Những lưu ý về văn phòng đại diện có yếu tố nước ngoài [2023]

Thời đại ngày nay, các doanh nghiệp đang có xu hướng thành lập các văn phòng uỷ quyền đặt tại nhiều khu vực khác nhau. Văn phòng uỷ quyền giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động đã được ủy quyền cũng như mang thương hiệu của doanh nghiệp đến nhiều địa bàn. Vậy, văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài 2023 là gì? Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày bên dưới của LVN Group để được trả lời câu hỏi và biết thêm thông tin chi tiết về văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài 2023.

1.Tổng quát về văn phòng uỷ quyền

Trước khi nghiên cứu văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài 2023, chủ thể cần nắm được tổng quát về văn phòng uỷ quyền là gì.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Tên văn phòng uỷ quyền phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng uỷ quyền phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”.

Tên văn phòng uỷ quyền phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng uỷ quyền. Tên văn phòng uỷ quyền được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng uỷ quyền phát hành.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, cách thức và nội dung dấu của văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo hướng dẫn của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng uỷ quyền hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Không yêu cầu bắt buộc văn phòng uỷ quyền phải có con dấu, nên việc văn phòng uỷ quyền có con dấu được không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng uỷ quyền tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Vì vậy, không giới hạn việc thành lập văn phòng uỷ quyền.

2.Văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài

Văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài 2023 cụ thể như sau:

Hoạt động của văn phòng uỷ quyền:

• Văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại theo luật định chứ không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng uỷ quyền có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài;
• Được giao kết hợp đồng trong các trường hợp sau: thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của văn phòng uỷ quyền, tuyển dụng lao động (Việt Nam hoặc nước ngoài) để công tác cho văn phòng uỷ quyền, mở tài khoản phục vụ cho hoạt động của văn phòng uỷ quyền.

Hoạt động xúc tiến thương mại được phép thực hiện:

• Khuyến mại: không được thực hiện;
• Quảng cáo thương mại: văn phòng uỷ quyền không được trực tiếp thực hiện mà chỉ có thể ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ quảng cáo thương mại để thực hiện hoạt động này;
• Trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ: văn phòng uỷ quyền chỉ được trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ cho thương nhân mà mình uỷ quyền tại trụ sở văn phòng uỷ quyền. Ngoài trường hợp này thì văn phòng uỷ quyền chỉ được ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ đê thực hiện hoạt động này;
• Hội chợ, triển lãm thương mại: văn phòng uỷ quyền không được trực tiếp thực hiện mà chỉ có thể ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại.

Số lượng văn phòng uỷ quyền:

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng uỷ quyền có cùng một tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Trụ sở văn phòng uỷ quyền:

Văn phòng uỷ quyền có thể ký hợp đồng thuê trụ sở để thực hiện hoạt động tại Việt Nam; tuy nhiên không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở.

Tên văn phòng uỷ quyền:

• Các ký tự được sử dụng: các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
• Phải mang tên thương nhân nước ngoài và cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”;
• Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng uỷ quyền;
• Trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm của văn phòng uỷ quyền: được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài.

Báo cáo hoạt động văn phòng uỷ quyền:

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng uỷ quyền có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động theo mẫu của Bộ Công thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công thương tỉnh, thành phố đặt văn phòng uỷ quyền;
• Khi đơn vị quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thì văn phòng uỷ quyền có nghĩa vụ giải trình những vấn đề có liên quan.

Người đứng đầu văn phòng uỷ quyền:

• Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký hợp đồng lao động với văn phòng uỷ quyền;
• Chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của văn phòng uỷ quyền trong phạm vi được ủy quyền;
• Chịu trách nhiệm trong trường hợp thực hiện các hoạt động vượt quá phạm vi ủy quyền;
• Có văn bản ủy quyền (được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài) cho người khác khi xuất cảnh khỏi Việt Nam;
• Không được kiêm nhiệm: làm người đứng đầu chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác, người uỷ quyền theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác hoặc tổ chức kinh tế thành lập tại Việt Nam.

Ủy quyền giao kết hợp đồng:

Việc thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu văn phòng uỷ quyền giao kết hợp đồng phải được uỷ quyền theo từng lần giao kết, sửa đổi, bổ sung hợp đồng.

3.Đăng ký và chấm dứt hoạt động của văn phòng uỷ quyền

Khi nghiên cứu văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài 2023, chủ thể cũng cần biết được thông tin liên quan đến đăng ký và chấm dứt hoạt động của văn phòng uỷ quyền

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng uỷ quyền ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng uỷ quyền tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Trường hợp thành lập văn phòng uỷ quyền trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng uỷ quyền. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng uỷ quyền;

– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng uỷ quyền.

Trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền;

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.

Người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng uỷ quyền bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền.

Những vấn đề có liên quan đến văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài 2023 cũng như các thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong nội dung trình bày. Khi nắm được các thông tin về văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài 2023 sẽ giúp chủ thể xác định được vấn đề một cách chính xác và rõ ràng hơn.

Nếu quý khách hàng vẫn còn câu hỏi liên quan đến văn phòng uỷ quyền có yếu tố nước ngoài 2023 cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với LVN Group.

Công ty luật LVN Group chuyên gửi tới các dịch vụ tư vấn hỗ trợ pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.