Công văn là cách thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò cần thiết trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng mẫu công văn xin hủy tờ khai thông báo phát hành hóa đơn với nội dung dưới đây.
1. Tờ khai thông báo phát hành hóa đơn là gì?
Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đơn vị thuế quản lý trực tiếp. Việc sử dụng hóa đơn mà chưa làm thông báo phát hành hóa đơn sẽ là bất hợp pháp và phải chịu xử phạt theo hướng dẫn của pháp luật.
- Nội dung của thông báo phát hành hóa đơn cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Thông tin đơn vị phát hành: Tên đơn vị phát hành chứng từ điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại,…
- Thông tin loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới đơn vị thuế bằng giấy)
2. Hủy phát hành hóa đơn bằng công văn được không?
Theo quy định của pháp luật thì dù các hóa đơn đã được phát hành nhưng khi phát hiện có sai sót thì sẽ phải tiến hành hủy bỏ theo hướng dẫn. Căn cứ như:
- Trường hợp hóa đơn đã được lập, đã giao cho người mua nhưng chưa thực hiện việc giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã được lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế nếu phát hiện ra có sai sót thì cần phải hủy bỏ.
- Những hóa đơn đã được lập, hóa đơn giao cho người mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng sau đó mới phát hiện có sai sót thì người bán và người mua sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn.
- Mặt khác hóa đơn cũng được hủy trong các trường hợp hóa đơn đặt in bị in sai, bị in trùng; trong trường hợp không tiếp tục sử dụng hóa đơn nữa thì cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn; các loại hóa đơn đã lập của các đơn vụ kế toán cũng sẽ bị hủy theo hướng dẫn của pháp luật.
Khi rơi vào các trường hợp trên thì thường công ty, doanh nghiệp sẽ cần phải có công văn thông báo cho đơn vị quản lý thuế trực tiếp
3. Mẫu công văn hủy phát hành hóa đơn
Kính gửi: Chi Cục Thuế………………………………………………………
Tên doanh nghiệp:……………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở:…………………………………………………………………
Mã số thuế:……………………………………………………………………
Đại diện theo pháp luật:…………………………………………………………
Ngày ………………… Công ty……………………………….đã làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu số …………………….., ký hiệu …………………. Nay Công ty chúng tôi xin hủy tờ khai thông báo phát hành hóa đơn đã nộp cho quý đơn vị.
Lý do:……………………………………………………………………………
Công ty…………………………..cam kết việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật
Chân thành cảm ơn, xin trân trọng kính chào!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
4. Hướng dẫn ghi công văn xin hủy tờ khai thông báo phát hành hóa đơn
Công văn phải có đủ các phần sau đây:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Địa danh và thời gian gửi công văn.
- Tên đơn vị chủ quản và đơn vị ban hành công văn.
- Chủ thể nhận công văn (đơn vị hoặc cá nhân).
- Số và ký hiệu của công văn.
- Trích yếu nội dung.
- Nội dung công văn.
- Chữ ký, đóng dấu.
- Nơi gửi.
-Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn
- Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
- Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.
– Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của đơn vị gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
- Viện dẫn vấn đề.
- Giải quyết vấn đề.
- Kết luận vấn đề.
5. Giải đáp có liên quan
Công ty có bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử không?
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp áp dụng từ ngày 01/07/2023.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu giữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử có giống nhau không?
Ngày ký trên hóa đơn là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực. Vì vậy, ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn thông thường sẽ là một.
Chưa thông phát hành mà đã sử dụng hóa đơn?
Theo khoản 2 điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC như sau:
– Đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng:
+ Trường hợp tổ chức, cá nhân chứng minh đã gửi thông báo phát hành hóa đơn cho đơn vị thuế trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nhưng đơn vị thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.
+ Phạt tiền 6.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo hướng dẫn.
Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của LVN Group về công văn xin hủy tờ khai thông báo phát hành hóa đơn. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với LVN Group qua 1900.0191 để biết thêm chi tiết !!