Những lưu ý về hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt

Các lưu ý khi thanh toán hóa đơn GTGT là điều mà tất cả các kế toán đều phải nắm rõ để tránh những rủi ro không đáng có khi quyết toán thuế. Đối với các hóa đơn GTGT dưới 20 triệu, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng hai cách thức là tiền mặt hoặc chuyển khoản. Vậy Những lưu ý gì về hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

 

1. Tổng quan về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ bắt buộc phải có ở mỗi doanh nghiệp.

Trước đây, hóa đơn GTGT được làm bằng giấy thường bao gồm 3 liên (Liên 1: lưu, liên 2: giao cho người mua và liên 3: nội bộ), do doanh nghiệp tự in hoặc đặt in sau khi đã đăng ký mẫu với đơn vị thuế.

Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp đang dần chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.  

Đây là mốc chuyển đổi mang tính bước ngoặt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạn chế sai sót trong quá trình viết và lưu trữ hóa đơn đồng thời dễ dàng hơn trong việc quản lý, thanh, kiểm tra, giám sát của các đơn vị thuế.

1.1 Hóa đơn GTGT dưới 20 triệu là gì?

Trước khi hiểu rõ hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu là gì, chúng ta hãy cùng làm rõ khái niệm về hóa đơn GTGT.

Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2014:

“Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài”.

Vì vậy, hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu được hiểu là hóa đơn giá trị gia tăng có tổng giá trị (sau thuế GTGT) nhỏ hơn 20 triệu (sau đây gọi tắt là Hóa đơn GTGT dưới 20 triệu).

1.2 Các chứng từ đi kèm với hóa đơn GTGT dưới 20 triệu thanh toán tiền mặt

Một hóa đơn GTGT được phát hành nghĩa là có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài việc các bên ràng buộc, chứng minh hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ với nhau bằng hóa đơn GTGT còn cần các chứng từ đi kèm sau đây:

• Hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán);
• Hoá đơn GTGT;
• Biên bản nghiệm thu hợp đồng;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;
• Phiếu chi (đối với bên mua nếu có);
• Phiếu thu (đối với bên bán nếu có);
• Phiếu nhập kho, xuất kho (đối với hàng hoá);
• Biên bản bàn giao hàng hoá…

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A thuê một máy chủ (server) của công ty B để thực hiện một dự án viễn thông, thời gian thuê từ ngày 01/10/2021 đến ngày 31/10/2021, số tiền 2.200.000 đồng (giá trước thuế GTGT), (thuế GTGT 10%: 220.000 đồng). Các chứng từ bao gồm:  

• Hợp đồng dịch vụ: Nội dung doanh nghiệp A thuê doanh nghiệp B một máy chủ trong khoảng thời gian từ ngày 10/10/2021 – 31/10/2021, với số tiền: 2.420.000 đồng (bao gồm thuế VAT) và các điều khoản khác.
• Biên bản nghiệm thu kiêm thanh lý hợp đồng: Đánh giá dịch vụ doanh nghiệp B gửi tới và chốt lại số tiền doanh nghiệp A cần thanh toán cho doanh nghiệp B.
• Hóa đơn giá trị gia tăng: Ghi chi tiết nội dung dịch vụ và số tiền.
• Đề nghị thanh toán: gửi kèm cùng hóa đơn GTGT.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp A mua một máy photo của doanh nghiệp B, số tiền: 15.000.000 đồng (chưa bao gồm thuế VAT 10%). Chứng từ đi kèm bao gồm:

• Hợp đồng mua bán;
• Biên bản nghiệm thu kiêm thanh lý hợp đồng;
• Biên bản bàn giao máy móc kiêm bảo hành;
• Phiếu xuất kho (đối với doanh nghiệp B);
• Phiếu nhập kho (đối với doanh nghiệp A);
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Phiếu chi (đối với doanh nghiệp A nếu có);
• Phiếu thu (đối với doanh nghiệp B nếu có).

2. Một số trường hợp cần lưu ý về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu 

Như đã nói ở trên, thông thường, các hóa đơn GTGT dưới 20 triệu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Tuy nhiên, vẫn cần lưu ý có một số trường hợp hóa đơn dưới 20 triệu, nhà nước quy định bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT.

2.1 Bên bán xuất nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu cho bên mua trong một ngày

– Tổng các hóa đơn GTGT xuất trong ngày nhỏ hơn 20 triệu: các chứng từ có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản như trường hợp chứng từ GTGT dưới 20 triệu thông thường. Số tiền ghi trên hóa đơn sẽ được tính vào doanh thu và chi phí hợp lý cho bên mua và bên bán khi có trọn vẹn các chứng từ đi kèm.

– Tổng các hóa đơn GTGT trong ngày lớn hơn 20 triệu:

Theo khoản 5, Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC hướng dẫn về trường hợp này như sau:

“Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà gửi tới có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nhà gửi tới là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp khai và nộp thuế GTGT”.

Vì vậy, trường hợp xuất nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu trong một ngày mà tổng các hóa đơn trên 20 triệu thì cũng được coi như xuất hóa đơn trên 20 triệu.

