Những nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng phải biết

Hẳn bạn đọc đã không còn xa lạ gì với thủ tục xuất hóa đơn bán hàng khi mua hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ chính xác và được trang bị trọn vẹn kiến thức về vấn đề trên. Vậy nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàngđược quy định thế nào? Sau đây, Luật LVN Group sẽ giúp quý bạn đọc phân tích và nghiên cứu rõ hơn.

1. Hóa đơn bán hàng

1.1. Khái niệm

Hóa đơn bán hàng hay còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp là chứng từ do người bán lập để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh cho các bên mua hàng. Bên mua hàng có thể là tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, khách hàng lẻ…

1.2. Đối tượng

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng bao gồm:

• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân sản xuất kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. 
• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa có chịu thuế tiêu thụ đặc biệt
• Tổ chức, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ tính và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. 

Những nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng phải biết

1.3. Công dụng 

• Hóa đơn đầu vào có vai trò cần thiết trong việc hạch toán của kế toán và theo dõi các khoản chi phí cho doanh nghiệp, tổ chức. 
• Hóa đơn bán hàng có vai trò như một chứng từ thuế phục vụ cho quá trình kê khai nộp thuế và công tác thanh tra của cục thuế. 
• Đối với việc xuất khẩu hàng hóa, hóa đơn bán hàng có vai trò như một chứng từ giao dịch quốc tế thế hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

2. Xuất hóa đơn bán hàng là gì?

Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo hướng dẫn và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi gửi tới hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo hướng dẫn của luật và đơn vị tài chính thì hóa đơn đó mới được đơn vị thuế chấp nhận.

• Các chứng từ cần thiết đối với một chứng từ GTGT mua vào hoặc bán ra
• Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra)
• Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào
• Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật. Chỉ xuất chứng từ đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư  và đơn vị đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo hướng dẫn của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.

Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư và vào website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn) để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.

3. Nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng

3.1. Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hóa đơn có tính thuế làm tăng thêm giá trị hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất – phân phối – tiêu dùng và được đóng vào ngân sách Nhà nước.

Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán cần đảm bảo tuân thủ những nội dung sau đây:

• Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp
• Hóa đơn không được tẩy xóa, viết chồng đè, sửa chữa
• Khi lập hóa đơn không được viết hai màu mực, không dùng loại mực dễ phai
• Nội dung trên hóa đơn như chữ viết, chữ số phải viết liền mạch không được ngắt quãng và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn
• Các liên hóa đơn GTGT phải giống nhau và phải lập theo thứ tự của hóa đơn

3.2. Hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo trọn vẹn những nội dung sau trên hóa đơn xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:

• Tên hóa đơn –  ký hiệu hóa đơn – ký hiệu mẫu số hóa đơn – số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu có)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán
• Chữ ký số của người bán
• Chữ ký số người mua
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Mã đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế
• Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan

*Lưu ý:  Kế toán khi xuất hóa đơn cần điền trọn vẹn thông tin trên đây theo hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch cam kết của hai bên để tránh tình trạng mâu thuẫn khi xảy ra sai sót.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu và phân tích của chúng tôi về nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng, cũng như các vấn đề pháp lý phát sinh có liên quan. Hi vọng có thể trả lời giúp cho bạn đọc những thông tin cơ bản cần thiết, góp phần giúp quá trình thực hiện thủ tục trên thực tiễn diễn ra thuận lợi hơn. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.