Mẫu quyết định chi đồng phục cập nhật mới nhất năm 2023

Một trong những khoản mà doanh nghiệp phải chi cho đội ngũ chuyên viên của mình đó là tiền đồng phục. Trước khi chi tiền, Ban Giám đốc cần đưa ra quyết định rõ ràng về việc này. Vậy mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho chuyên viên được thiết lập thế nào? Bài viết dưới đây sẽ gửi tới cho quý bạn đọc nội dung về Mẫu quyết định chi đồng phục cập nhật mới nhất năm 2023.

1. Cơ sở pháp lý

Theo khoản 2.7, Điều 4, thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ năm quyết toán thuế 2015 quy định về chi phí không được trừ, trong đó có: “Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/người/năm”.

Theo quy định trên chúng ta sẽ đi nghiên cứu về 2 cách thức chi trang phục cho người lao động đó là: chi bằng hiện vật và chi bằng tiền

2. Chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật

a) Quy định

Thuế thu nhập doanh nghiệp: Nếu chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật thì được tính toàn bộ vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp (nếu có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ)

Thuế thu nhập cá nhân: Nếu chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật thì không phải tính thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

b) Hồ sơ bao gồm

Quyết định chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động của giám đốc doanh nghiệp

Danh sách người lao động được nhận hiện vật có chữ ký trọn vẹn của chuyên viên

Chứng từ khi mua hàng với nhà gửi tới trang phục:

+ Hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp và nhà gửi tới trang phục

+ Báo giá của nhà gửi tới

+ Biên bản giao nhận hàng hóa giữa doanh nghiệp và nhà gửi tới

+ Giấy đề nghị thanh toán của người mua hàng

+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà gửi tới trang phục

c) Chứng từ thanh toán

+  Phiếu chi tiền mặt: nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt với điều kiện tổng tiền thanh toán nhỏ hơn 20 triệu đồng

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): nếu doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản.

3. Chi phí trang phục cho người lao động bằng tiền

a) Quy định thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Nếu chi trang phục cho người lao động bằng tiền thì chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phần chi trang phục từ 5 triệu đồng/người/năm trở xuống

+ Phần chi trang phục bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng/người/năm không được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp

Thuế thu nhập cá nhân: tương tự như phần thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Nếu chi trang phục cho người lao động bằng tiền thì chỉ không chịu thuế thu nhập cá nhân phần chi trang phục từ 5 triệu đồng/người/năm trở xuống

+ Phần chi trang phục bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng/người/năm phải chịu thuế thu nhập cá nhân

b) Hồ sơ bao gồm

Quyết định chi trang phục cho người lao động của giám đốc doanh nhgiệp

Danh sách người lao động được nhận hiện vật có chữ ký trọn vẹn của người lao động

Chứng từ thanh toán:

+  Phiếu chi tiền mặt: nếu doanh nghiệp chi bằng tiền mặt

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): nếu doanh nghiệp chi bằng chuyển khoản

4. Mẫu quyết định chi đồng phục 

Phần mở đầu: Bao gồm những thành phần cơ bản bắt buộc có trong văn bản hành chính.

– Với phần tên doanh nghiệp: Cần ghi rõ tên doanh nghiệp tiến hành ra quyết định chi tiền đồng phục cho chuyên viên theo đúng thông tin trong giấy đăn ký kinh doanh.

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Trình bày thành 2 dòng như thường, vẫn căn giữa tuy nhiên sẽ lùi sang lề bên phải để nhường chỗ cho Tên doanh nghiệp.

Về cơ bản, cả Tên doanh nghiệp và Quốc hiệu – Tiêu ngữ sẽ được trình bày trên cùng 1 hàng, chú ý điều này để không mắc phải lỗi sai cơ bản !.

– Tiêu đề văn bản: Tên văn bản trùng khớp với mục đích của văn bản, nội dung tiêu đề được căn giữa và viết in hoa toàn bộ.

Phần nội dung chính: Gồm toàn bộ nội dung quyết định mà Ban Giám đốc đưa ra về việc chi tiền đồng phục cho chuyên viên. Nội dung chính của mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho chuyên viên chính là nội dung trọng tâm của văn bản. Theo đó toàn bộ các điều khoản liên quan tới hoạt động chi tiền đồng phục đều được thể hiện rõ ở nội dung này. Ví dụ như sau:

– Điều 1: Quy định về việc hỗ trợ tiền trang phục cho chuyên viên. Trong Điều này, sẽ có 2 mục nhỏ là Chế đỗ hỗ trợ trang phục và Chế độ hỗ trợ bảo hộ lao động. Với từng mục điều khoản đưa ra phải rõ ràng bao gồm các tiêu chí như: Đối tượng được hỗ trợ, Tiêu chuẩn và niên hạn sử dụng đồng phục. Mặt khác, hãy ghi rõ chính xác nguồn kinh phí chi cho từng hạng mục trang phục là bao nhiêu cùng Thời gian bắt đầu thực hiện quyết định này.

– Điều 2: Điều khoản thi hành quyết định. Quyết định này chính thức có hiệu lực từ khi nào và những ai là đối tượng cần thi hành theo quyết định?

Phần kết của quyết định: Chữ ký của Ban Giám đốc về việc xác nhận quyết định này. Mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho chuyên viên phần kết là dành cho chữ ký của Ban Giám đốc. Theo đó thủ trưởng đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ là người trực tiếp ký vào văn bản này. Kèm theo chữ ký, thủ trưởng đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp cần đóng dấu xác nhận để mẫu quyết định trở nên hợp lệ.

Trên đây là các nội dung về Mẫu quyết định chi đồng phục cập nhật mới nhất năm 2023. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi nội dung trình bày của chúng tôi. Nếu có câu hỏi hay cần tư vấn, hãy liên hệ với công ty luật LVN Group để chúng tôi có thể trả lời cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng nhất.