Công tác văn thư theo hướng dẫn của pháp luật hiện hành bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Đây cũng là nội dung quy chế công tác văn thư
Trong khuôn khổ nội dung trình bày này, công ty luật LVN Group sẽ cùng quý bạn đọc nghiên cứu về vấn đề này
1. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của pháp luật. Việc quản lý công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau:
– Văn bản của đơn vị, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, cách thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo hướng dẫn của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu đơn vị quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo hướng dẫn tại Chương II Nghị định này.
– Tất cả văn bản đi, văn bản đến của đơn vị, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo hướng dẫn của pháp luật.
– Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày công tác tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
– Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
– Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của đơn vị, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị.
– Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo hướng dẫn của pháp luật.
– Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Trách nhiệm của đơn vị, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư
– Người đứng đầu đơn vị, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào – Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
– Văn thư đơn vị có nhiệm vụ
+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức; các loại con dấu khác theo hướng dẫn.
3. Quy định về cách thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Về cách thức, văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công..
Nội dung quy chế công tác văn thư cập nhật năm 2023
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
– Tên đơn vị, đơn vị ban hành văn bản.
– Số, ký hiệu của văn bản.
– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
-Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
– Dấu, chữ ký số của đơn vị, đơn vị.
– Nơi nhận.
Ngoài các thành phần trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như:
– Phụ lục.
– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
– Địa chỉ đơn vị, đơn vị; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm; Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.
4. Trình tự ban hành văn bản
Văn bản được ban hành theo các bước sau:
– Soạn thảo văn bản
– Duyệt bản thảo văn bản
– Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
– Ký ban hành văn bản
– Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
5. Quản lý văn bản đi, văn bản đến
Thứ nhất, trình tự quản lý văn bản đi gồm:
– Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
– Đăng ký văn bản đi.
– Nhân bản, đóng dấu đơn vị, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của đơn vị, đơn vị (đối với văn bản điện tử).
– Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
– Lưu văn bản đi.
Thứ hai, trình tự quản lý văn bản đến gồm:
– Tiếp nhận văn bản đến.
– Đăng ký văn bản đến.
– Trình, chuyển giao văn bản đến.
– Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến,