Để hoàn thành một dự án một cách hiệu quả, điều cần thiết là phải biết phạm vi của nó sẽ ảnh hưởng thế nào đến lịch trình của người quản lý và cuối cùng là kết quả. Bởi vì Phạm vi của một dự án sẽ ảnh hưởng đến mọi bước trong quá trình thực hiện của dự án đó. Chính vì vậy, bước xác định phạm vi dự án là rất cần thiết, nhưng không pahỉ ai cũng biết. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây, phạm vi dự án là gì? Và nó có ý nghĩa thế nào? Để nghiên cứu thêm về câu trả lời câu hỏi này, mời các bạn cùng đọc nội dung trình bày dưới đây.
1.Khái niệm, ý nghĩa của phạm vi dự án
1.1.Khái niệm
Phạm vi dự án là một quá trình lập kế hoạch chi tiết bao gồm thời gian thực hiện dự án, các nguồn lực cần thiết để có thể thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể mà mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm. Trước khi công việc của một dự án có thể bắt đầu, phạm vi dự án phải được ước tính bởi người quản lý dự án, được sự chấp thuận của cấp quản lý cao hơn và thông báo cho những người còn lại trong nhóm. Trong suốt thời gian của dự án, phạm vi sẽ cần được cân nhắc để giữ cho nhóm thực hiện nhiệm vụ. Phạm vi cũng sẽ thông báo các quyết định của người quản lý dự án liên quan đến cách giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc rào cản nào có thể phát sinh.
1.2.Ý nghĩa
Phạm vi dự án có ý nghĩa rất cần thiết trong việc thực hiện thành công dự án. Các nghiên cứ đã chỉ ra rằng, việc xác định phạm vi và kết quả đầu ra của dự án không rõ ràng thường là nhân tố gây trở ngại đến việc thực hiện thành công dự án.
2.Thống nhất phạm vi dự án
Phạm vi dự án có thể được hiểu là tập hợp tất cả những công việc và qui trình có liên quan đến một dự án cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra. trong đó, nếu dự án phải tạo ra các sản phẩm cần chuyển giao, được coi là những sản phẩm trung gian, từ đó tổng hợp thành các mục tiêu của dự án mà quản trị dự án cần phải chuyển giao cho chủ đầu tư.
Các sản phẩm cần chuyển giao này cũng là một bộ phận của phạm vi dự án. Sản phẩm cần chuyển giao có thể là một bộ phận của sản phẩm mà dự án phải hoàn thiện hoặc liên quan tới qui trình, như đề xuất, thuyết minh, các thiết kế, các tài liệu.
3.Các yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi dự án
3.1.Yếu tố thời gian:
Mỗi dự án đều phải có một thời gian thực hiện cụ thể. Việc thời gian dự án kéo dài hay ngắn phải phụ thuộc vào quy mô và mức độ của chính dự án đó. Thời gian đặt ra để thực hiện dự án phải được tính toán một cách hợp lý, với các dự án nhỏ giá trị thì thời gian thực hiện có thể mà một vài tuần, còn các dự án lớn hơn thì thời gian có thể mất một vài tháng, thậm chí có thể là đến tận năm.
3.2.Yếu tố về nhân sự:
Yếu tố nhân sự cũng có ảnh hưởng rất lớn tới dự án. Việc tính toán số lượng nhân sự không hợp lý, nó có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới các yếu tố còn lại. Ví dụ, nếu tính toán số lượng nhân sự quá ít, nó sẽ ảnh hưởng tới quá trình công tác và tiến độ của công việc. Điều này có thể làm cho thời gian thực hiện công việc bị kéo dài ra khá lớn, làm chệch đi thời gian dự kiến hoàn thành dự án so với ý định ban đầu. Mặt khác, việc dự án bị kéo dài có thể làm ảnh hưởng tới chi phí thực hiện dự án nữa.
3.3.Yếu tố về ngân sách:
Cần phải có một kế hoạch cụ thể cho việc lập ngân sách dự án. Người lập ngân sách dự án phải là người hiểu rõ các vấn đề liên quan đến thị trường, chỉ có có thế thì bảng ngân sách đưa ra mới có tính khả thi. Nội dung các vấn đề ngân sách dự án phải chi ra có thể là: Khoản thù lao của chuyên viên, hoặc thù lao của chuyên gia trong trường hợp dự án của bạn cần mời chuyên gia trong nước hoặc nước ngoài về tư vấn hoặc hỗ trợ.
3.4.Yếu tố về tính khả thi thực hiện dự án:
Cần phải xác định dự án cí tính khả thi được không, bạn có đủ kiến thức chuyên môn hay quyền truy cập vào dữ liệu bạn cần hay chưa.
4.Các bước để xác định phạm vi dự án
Bước 1,Đặt mục tiêu kinh doanh và dự án
Bước đầu tiên để xác định phạm vi của một dự án là biết nó cần phải hoàn thành những gì. Cân nhắc xem dự án này sẽ có tác động thế nào đối với công ty nói chung, quản lý hoặc khách hàng cần nhìn nhận nó thế nào và bạn mong đợi nó sẽ mang lại lợi ích thế nào cho tất cả các bên liên quan. Mặt khác, hãy đảm bảo các mục tiêu của dự án phù hợp với các chính sách, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu của công ty. Lý tưởng nhất, các mục tiêu nên bắt đầu bằng các động từ, như “cải thiện”, “tăng” hoặc “sản xuất”. Lời nói hành động sẽ giúp các bên liên quan hiểu được mục đích của dự án của bạn.
