Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục chữ ký số NewCA

Chữ ký số công cộng đóng vai trò rất cần thiết trong mỗi giao dịch và văn bản điện tử trong thời đại chuyển đổi số hiện nay. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu về một số lỗi thường gặp và cách khắc phục chữ ký số NewCA thông qua nội dung trình bày dưới đây.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số công cộng, có tên gọi khác là chữ ký số điện tử, được chứa trong thiết bị USB Token sử dụng công nghệ mã hóa công khai (RSA). Thiết bị này gồm 1 cặp khóa có vai trò như sau: 

• Khóa bí mật (Private Key): là cặp khóa được sử dụng để tạo ra chữ ký số. 
• Khóa công khai (Public Key): là cặp khóa giữ vai trò kiểm tra chữ ký số sau khi được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa. 
• Chữ ký số sử dụng cho việc ký kết các văn bản điện tử hay giao dịch điện tử: thanh toán hóa đơn, hợp đồng,…

Thông tin thể hiện trên chữ ký số công cộng bao gồm: 

• Tên doanh nghiệp
• Tên người đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số công cộng
• Số hiệu của chữ ký số
• Hiệu lực theo thời gian của chứng thư số
• Khóa công khai của người dùng
• Chữ ký số của đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
• Hạn chế trong mục đích và phạm vi sử dụng của chứng thư số

 Quá trình sử dụng chữ ký số công cộng giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, cụ thể: 

• Tối ưu chi phí sử dụng văn bản giấy
• Không bị gián đoạn trong suốt quá trình thực hiện giao dịch
• Chuyển giao dữ liệu dễ dàng và tiện lợi
• Mọi thao tác đều được lưu lại trên môi trường điện tử

2. Ưu điểm của chữ ký số

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, là thông tin đi kèm theo dữ liệu bao gồm hình ảnh, video, văn bản… nhằm xác nhận danh tính của người sở hữu dữ liệu đó. Có thể hiểu đơn giản, chữ ký số là một con dấu điện tử để xác nhận các giao dịch điện tử mà không cần phải ký tên qua giấy tờ, văn bản.

Ưu điểm lớn nhất của chữ ký số là giúp cho việc giải quyết các giấy tờ liên quan đến kê khai thuế, kê khai hải quan nhanh chóng hơn. Mặt khác, chữ ký số cũng đảm bảo vệ mặt an ninh và tính pháp lý. Chữ ký số của mỗi doanh nghiệp là duy nhất, không thể giải mạo, được lưu trữ trong thiết bị đặc biệt và được bảo mật bằng mật khẩu. Do đó, chữ ký số đảm bảo an toàn, an ninh cao.

Chính phủ cũng đã công nhận cách thức giao dịch điện tử bằng chữ ký số qua thông tư số 180/2010/TT-BTC và nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ. Theo đó, khi kê khai, nộp các giấy tờ có sử dụng chữ ký số, các hồ sơ, giấy tờ điện tử này có giá trị tương đương với hồ sơ được nộp trực tiếp tới đơn vị thuế. Chính phủ cũng có những quy định rõ ràng về chữ ký số, dịch vụ chữ ký số và chứng thực chữ ký số trong các giao dịch qua mạng.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký số theo hướng dẫn của pháp luật 

Chữ ký số được chứng nhận bởi các tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực, và cần đảm bảo các yêu cầu bảo mật sau: Phải được khởi tạo trong thời hạn hiệu lực của chứng thư số tương ứng. Có thể kiểm tra được bằng số khóa công khai trên chứng thư số hợp lệ đó. Chữ ký được khởi tạo bằng cả khóa riêng và khóa công khai tương ứng được ghi trên chứng thư số, do đơn vị có thẩm quyền cấp. Khóa riêng chỉ nằm dưới sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời gian ký.

Hiện nay, tại Việt Nam có các nhà gửi tới chữ ký số hợp pháp cho doanh nghiệp: VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA, NewCA. Doanh nghiệp có thể mua chữ ký số từ đại lý các nhà gửi tới này.

4. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục chữ ký số NewCA 

4.1 Lỗi không đọc được chữ ký số khi đăng ký hoặc đăng nhập tài khoản hải quan

Khi đăng ký tài khoản quản trị Hải quan điện tử hoặc đăng nhập vào tài khoản quản trị VNLVN GroupS trên trang http://103.248.160.14 nếu bạn gặp lỗi không đọc được chữ ký số khi đăng ký hoặc đăng nhập tài khoản hải quan như sau:

Nguyên nhân do máy tính chưa nhận Chữ ký số hoặc do máy tính chưa cài đặt java hoặc java chưa được kích hoạt. Nhà gửi tới chữ ký số NewCA  xin hướng dẫn xử lý lỗi không đọc được chữ ký số khi đăng ký hoặc đăng nhập tài khoản hải quan như sau:

Điều kiện môi trường:

Máy tính được cài đặt hệ điều hành Windows XP SP3 trở lên.

