Những quy định về việc thu hồi hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất

Hóa đơn điện tử đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hiện nay. Theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; từ ngày 01/07/2023, toàn bộ doanh nghiệp cả nước phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết này, LVN Group sẽ cùng bạn đọc nghiên cứu về quy định về thu hồi hóa đơn điện tử theo pháp luật hiện hành.

Quy định về thu hồi hóa đơn điện tử

I. Hóa đơn điện tử là gì

1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.
• Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Nội dung trên hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP; khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo trọn vẹn các thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời gian người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời gian ký số trên hóa đơn khác thời gian lập hóa đơn thì thời gian khai thuế là thời gian lập hóa đơn.
• Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.
• Nội dung khác trên hóa đơn.

Xem thêm: Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo hướng dẫn pháp luật 

II. Quy định về thu hồi hóa đơn điện tử

1. Quy định về thu hồi hóa đơn điện tử

Theo điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp thu hồi hóa đơn điện tử gồm:

• Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của đơn vị thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán
• Trường hợp hóa đơn điện tử có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Ở trường hợp này, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử sử dụng để thu hồi hóa đơn bị lập sai đã giao cho bên mua và cả hai bên chưa kê khai thuế và được áp dụng cho các trường hợp nêu ở mục trên.

2. Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, cần lưu ý một số điều sau:

• Ngày trên biên bản thu hồi phải trùng ngày với hóa đơn mới.
• Biên bản phải ghi rõ: Lý do thu hồi, thu hồi hóa đơn số… ngày tháng … ký hiệu … và xuất hóa đơn mới số … ngày tháng … ký hiệu ….
• Sau khi lập xong biên bản thu hồi hóa đơn 2 bên phải ký, ghi rõ họ tên (Thường là người uỷ quyền pháp luật). Và đóng dấu vào biên bản thu hồi hóa đơn xác nhận -> Xuất lại hóa đơn mới.

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử phải được lập trước khi hủy hóa đơn điện tử, cụ thể là khi hóa đơn bị phát hiện có sai sót phải hủy nhưng:

• Người bán đã xuất hóa đơn và giao nó cho người mua, nhưng lại chưa giao hàng hóa và gửi tới dịch vụ cho họ.
• Người bán đã xuất hóa đơn và giao nó cho người mua, nhưng cả hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế.

Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, người bán và người mua phải ghi rõ nguyên nhân thu hồi hóa đơn điện tử, ngoài ra người bán phải gạch chéo hóa đơn và lưu trữ lại trong trường hợp cần dùng tới.

Trên đây là toàn bộ nội dung nội dung trình bày quy định về thu hồi hóa đơn điện tử do LVN Group gửi tới đến cho bạn đọc. Nếu bạn đọc còn câu hỏi về nội dung quy định về thu hồi hóa đơn điện tử. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website: https://lvngroup.vn/ để được trả lời câu hỏi nhanh chóng và kịp thời.