Bước 2,Phác thảo các thông số và hạn chế
Điều cần thiết không kém để biết những gì dự án sẽ làm là biết những gì dự án sẽ không làm. Để sử dụng thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả, hãy đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn sẽ chỉ công tác với những công việc cần thiết. Quyết định trước chính xác những nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án và những người nào được yêu cầu để đảm bảo chúng được hoàn thành tốt. Biết những vấn đề hoặc vấn đề liên quan đến dự án mà bạn sẽ giải quyết ngay lập tức và có thể đợi đến một ngày sau.
Bước 3,Thiết lập các yêu cầu của quy trình
Trước khi có thể bắt đầu dự án, bạn cần biết thứ tự các bước sẽ được thực hiện để hoàn thành dự án. Xác định mức độ ưu tiên của tất cả các bước, quyết định thứ tự mà chúng sẽ được giao và đảm bảo các nhóm hoặc thành viên trong nhóm có khả năng hoàn thành nhiệm vụ mà bạn giao cho họ. Ước tính ngân sách cần thiết của bạn và quyết định thời gian cần thiết cho từng loại và chất lượng tài nguyên cụ thể.
Bước 4, Thu hút các bên liên quan thích hợp
Để một dự án được chuyển giao thành công, các bên liên quan phù hợp từ công ty vận hành dự án cần phải được thông báo trọn vẹn ở một số điểm chính nhất định. Nếu các bên liên quan không được tham gia đúng cách, nó có thể dẫn đến các mục tiêu bị vượt qua và các giả định sai lầm. Khi những người phù hợp tham gia và được thông báo trong toàn bộ quá trình, dự án sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
Bước 5, Lên lịch thời hạn rõ ràng
Để đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng, hãy bắt đầu bằng cách tạo đường cơ sở. Sau đó, đường cơ sở này có thể được sử dụng để lập biểu đồ các thời hạn đã lên kế hoạch so với các ngày trong lịch trình thực tiễn. Kiểm tra với từng bộ phận để đảm bảo không có vấn đề gì xảy ra khi họ đến thời hạn tiếp theo — thậm chí một hoặc hai người ở phía sau có thể làm chậm toàn bộ dự án một cách đáng kể.
Bước 6, Huấn luyện đội ngũ
Sau khi bạn thảo luận với nhóm của mình về việc quản lý phạm vi dự án trông thế nào, họ sẽ cần được đào tạo để hoàn thành nhiệm vụ mà họ được giao. Lý tưởng nhất là nhóm sẽ được giao nhiệm vụ theo kỹ năng và kinh nghiệm hiện có của họ, nhưng có thể cần phải gửi tới đào tạo chuyên ngành hoặc các nguồn tài nguyên giáo dục bổ sung nếu không có chuyên gia liên quan.
Bước 7, Giao tiếp tốt
Một trong những phần cần thiết nhất của việc xác định và quản lý phạm vi dự án là mọi người giao tiếp tốt thế nào.Giao tiếp là một yếu tố ổn định trong suốt vòng đời của một dự án cho dù đó là với khách hàng, nhóm hoặc các bên liên quan của doanh nghiệp bạn. Giao tiếp không chỉ bao gồm nói chuyện mà còn phải tích cực lắng nghe. Cả hai bên cần được lắng nghe để có một cuộc trò chuyện hiệu quả. Điều này rất cần thiết cho dù bạn là người quản lý hay một trong những chuyên viên mới nhất trong nhóm. Nếu mọi người hiểu vai trò của họ và cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, các thành viên trong nhóm sẽ có nhiều khả năng duy trì động lực và công tác trong suốt dự án.
5.Một số câu hỏi liên quan thường gặp?
5.1.Quy trình thành lập phạm vi dự án gồm có mấy bước?
Gồm 3 bước cơ bản sau:
Bước 1: Khởi động dự án
Bước 2: Lập kế hoạch phạm vi
Bước 3: Xác định phạm vi
5.2.Vai trò của việc thống nhất phạm vi dự án là gì?
Thống nhất phạm vi dự án rất cần thiết đối với việc kiểm soát dự án đầu tư bởi vì nó ảnh hưởng tới những gì phải hoàn thiện và không phải hoàn thiện trong quá trình thực hiện dự án đầu tư. Nếu dự án tập trung vào những công việc không cần thiết phải hoàn thiện, chi phí và thời gian của dự án sẽ tăng lên, gây ra lãng phí.
5.3.Lợi ích bất ngờ của phạm vi dự án – Project scope đối với doanh nghiệp là gì?
Xác định phạm vi dự án là một hoạt động cần thiết của các tổ chức doanh nghiệp, bởi nó đưa lại những lợi ích to lớn như:
- Lập chiến lược rõ ràng, cài đặt các mục tiêu chính xác, cụ thể cho một dự án
- Được các đối tác liên quan và các nhà lãnh đạo cấp cao đề cao, tín nhiệm
- Giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về các dự án đang thực thi, hạn chế sự mơ hồ
- Nhìn nhận tiêu chí để xác định vị trí dự án, dễ dàng nhận xét và đánh giá kết quả đã đưa ra.