Khi đó, theo điểm c, khoản 1, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC “Khoản chi nếu có chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt” mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Kết luận: Khi bên bán xuất nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu cho bên mua trong một ngày mà tổng các hóa đơn GTGT trong ngày lớn hơn 20 triệu thì bắt buộc bên mua phải thanh toán qua ngân hàng cho bên bán thì bên mua mới được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mới được coi là chi phí hợp lý để tính thuế TNDN.

Ví dụ: Ngày 12/10/2021, công ty A mua hàng của công ty B như sau:

– Buổi sáng mua hàng với giá trị 10 triệu đồng (giá chưa bao gồm thuế VAT), (thuế VAT 10%: 1 triệu đồng), xuất hóa đơn số 00000008.

– Buổi chiều, công ty A tiếp tục mua hàng của công ty B với giá trị 15 triệu đồng (giá chưa bao gồm thuế VAT), (thuế VAT 10%: 1.5 triệu đồng), xuất hóa đơn số 00000009.

Ngày 13/10, công ty B thanh toán tiền hàng cho công ty A. Các trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp 1: Công ty B thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng cho công ty A. Tổng giá trị thanh toán: 27.5 triệu đồng (thanh toán hóa đơn số 00000008 và hóa đơn số 00000009) > Công ty B sẽ được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng của 2 hóa đơn trên được tính vào chi phí hợp lý (các hồ sơ khác coi như đúng, trọn vẹn và hợp lệ).

Trường hợp 2: Công ty B thanh toán tiền mặt cho công ty A. Tổng giá trị thanh toán 27.5 triệu đồng > Công ty B không được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng không được coi là chi phí hợp lệ.

Trường hợp 3: Công ty B thanh toán 1 hóa đơn bằng tiền mặt, 1 hóa đơn bằng chuyển khoản qua ngân hàng (nếu hóa đơn 00000008 được thanh toán bằng tiền mặt, hóa đơn 00000009 được thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng) > Công ty B chỉ được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn 00000008, số tiền: 1 triệu đồng và chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế là: 10 triệu đồng. Hóa đơn 00000009 do thanh toán bằng tiền mặt nên không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính chi phí hợp lệ.

– Trường hợp bên bán xuất lại hóa đơn cho bên mua, đồng thời trong ngày phát sinh hóa đơn mới. Tổng 2 hóa đơn GTGT trên 20 triệu.

Công văn số 77490/CT-TTHT trả lời câu hỏi về việc “khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn thay thế” như sau:

“Trường hợp, ngày 30/08/2017 Công ty của Độc giả mua hàng hóa, dịch vụ của Công ty A có giá trị 18.500.000 đồng đã có thuế GTGT và đã thanh toán bằng tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 592. Ngày 31/8/2017 Công ty phát hiện hóa đơn số 592 bị sai dòng số tiền viết bằng chữ. Hai bên đã lập biên bản thu hồi lại số hóa đơn viết sai và lập hóa đơn số 594 thay thế cho hóa đơn số 592 theo hướng dẫn. Tuy nhiên ngày 31/08/2017, Công ty cũng phát sinh mua hàng của công ty A và nhận hóa đơn mua hàng số 593, tổng giá trị mua hàng trên 20 triệu đồng.

Đối với hóa đơn số 594 thay thế cho hóa đơn số 592 được xác định ngày mua hàng của công ty A là ngày 30/08/2017, công ty thanh toán bằng tiền mặt dưới 20 triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT thì vẫn đáp ứng điều kiện khấu trừ theo hướng dẫn.”

Kết luận: Trường hợp bên bán xuất lại hóa đơn cho bên mua, đồng thời trong ngày phát sinh hóa đơn mới. Tổng 2 hóa đơn GTGT trên 20 triệu. Hóa đơn thay thế có giá trị dưới 20 triệu vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt.

2.2 Bên mua và bên bán ký hợp đồng với tổng giá trị trên 20 triệu nhưng xuất thành nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu trong nhiều ngày

Theo công văn 4131/CT-TTHT hướng dẫn về chính sách thuế giải thích trường hợp này như sau:

“Trường hợp Tổng Công ty ký hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà gửi tới Y có tổng giá trị hàng hóa mua vào là 60 triệu đồng; về nguyên tắc khi xuất giao hàng cho Tổng Công ty (chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu) nhà gửi tới Y phải lập hóa đơn xuất giao cho Tổng Công ty cho toàn bộ giá trị hàng hóa (không phụ thuộc vào thỏa thuận tại hợp đồng thanh toán tiền thành hai đợt khác nhau). Do đó vào ngày 09/02/2014, Tổng Công ty nhận hóa đơn GTGT là 15 triệu đồng và thanh toán bằng tiền mặt cho nhà gửi tới Y và hôm sau ngày 10/02/2014 nhận hóa đơn còn lại giá trị 45 triệu đồng và Tổng Công ty đã thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cho nhà gửi tới Y thì chỉ được kê khai khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với hóa đơn có giá trị 45 triệu đồng”.

Kết luận: Bên mua và bên bán ký hợp đồng với tổng giá trị trên 20 triệu nhưng xuất thành nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu trong nhiều ngày thì tất cả các hóa đơn đều phải thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.

Trên đây là Những lưu ý về hóa đơn dưới 20 triệu mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!