Sử dụng trình duyệt internet Explorer 7 trở lên hoặc trình duyệt firefox.

USB token NewCA được cắm và cài đặt trên máy. Hướng dẫn cài đặt chữ ký số tại đây

Máy tính được cài đặt ứng dụng plugin java. Hướng dẫn cài Java tại đây

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Kiểm tra xem bạn đã cắm chữ ký số NewCA và cài đặt chữ ký số NewCA thành công chưa (Hướng dẫn cài đặt chữ ký số tại đây)

Bước 2: Kiểm tra java trên máy tính của bạn.

Bạn hãy cài đặt java lên máy tính. (Xem hướng dẫn  tại đây)Sau khi cài java, chúng ta cần cấu hình java. Bạn vào Control Panel, chọn Java

Vào tab Security, chọn Exception Site List và Add trang Hải quan vào java như sau:

Sau đó, vào tab Advanced, tích chọn như trong hình, rồi ấn OK.

Sau đó, bạn thực hiện lại thao tác đăng ký, sẽ xuất hiện cửa sổ Java, bạn chọn Run như trong hình

Sau đó chọn Đọc CKS sẽ hiển thị thông tin CKS

4.2 Lỗi tài khoản chưa cập nhật thông tin chữ ký số khi đăng nhập vào hệ thống hải quan

Khi đăng nhập vào tài khoản Hệ thống Đăng ký người sử dụng VNLVN GroupS báo lỗi “Tài khoản chưa cập nhật thông tin chữ ký số, vui lòng cập nhật thông tin chữ ký số”

Nguyên nhân là do từ cuối năm 2016 Hệ thống Đăng ký người sử dụng VNLVN GroupS thay đổi, khi đăng nhập tài khoản quản trị VNLVN GroupS cần thông tin đăng nhập và thông tin chữ ký số.

Nên các doanh nghiệp đã có tài khoản VNLVN GroupS từ năm 2016 trở về trước và chưa cập nhật chữ ký số thì khi đăng nhập vào hệ thống Hải Quan sẽ gặp lỗi này hoặc trong trường hợp đã mất chữ ký số cũ và không thể đăng nhập được vào hệ thống Hải Quan và đã liên hệ với Hải Quan yêu cầu reset lại trạng thái tài khoản để cập nhật lại chữ ký số. Để sửa lỗi tài khoản chưa cập nhật thông tin chữ kí số khi đăng nhập vào hệ thống hải quan thì bạn thực hiện các bước sau:

Điều kiện môi trường:

Máy tính được cài đặt hệ điều hành windows SP3 trở lên.

Sử dụng trình duyệt Internet Explorer 7 trở lên.

Chữ kí số NewCA được cắm và cài đặt trên máy. 

Máy tính cài đặt ứng dụng Java plugin. 

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống VNLVN GroupS: Truy cập website https://customs.gov.vn và bấm vào mục Đăng kí sử dụng Hệ thống VNLVN GroupS cho doanh nghiệp.

Bước 2: Truy cập vào mục Đăng kí/cập nhật tài khoản quản trị

Sau khi giao diện đăng ký tài khoản quản trị hiện lên, điền trọn vẹn 3 thông tin:

• Mã số thuế của doanh nghiệp
• Email
• Mật khẩu để đăng nhập vào tài khoản hải quan

Lưu ý: Trong trường hợp báo lỗi Mật khẩu không hợp lệ, bạn liên hệ với đơn vị Hải Quan để xin cấp lại mật khẩu tài khoản quản trị.

Sau đó, chọn chữ ký số và nhấn Cập nhật thông tin chữ ký số vào tài khoản quản trị.

Bước 3: Nhập lại mật khẩu đăng nhập hải quan 1 lần nữa rồi ấn nút xác nhận danh sách người dùng.

Bước 4: Nhập mã PIN Token và nhấn đăng nhập để xác nhận cập nhật thông tin chữ ký số của tài khoản quản trị

Hệ thống thông báo cập nhật thành công tài khoản.

Bước 5: Sau khi đăng nhập thành công tài khoản, bạn vào mục IV. Tra cứu trong mục IV 2. Tra cứu kết quả đăng ký khi được Hải Quan phê duyệt để kiểm tra thông tin chữ ký số đang cắm trên máy tính và chữ ký số của tài khoản người dùng (User ID)

TH1: Chữ ký số của tài khoản người dùng khớp thông tin với chữ ký số đang cắm trên máy tính thì bạn có thể sử dụng chữ ký số đang cắm để truyền được tờ khai.

TH2: Chữ ký số của tài khoản người dùng còn hạn nhưng không khớp thông tin với chữ ký số đang cắm thì bạn có thể truyền được tờ khai bằng chữ ký số tài khoản người dùng hoặc thực hiện đăng ký thêm User ID bằng thông tin chữ ký số đang cắm

TH3: Chữ ký số của tài khoản người dùng đã hết hạn thì thực hiện cập nhật chữ ký số đang cắm vào tài khoản người dùng.