Văn Phòng Luật LVN

Đóng dấu thế nào là đúng? Quy tắc đóng dấu thế nào? Quý khách hàng hãy cùng nghiên cứu về nguyên tắc đóng dấu qua nội dung trình bày dưới đây của LVN Group để hiểu thêm về nguyên tắc này.

Nguyên tắc đóng dấu

1. Quy định về đóng dấu

– Đối với đơn vị, tổ chức có con dấu, những văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành phải đóng dấu của đơn vị, tổ chức. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của đơn vị, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.

– Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.

– Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Trên các phụ lục kèm theo văn bản chính có thể đóng dấu “treo”. Dấu đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

– Trên các văn bản do đơn vị không có con dấu ban hành, có thể đóng dấu “treo”. Dấu đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị cấp trên trực tiếp và tên đơn vị.

– Các ban và hội đồng chỉ đạo hoặc tư vấn (Ví dụ: Ban Phòng chống lụt bão; Hội đồng Tuyển sinh) của đơn vị, khi trong quyết định thành lập ban hoặc hội đồng có ghi “Được sử dụng con dấu của đơn vị vào các văn bản của ban hoặc hội đồng”, thì được phép sử dụng con dấu của đơn vị đóng lên chữ ký của trưởng ban hoặc chủ tịch hội đồng.

Nguyên tắc đóng dấu 2023

2. Nguyên tắc đóng dấu

Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu nêu: “Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật”.

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị, tổ chức hoặc tên của phụ lục
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị quản lý ngành.

2.1. Đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi không có chữ ký.

+ Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

2.2. Đóng dấu treo

Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

– Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

2.3. Đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

3. Những câu hỏi thường gặp.

3.1. Quy định mới về con dấu của doanh nghiệp trong năm 2023?

Từ ngày 01/01/2021, khi luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, thì việc sử dụng con dấu đã có nhiều thay đổi. Theo đó, tại điều 43 Luật Doanh Nghiệp số 59/2020/QH14, có quy định
“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới cách thức chữ ký số theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, cách thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng uỷ quyền và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo hướng dẫn của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng uỷ quyền hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo hướng dẫn của pháp luật.”
Vì vậy, kể từ năm 2021, việc thiết kế, sử dụng con dấu sẽ do doanh nghiệp tự quyết định về nội dung, số lượng con dấu. Cơ quan đăng ký kinh doanh không còn quản lý con dấu của doanh nghiệp. Điều này thể hiện rõ bằng sự khác nhau giữa Luật Doanh Nghiệp 2014 và 2020 khi quy định về con dấu.

3.2. Cách đóng dấu tròn chữ ký đúng chuẩn nhất là gì?

Khi đóng dấu chữ ký, bạn phải đóng ngay ngắn, đúng chiều con dấu. Khi đóng dấu, con dấu phải bao trùm 1/3 chữ ký, về phía bên trái.

3.3. Khi nào tôi phải đóng dấu chữ ký?

Đóng dấu chữ ký là việc thường xuyên xảy ra nhất khi điều hành công ty. Việc đóng dấu chữ ký sẽ phát sinh khi bạn ký hợp đồng với đối tác. Ban hành các công văn, văn bản để gởi đến đơn vị nhà nước. Đóng dấu chữ ký cũng phát sinh khi bạn ban hành cách quyết định nội bộ tại công ty.

3.4. Tôi có thể đưa logo công ty vào con dấu tròn được không?

Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp được chủ động quyết định nội dung con dấu. Vì thế, việc đưa logo vào con dấu tròn là hoàn toàn hợp pháp và được pháp luật chấp thuận.

Trên đây là một vài thông tin về nguyên tắc đóng dấu 2023. Hi vọng thông qua nội dung trình bày này quý khách hàng có thể hiểu thêm phần nào về thủ tục nhập khẩu này. LVN Group với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp lý luôn sẵn lòng gửi tới đến quý khách hàng các dịch vụ pháp lý nhanh chóng và tiện lợi nhất. Mọi câu hỏi xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số điện thoại 1900.0191 hoặc qua Hotline 1900.0191 hoặc qua email: info@lvngroup.vn để được tư vấn tận tình. Xin chân thành cảm ơn

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam