Những quy định về nội dung xuất hóa đơn điện tử cần phải biết

Theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; từ ngày 01/07/2023, toàn bộ doanh nghiệp cả nước phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn câu hỏi về quy trình chuyển đổi, sử dụng và xuất hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây, LVN Group sẽ cùng các bạn nghiên cứu về quy định về nội dung xuất hóa đơn điện tử.

Quy định xuất hóa đơn điện tử

I. Hóa đơn điện tử là gì

1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.
• Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

II. Quy định về xuất hóa đơn điện tử

1. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các cách thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi trọn vẹn nội dung theo hướng dẫn tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 12 Nghị định này.“

Vì vậy, chỉ trừ trường hợp “hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất” là không phải xuất hóa đơn điện tử.

Khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng được các điều kiện sau:

• Các thông tin xuất hiện trên hóa đơn được trình bày đúng theo hướng dẫn ( Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

• Cơ quan Thuế chỉ chấp nhận xử lý quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật và các đơn vị tài chính.

• Hóa đơn điện tử phải có chữ ký, họ tên và đóng dấu trên văn bản.

• Bên bán phải tiến hành xuất hóa đơn trọn vẹn dù bên mua không yêu cầu hoặc không có nhu cầu.

• Đối với những hàng hóa chưa được đăng ký tại đơn vị có thẩm quyền sẽ không được xuất hóa đơn.

• Thuế GTGT phải được nhập chính xác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

• Các thông tin được ghi trên hóa đơn cần đảm bảo đúng quy định, câu từ rõ nghĩa.

2. Thời gian xuất hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời gian xuất hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

• Đối với việc bán hàng hóa: Ngày tạo lập hóa đơn là thời gian chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hóa sang bên mua.

• Đối với việc gửi tới dịch vụ: Ngày lập hóa đơn chính là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.

• Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong quá trình bán hàng/gửi tới dịch vụ thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.

• Đối với ngành xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là ngày thực hiện việc nghiệm thu và bàn giao công trình cho chủ dự án.

• Đối với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày đã được thỏa thuận của đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu.

3. Nội dung trên hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP; khi xuất hóa đơn điện tử cần đảm bảo trọn vẹn các thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời gian người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời gian ký số trên hóa đơn khác thời gian lập hóa đơn thì thời gian khai thuế là thời gian lập hóa đơn.
• Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.
• Nội dung khác trên hóa đơn.

4. Xử lý khi xuất hóa đơn điện tử có sai sót

Khi người bán phát hiện sai sót trong việc xuất hóa đơn điện tử thì có 3 cách xử lý sai sót như sau:

• Hủy bỏ hóa đơn điện tử.
• Điều chỉnh hóa đơn điện tử.
• Thay thế hóa đơn điện tử.

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của đơn vị thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới

Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót

• Lưu ý: Hóa đơn điện tử điều chỉnh/ thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Trên đây là toàn bộ nội dung nội dung trình bày Quy định xuất hóa đơn điện tử do LVN Group gửi tới đến cho bạn đọc. Nếu bạn đọc còn câu hỏi về nội dung xuất hóa đơn điện tử. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website: https://lvngroup.vn/ để được trả lời câu hỏi nhanh chóng và kịp thời.