Nguyên tắc lập hoá đơn GTGT khi bán hàng hoá, dịch vụ

Khi thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ chắc chắn sẽ có sự xuất hiện của các loại hóa đơn, chứng từ. Việc lập các loại hóa đơn được pháp luật quy định rất chặt chẽ bởi vì hóa đơn có thể phát sinh ra nhiều hệ quả về sau này. Tuy nhiên không ai phải ai cũng nắm rõ những quy định của pháp luật về việc lập hóa đơn. Do đó, chúng tôi sẽ trình bày về nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ dưới nội dung trình bày này. 

Nguyên tắc lập chứng từ GTGT khi bán hàng hoá, dịch vụ

1. Hóa đơn giá trị gia tăng

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì: 

– Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

+ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa. 

+ Hoạt động vận tải quốc tế. 

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. 

Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) hay còn gọi là VAT, do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với đơn vị thuế, hóa đơn đỏ chính là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán, bên cung ứng dịch vụ xuất cho bên mua, bên sử dụng dịch vụ.

Hình thức của hóa đơn giá trị gia tăng: 

– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo hướng dẫn tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. 

– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do đơn vị thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Hoá đơn giá trị gia tăng có vai trò như sau:

+ Là bằng chứng về việc mua bán hàng hóa dịch vụ. 

+ Là chứng từ, là cơ sở ban đầu mà doanh nghiệp dùng để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tiễn phát sinh, hoàn thuế và xác định những chi phí hợp lệ khi tính thuế đối với đơn vị thuế.  

2. Đặc điểm của hóa đơn giá trị gia tăng 

Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng phải có thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có), danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế GTGT, thuế suất GTGT và giá trị thuế GTGT.

Hóa đơn giá trị gia tăng cần thiết là vì đây là loại hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý. Nó tách riêng giá trị thực của hàng hóa và phần giá trị tăng thêm, là căn cứ để khấu trừ thuế.

3. Nguyên tắc lập chứng từ GTGT khi bán hàng hoá, dịch vụ 

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả các trường hợp sau:
+ Hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu. 

+ Hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất). 

3.1 Nội dung trên hóa đơn

Nội dung trên hóa đơn phải:

+ Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 

+ Không được tẩy xóa, sửa chữa.

+ Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng. 

+ Không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). 

Trường hợp chứng từ tự in hoặc chứng từ đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên chứng từ thì không phải gạch chéo.

3.2 Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tiễn đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với trọn vẹn các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu gửi cùng Thông báo phát hành hóa đơn đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp.

Bảng kê được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong). Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo hướng dẫn hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có trọn vẹn tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị. Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và trọn vẹn thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để gửi tới cho đơn vị thuế và các đơn vị chức năng khác khi có yêu cầu. 

3.3 Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng cách thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Trên đây là toàn bộ nội dung về vấn đề nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ mà chúng tôi gửi đến quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu có câu hỏi hoặc cần hỗ trợ trong các lĩnh vực hóa đơn, chứng từ thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất. Chúng tôi có các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ mà bạn cần.