Những quy định cần biết về chữ ký số trên hoá đơn điện tử VNPT

Theo quy định của pháp luật, ngày 01 tháng 07 năm 2023, các doanh nghiệp buộc phải sử dụng loại hóa đơn chứng từ điện tử. Do đó, các doanh nghiệp đã và đang bắt đầu tìm kiếm đến các tổ chức gửi tới dịch vụ chứng từ điện tử để đăng ký sử dụng, trong đó có phần mềm chứng từ điện tử Invoice của VNPT. Đặc biệt là thuật ngữ chữ ký số trên hóa đơn điện tử có lẽ là một khái niệm còn khá mới với nhiều người và nhiều doanh nghiệp. Do đó, Quý bạn đọc có thể cân nhắc nội dung trình bày Những quy định cần biết về chữ ký số trên chứng từ điện tử VNPT dưới đây của LVN Group. LVN Group hi vọng Quý bạn đọc sẽ có thêm nhiều thông tin chi tiết và cụ thể.

Những quy định cần biết về chữ ký số trên chứng từ điện tử VNPT

1. Khái niệm chữ ký số – chứng thư số

Chữ ký số: Có thể hiểu đơn giản là một dạng chữ ký điện tử có chức năng giống như chữ ký tay thông thường.

• Dùng để xác nhận  những gì mình viết, mình cam kết hay nói cách khác xác nhận quyền chủ sở hữu của văn bản đó.
• Khác nhau ở chỗ chữ ký số có nhiều cách thức thể hiện như văn bản, video hoặc cũng có thể là hình ảnh.
• Ứng dụng chủ yếu của chữ ký số là dùng trong hóa đơn điện tử để xác minh hóa đơn đó là của doanh nghiệp phát hành.

Chứng thư số:Có thể hiểu đơn giản nó giống như một chiếc “chứng minh thư” điện tử của doanh nghiệp, công ty, tổ chức trên môi trường internet, máy tính.

• Do tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số gửi tới.
• Tác dụng của nó là dùng để chứng thực chữ ký số trên hóa đơn điện tử phát hành là của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp nào.

2. Có cần chữ ký số người mua trên hóa đơn điện tử?

Để trả lời được câu hỏi trên thì trước hết chúng ta cần phải hiểu thế nào là 1 hóa đơn điện tử hợp lệ. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải có trọn vẹn các nội dung sau:

• Có chữ ký số trên hóa đơn điện tử của người bán đúng như quy định của pháp luật.
• Có trọn vẹn thông tin về ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Nếu người mua là đơn vị kế toán thì cần phải có chữ ký điện tử của người mua. 

Một số trường hợp đặc biệt hóa đơn điện tử không có trọn vẹn các nội dung trên những cũng được coi là hợp lệ. Những trường hợp này sẽ có hướng dẫn riêng của bộ tài chính.

Cần có chữ ký số hóa đơn điện tử và thông tin trọn vẹn của người mua và người bán.

Vậy, một hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán và không nhất thiết phải có chữ ký số hóa đơn điện tử của người mua. Căn cứ, hóa đơn điện tử không cần chữ ký của người mua trong các trường hợp sau đây:

• Thứ nhất, các hóa đơn tự in đáp ứng đủ điều kiện theo hướng dẫn tại thông tư 119/2014/TT-BTC của các đơn vị tổ chức sau: Hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn nước sạch, hóa đơn dịch vụ ngân hàng.

• Thứ hai, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán.
• Thứ ba, bên mua là đơn vị kế toán nhưng có trọn vẹn các giấy tờ có thể chứng minh giao dịch của 2 bên như: hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên nhận thanh toán…thì người mua hàng trong trường hợp trên không nhất thiết phải có chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử do bên bán gửi tới.

3. Quy định về Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

– Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức, thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua: người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

– Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều này.

4. Quy định về trường hợp hóa đơn không nhất thiết có trọn vẹn các nội dung

Trong trường hợp hóa đơn không nhất thiết có trọn vẹn các nội dung, thì sẽ thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 3 của Điều 3 của Thông tư. Căn cứ như sau:

” a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

b) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

c) Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Người bán phải đảm bảo lưu trữ trọn vẹn hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo hướng dẫn và đảm bảo có thể tra cứu khi đơn vị có thẩm quyền yêu cầu.

d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do đơn vị thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không hoặc đại lý phải lập hóa đơn điện tử có trọn vẹn các nội dung theo hướng dẫn giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

e) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử không thể hiện các tiêu thức người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

h) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo hướng dẫn của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.”

Trên đây là nội dung trình bày mà chúng tôi gửi tới đến Quý bạn đọc về Những quy định cần biết về chữ ký số trên chứng từ điện tử VNPT dựa trên các quy định hiện hành và quy định, chính sách của VNPT. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm đếnNhững quy định cần biết về chữ ký số trên chứng từ điện tử VNPT, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin bên dưới:

• • Hotline: 1900.0191
  • Gmail: info@lvngroup.vn

  • Website: lvngroup.vn