Giấy khai sinh được đơn vị có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi đi đăng ký khai sinh. Tuy nhiên, nếu vì một lý do nào đó mà thất lạc thì phải đăng ký lại. Sau đây là nội dung trình bày của LVN Group về Mẫu tờ khai làm lại giấy khai sinh được áp dụng hiện nay [Năm 2023].
1. Khi nào cần đăng ký lại khai sinh?
Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định điều kiện được đăng ký lại khai sinh khi:
- Đã đăng ký khai sinh tại đơn vị có thẩm quyền trước ngày 01/01/2016.
- Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất.
- Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải còn sống tại thời gian tiếp nhận hồ sơ.
- Người yêu cầu phải nộp trọn vẹn bản sao giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc đăng ký khai sinh.
2. Mẫu tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh
Mẫu tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh được căn cứ theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.
3. Nội dung của mẫu đơn đăng ký lại khai sinh
- Mục “Kính gửi”: Ghi rõ tên đơn vị đăng ký lại khai sinh như phần thẩm quyền (Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường/xã X quận/huyện Y, thành phố/tỉnh Z).
- Mục “họ, chữ đệm, tên”: Ghi bằng chữ in hoa, có dấu.
- Mục “Giấy tờ tùy thân”: Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, đơn vị cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế.
- Mục “Nơi cư trú”: Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang sinh sống.
- Mục “Quan hệ với người được khai sinh”: Ghi rõ mối quan hệ. Nếu là tự mình đi đăng ký khai sinh lại thì ghi “bản thân”. Tương tự, nếu là bố đẻ, mẹ đẻ,… thì cũng ghi rõ.
- Mục “Nơi sinh”: Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi sinh ra (Ví dụ: Trạm y tế xã A, địa chỉ: Thôn 1, xã A, huyện B, tỉnh C):
-Trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh)
-Trường hợp không rõ nơi sinh trọn vẹn thì chi ghi địa danh hành chính cấp tỉnh.
- Mục “Đã đăng ký khai sinh tại… theo Giấy khai sinh…”: Ghi tên đơn vị đã đăng ký khai sinh trước đây, số, ngày, tháng, năm cấp Giấy khai sinh trước đây (nếu có bản sao Giấy khai sinh).
- Mục “Lý do đăng ký lại”: Nêu cụ thể lý do đăng ký lại.
4. Thủ tục đăng ký lại khai sinh
Sau đây là các bước trong thủ tục đăng ký lại khai sinh:
- Người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.
- Nếu hồ sơ trọn vẹn, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa trọn vẹn, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo hướng dẫn; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.
Trường hợp việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải nơi đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch.
Sau khi nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì đơn vị đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị đơn vị công an có thẩm quyền xác minh. Trường hợp đơn vị công an trả lời không có thông tin thì đơn vị đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.
Sau khi nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh hoặc sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được văn bản trả lời, nếu thấy việc đăng ký lại khai sinh chính xác, đúng quy định pháp luật, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, hướng dẫn người yêu cầu kiểm tra nội dung Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký lại khai sinh ký vào Sổ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký cấp Giấy khai sinh cho người có yêu cầu.
Trường hợp có nhu cầu đăng ký khai sinh, xin mời quý bạn đọc cân nhắc nội dung trình bày: Thủ tục đăng ký khai sinh.
5. Giải đáp có liên quan
Thời gian xử lý việc đăng ký lại khai sinh?
Thời hạn xử lý việc đăng ký lại khai sinh sẽ là 05 ngày công tác nếu người yêu cầu gửi tới trọn vẹn các loại giấy tờ, tài liệu.
Trường hợp phải có văn bản xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 13 ngày công tác (không tính thời gian gửi văn bản yêu cầu xác minh và thời gian gửi văn bản trả lời kết quả xác minh qua hệ thống bưu chính).
Đăng ký lại khai sinh mà không có giấy tờ chứng minh quan hệ thì làm thế nào?
Tại Khoản 4 Điều 9 Thông tư 04/2020/TT-BTP, có quy định:
Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì đơn vị đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị đơn vị công an có thẩm quyền xác minh.
Trường hợp đơn vị công an trả lời không có thông tin thì đơn vị đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo hướng dẫn tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.
Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh?
Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP nêu rõ, thẩm quyền đăng ký khai sinh được quy định như sau:
– UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây
– UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú.