Những lưu ý sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ. Trong nội dung trình bày này LVN Group sẽ gửi tới cho bạn  Những lưu ý sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78

1. Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo nội dung chính của Thông tư 78/2021/TT-BTC, Bộ Tài chính yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sau ngày 1-7-2023 bắt buộc phải chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Thế nhưng, để việc chuyển đổi và cập nhật được thuận lợi trên cả nước, Tổng cục thuế đã triển khai áp dụng thay thế hóa đơn điện theo 2 giai đoạn sau đây:

• Từ tháng 11.2021 – 3.2023 (giai đoạn 1): Triển khai điện tử thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TPHCM, Phú Thọ, Quảng Ninh, Hải Phòng và Bình Định.

• Từ tháng 4.2023 – 7.2023 (giai đoạn 2): Phủ sóng hóa đơn điện tử cho các tỉnh thành còn lại.

2. Những lưu ý sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78

2.1 Có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử

Theo như quy định người bán hoặc người gửi tới dịch vụ hàng hóa dịch vụ khi là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hay các tổ chức khác sẽ có quyền ủy nhiệm cho một bên thứ ba lập ra hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ đó. Nhưng lưu ý, bên thứ ba phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, bên thứ ba phải có quan hệ liên kết mật thiết với người bán và không nằm trong những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn hóa đơn còn hiệu lực.

Hóa đơn được ủy nhiệm cần được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận  phải thể hiện trọn vẹn của hai bên và cần có trọn vẹn một số các thông tin sau mới được coi là một hóa đơn ủy nhiệm đúng quy định:

• Về các thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.

• Về thông tin của hóa đơn ủy nhiệm phải bao gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

• Mục đích ủy nhiệm.

• Thời hạn ủy nhiệm.

• Các phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm trong đó phải nêu rõ trên hóa đơn ủy nhiệm về trách nhiệm thanh toán hàng hóa hay dịch vụ hàng hóa sẽ được bên nào chi trả.

 

Đặc biệt chú ý, việc ủy nhiệm cho một bên thứ ba được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, cả hai bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm phải thông báo cho đơn vị thuế theo hướng dẫn tại  Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP.

2.2 Một số ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử được thay đổi giải thích trong Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo khoản 1, Điều 4, Thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử quy định về những ký hiệu mẫu như sau:

Ký hiệu các mẫu hóa đơn điện tử

Thông tư về hóa đơn điện tử quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6:

• Số 1: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

• Số 2: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán hàng.

• Số 3: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán tài sản công.

• Số 4: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

• Số 5: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử về tem, phiếu, vé điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

• Số 6: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu trong các hóa đơn điện tử

Theo quy định mới về hóa đơn điện tử 2021 cụ thể là Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử phải là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện các thông tin về các loại hóa đơn điện tử có mã của các đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm thành lập cũng như loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Dãy nhóm 6 ký tự được quy định bao gồm:

• Ký tự 1 dùng chữ C hoặc K (luôn đứng đầu tiên):

  • Ký tự C: thể hiện trên hóa đơn điện tử hàng hóa, dịch vụ của bạn có đã có mã số thuế do đơn vị thuế gửi tới.

  • Ký tự K: thể hiện trên hóa đơn điện tử hàng hóa, dịch vụ của bạn có đã có mã số thuế không có mã số thuế.

• Ký tự 2 và 3 dùng hai chữ số Ả rập: thể hiện ra năm lập hóa đơn điện tử.

• Ký tự 4 dùng một chữ cái trong dãy T, D, L, M, N, B, G, H: thể hiện loại hóa đơn được sử dụng.

• Ký tự 5 và 6 dùng chữ viết: tùy vào nhu cầu quản lý mà sử dụng chữ thể hiện theo đúng ý muốn của người bán.

3. Tổng hợp các trường hợp điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78

Sau khi xuất hóa đơn điện tử phát hiện bị sai sót, cách xử lý sẽ được chia thành 04 trường hợp như sau:

• Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện, chưa gửi hóa đơn cho người mua và hóa đơn đã được cấp mã của Cơ quan thuế
• Trường hợp 2: Tự phát hiện và đã gửi cho người mua, hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc không có mã của đơn vị thuế
• Trường hợp 3: Do đơn vị thuế phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thông báo cho doanh nghiệp
• Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn đã xuất theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC bị sai sót khi doanh nghiệp đã chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC

Trên đây là nội dung trình bày Những lưu ý khi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử theo TT78. Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai… Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.