Những quy định về hóa đơn giá trị gia tăng

Có lẽ chúng ta đã quá quen thuộc với thuật ngữ hóa đơn giá trị gia tăng hay VAT. Bởi vì mỗi lần đi mua hàng chắc chắn chúng ta sẽ bắt gặp cụm từ này trên hóa đơn mua hàng mà chúng ta được nhận từ người bán. Việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải tuân thủ theo pháp luật. Do đó, nội dung trình bày này nhằm gửi tới cho quý bạn đọc chi tiết hơn về những quy định về hóa đơn giá trị gia tăng mà chúng tôi hướng tới. 

Những quy định về hóa đơn giá trị gia tăng 

1. Hóa đơn giá trị gia tăng

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì: 

– Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

+ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa. 

+ Hoạt động vận tải quốc tế. 

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. 

Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) hay còn gọi là VAT, do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với đơn vị thuế, hóa đơn đỏ chính là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán, bên cung ứng dịch vụ xuất cho bên mua, bên sử dụng dịch vụ.

Hình thức của hóa đơn giá trị gia tăng: 

– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo hướng dẫn tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. 

– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do đơn vị thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Hoá đơn giá trị gia tăng có vai trò như sau:

+ Là bằng chứng về việc mua bán hàng hóa dịch vụ. 

+ Là chứng từ, là cơ sở ban đầu mà doanh nghiệp dùng để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tiễn phát sinh, hoàn thuế và xác định những chi phí hợp lệ khi tính thuế đối với đơn vị thuế.  

2. Những quy định về hóa đơn giá trị gia tăng 

2.1 Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng phải có thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có), danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế GTGT, thuế suất GTGT và giá trị thuế GTGT.

Hóa đơn giá trị gia tăng cần thiết là vì đây là loại hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý. Nó tách riêng giá trị thực của hàng hóa và phần giá trị tăng thêm, là căn cứ để khấu trừ thuế.

2.2 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được đơn vị thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp, kể cả trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo tháng thì doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Trường hợp tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp trong một kỳ báo cáo có hai loại hóa đơn (hóa đơn do tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp tự in, đặt in và hóa đơn mua của đơn vị thuế) thì thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.

Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn theo mẫu 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC; trong đó không phải điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số đến số, chỉ điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.

3. Cách xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Trình tự để doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng đặt in/tự in như sau:

Bước 1: Làm thủ tục đặt mua và in hóa đơn thuế giá trị gia tăng đối với vị được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng. Hồ sơ đặt in hóa đơn bao gồm:

+ Doanh nghiệp mua hóa đơn lần đầu phải có Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập của đơn vị có thẩm quyền hoặc giấy phép đầu tư. Văn bản cam kết theo mẫu số 3.16 phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

+ Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp Doanh nghiệp hợp pháp.

+ Bản sao chứng thực hoặc công chứng Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng mượn nhà.

+ Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn theo mẫu số 3.3  ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

+ Chứng minh nhân dân của người đứng tên trong đơn. Trường hợp ủy quyền cho chuyên viên cấp dưới đi mua bán hóa đơn thì có giấy ủy quyền theo hướng dẫn của pháp luật và chứng minh thư nhân dân của chuyên viên được ủy quyền. 

+ Bản sao mẫu 06 đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của chi cục thuế quản lý.

Bước 2: Nộp hồ sơ. 

Doanh nghiệp gửi trực tiếp hồ sơ đến Chi Cục thuế quản lý. Sau 5 ngày sau khi nhận được hồ sơ thì chi cục thuế sẽ cử cán bộ xuống đơn vị xác minh địa điểm kinh doanh xem có đủ điều kiện đặt in hóa đơn được không. Nếu đơn vị đủ điều kiện đặt in hóa đơn thì sau 1 đến 2 ngày đơn vị thuế sẽ có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.15 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Lưu ý: Khi làm thủ tục mua hóa đơn do đơn vị Thuế phát hành thì doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoặc đóng dấu: tên, mã số thuế, địa chỉ trước khi mang ra khỏi đơn vị thuế nơi mua hóa đơn.

Bước 3: Tiến hành đặt in hóa đơn. 

Doanh nghiệp có thể tự liên hệ với nhà in và gửi tới những thông tin cần thiết để đặt in hoặc doanh nghiệp đặt in hóa đơn theo mẫu.

– Hồ sơ khi đến doanh nghiệp in hóa đơn bao gồm:

+ Bản sao có công chứng  giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Bản sao chứng minh nhân dân  người uỷ quyền pháp luật của doanh nghiệp.

+ Giấy giới thiệu và chứng minh nhân dân người được cử đến doanh nghiệp in

Doanh nghiệp cầm bộ hồ sơ và ký hợp đồng in hóa đơn với nhà in đặt in. Đơn vị tiến hành chọn mẫu thiết kế, hóa đơn,  ký hiệu, số lượng, màu mực, loại giấy, mẫu số, số liên…..

Bước 4: Doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn lần đầu bao gồm:

+ Doanh nghiệp mang hóa đơn về trước khi viết phải làm thông báo phát hành hóa đơn trước khi xuất hóa đơn 2 ngày. Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp trụ sở đơn vị thuế.

+ Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu ban hành TB01/AC kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC.

+ Hóa đơn theo mẫu hoặc hóa đơn tự doanh nghiệp in hoặc do nhà in gửi tới

Lưu ý: doanh nghiệp nộp trực tiếp tại trụ sở đơn vị thuế cấp cục thuế. Trường hợp Doanh nghiệp đang hoạt động đã làm thủ tục phát hóa đơn đỏ VAT lần đầu rồi thì từ lần thứ 2 trở đi thì Doanh nghiệp chỉ cần nộp bộ hồ sơ sau:

+ Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC Thông tư 26/2015/TT-BTC

+ Hóa đơn theo mẫu.

+ Sau khi lập hồ sơ thì Doanh nghiệp trực tiếp hồ sơ đến Chi cục thuế quản lý.

Lưu ý:

+ Trường hợp doanh nghiệp mua hóa đơn lần đầu phải in thông báo phát hành hóa đơn ra giấy rồi gửi trực tiếp đến đơn vị thuế, những lần sau nếu không có thay đổi mẫu hóa đơn thì đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng và không cần đem trực tiệp đơn đến đơn vị thuế nữa. Trường hợp Doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và cách thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu chỉ cần gửi Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

+ Sau khi thông báo phát hành hóa đơn phải niêm yết hóa đơn mẫu ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Sau khi hồ sơ trọn vẹn và hợp lệ thì cán bộ thuế sẽ đóng dấu xác nhận trên 2 bản thông báo phát hành hóa đơn và gửi trả 1 bản cho doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ nội dung những quy định về hóa đơn giá trị gia tăng mà chúng tôi gửi đến quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu có câu hỏi hoặc cần hỗ trợ trong các lĩnh vực hóa đơn, chứng từ thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất. Chúng tôi có các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ mà bạn cần.