Những trường hợp cần làm biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Hóa đơn là loại giấy tờ quan trọng trong kế toán, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của doanh nghiệp. Trong trường hợp hóa đơn sai hoặc không phát hành hóa đơn sẽ gây ra những khó khăn đối với kế toán viên và tới các khoản thuế của doanh nghiệp phải đóng. Vì thế, khi hóa đơn có những sai sót sau khi phát hành, kế toán viên phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và các thủ tục khác theo quy định. Do đó bài viết dưới đây Công ty Luật LVN Group sẽ cung câp thông tin về Những trường hợp cần làm biên bản điều chỉnh hóa đơn?  Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để sử dụng khi hóa đơn có những sai sót. 

Căn cứ của điều chỉnh hóa đơn chính là việc phát hành hóa đơn. Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại đơn vị thuế) thì phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp.

2. Những trường hợp phải làm biên bản điều chỉnh hóa đơn

Căn cứ theo Khoản 2,3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì đối với những trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ; hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì bên bán và bên mua phải lập biên bản có thỏa thuận ghi rõ sai sót đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh. 

Do đó, khi hóa đơn đã lập, đã phát hành, đã kê khai thuế sau đó phát hiện sai sót thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Tuy nhiên không phải trường hợp hóa đơn sai sót nào cũng phải lập biên bản điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn sai sót phải lập biên bản điều chỉnh gồm:

– Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót  nhưng chưa gửi cho người mua, chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Đối với trường hợp này cách xử lý khá đơn giản, đối với hóa đơn điện tử kế toán cần thực hiện thao tác xóa bỏ hóa đơn trên phần mềm phát hành và xuất hóa đơn mới.

– Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã được gửi cho người mua, nhưng chưa giao hàng hóa, chưa cung ứng dịch vụ và hóa đơn chưa kê khai thuế

Khi đó bên bán cần lập biên bản thu hồi hóa đơn có xác nhận của bên mua và bên bán.

• Sau khi hoàn tất biên bản thu hồi hóa đơn, bên bán cần thực hiện thao tác xóa bỏ hóa đơn đã lập biên bản thu hồi trên phần mềm (kế toán cần liên hệ với nhà gửi tới hóa đơn điện tử để được hướng dẫn chi tiết).
• Bên bán tiến hành lập hóa đơn mới theo đúng quy định để gửi cho người mua.

– Trường hợp 3:  Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Trường hợp này kế toán cần thực hiện như sau:

• Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có xác nhận của bên mua và bên bán. Biên bản điều chỉnh hóa đơn có thể được lập ở dạng văn bản giấy có chữ ký người uỷ quyền và đóng mộc hoặc có thể lập Biên bản điện tử có chữ ký số của hai bên.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót theo đúng quy định.
• Sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh nội dung thì cả bên mua và bên bán cần thực hiện kê khai bổ sung để điều chỉnh thuế theo hướng dẫn của pháp luật

Vì vậy ở trường hợp 3, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh.

3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

3.1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai

Biên bản này dùng trong trường hợp thông tin hóa đơn bị viết sai. Các thông tin bị sai lệch có thể là mã số thuế, tên, địa chỉ công ty, tên hàng hóa, thành tiền, đơn giá, số tiền bằng chữ,…

Biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập theo theo thông tư 39/2014/TT-BTC. Kế toán sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo khoản 3 điều 20 Thông tư 39 khi xảy ra sai sót thông tin trong hóa đơn. 

Tuy nhiên, kế toán nên lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới nếu hóa đơn viết sai mà chưa kê khai thuế. Phương pháp này sẽ thuận tiện hơn việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

 

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính

Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính

 Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty Cổ phần Mắt Bão, chúng tôi gồm có:

Bên A: Công ty Cổ phần Mắt Bão

Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm uỷ quyền.

Địa chỉ: ……………………………….

Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………

Mã số thuế: …………………………

Bên B: …………………………………………….

Do ông (bà):…………..  , chức vụ:  ……, làm uỷ quyền.

Địa chỉ: ………………..

Điện thoại: ……………; Email: …………………

Mã số thuế: ……………..

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh chứng từ GTGT số 000368, ký hiệu MB/21A ngày 20/08/2021 đã kê khai vào kỳ Quý III/201621 và lập hóa đơn điều chỉnh số 000598, ký hiệu MB/21A ngày 15/10/2021, cụ thể như sau:

Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng: Máy in Laser Canon LBP2900

NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:

 

HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau

 

3.2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ công ty

 

 

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính

Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính

Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty Cổ phần Mắt Bão, chúng tôi gồm có: 

Bên A: Công ty Cổ phần Mắt Bão

Do ông: ……………….., chức vụ: Giám đốc, làm uỷ quyền.

Địa chỉ: ………………………………….

Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………

Mã số thuế: ……………………………. 

Bên B: …………………………………………….

Do ông (bà):…………..  , chức vụ:  ……, làm uỷ quyền.

Địa chỉ: ………………..

Điện thoại: ……………; Email: …………………

Mã số thuế: ……………..

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh chứng từ GTGT số 000458, ký hiệu MB/21A ngày 18/09/2021 đã kê khai vào kỳ Quý III/2021, cụ thể như sau:

Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.

NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:

Địa chỉ: Tầng 9 – Tòa nhà 381 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:

Địa chỉ: Tầng 8 – Tòa nhà 381 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau

 

4. Những lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Một số vấn đề khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà kế toán viên cần nắm được:

– Biên bản được áp dụng khi lập hóa đơn sai và đã kê khai thuế. Còn đối với trường hợp hóa đơn có sai sót nhưng chưa kê khai thì doanh nghiệp tiến hành lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới.

– Ngày trên biên bản và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng một ngày.

– Nội dung phải có trọn vẹn các thông tin: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày tháng… ký hiệu…; nội dung điều chỉnh.

– Doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh và cả hóa đơn điều chỉnh nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn khi đã kê khai thuế.

– Nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế của người mua thì hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. 

 

Trên đây là tất cả thông tin về Những trường hợp cần làm biên bản điều chỉnh hóa đơn? mà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!