhiệm hoặc cử người uỷ quyền doanh nghiệp.

– Các tài liệu giao dịch khác;

– Bản kê các tài liệu nộp kèm theo đơn kiện (ghi rõ số bản chính, bản sao).

Bên mua có quyền từ chối nhận hàng trong những trường hợp nào?

Theo các quy định, người mua chỉ có quyền từ chối nhận hàng khi thuộc một trong các điều kiện sau:

– Giao hàng trước thời hạn thỏa thuận;

– Giao thừa hàng;

– Giao hàng không phù hợp với hợp đồng,…

Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của LVN Group về mẫu công văn từ chối nhận hàng. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với LVN Group qua 1900.0191 để biết thêm chi tiết !!