Phân biệt văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch

Thời đại ngày nay, các doanh nghiệp đang có xu hướng thành lập các văn phòng uỷ quyền đặt tại nhiều khu vực khác nhau. Văn phòng uỷ quyền giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động đã được ủy quyền cũng như mang thương hiệu của doanh nghiệp đến nhiều địa bàn. Vậy, văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền là gì? Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày bên dưới của LVN Group để được trả lời câu hỏi và biết thêm thông tin chi tiết về văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền.

1.Tổng quát về văn phòng uỷ quyền

Trước khi nghiên cứu văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền, chủ thể cần nắm được tổng quát về văn phòng uỷ quyền là gì.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Tên văn phòng uỷ quyền phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng uỷ quyền phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”.

Tên văn phòng uỷ quyền phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng uỷ quyền. Tên văn phòng uỷ quyền được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng uỷ quyền phát hành.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, cách thức và nội dung dấu của văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo hướng dẫn của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng uỷ quyền hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Không yêu cầu bắt buộc văn phòng uỷ quyền phải có con dấu, nên việc văn phòng uỷ quyền có con dấu được không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng uỷ quyền tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Vì vậy, không giới hạn việc thành lập văn phòng uỷ quyền.

2.Văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền khác nhau thế nào?

Văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền được phân biệt cụ thể như sau:

Trụ sở

Văn phòng uỷ quyền: Theo như quy định trong Điều 36 Luật doanh nghiệp năm 2014. Trong đó, trụ sở của văn phòng uỷ quyền có thể đặt tại các tỉnh (thành phố) nơi công ty mình có trụ sở chính và các chi nhánh hoặc ở các tỉnh (thành phố) khác không có trụ sở chính.

Vì vậy mà một doanh nghiệp, công ty có thể thành lập được nhiều văn phòng uỷ quyền tại một hoặc nhiều thành phố, thị xã, các quận huyện khác nhau.

Văn phòng giao dịch: Khác văn phòng uỷ quyền vì đây thực chất là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng giao dịch chỉ là tên gọi mà doanh nghiệp tự đặt khi đăng ký lập địa điểm kinh doanh. Tên một địa điểm kinh doanh bao gồm: tên riêng + Tên công ty.

Do đó doanh nghiệp chỉ có thể lập một hoặc nhiều văn phòng giao dịch tại tỉnh (thành phố) nơi công ty mình có trụ sở. Nếu muốn mở rộng kinh doanh ở các tỉnh (thành phố) khác nơi công ty có trụ sở chính thì doanh nghiệp bắt buộc phải thành lập chi nhánh công ty, không thể lập văn phòng giao dịch ở tỉnh (thành phố) không có trụ sở chính.

Phạm vi hoạt động

Văn phòng uỷ quyền: Hoạt động chủ yếu của văn phòng uỷ quyền khác văn phòng giao dịch là có quyền thực hiện các công việc hành chính được ủy quyền, giới thiệu, xúc tiến thương mại, thay mặt công ty giao dịch với khách hàng.

Căn cứ, văn phòng uỷ quyền được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, gửi tới thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; văn phòng uỷ quyền có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, văn phòng uỷ quyền, uỷ quyền công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

Nhìn chung, văn phòng uỷ quyền không có chức năng kinh doanh. Có thể kí kết hợp đồng khi có được sự ủy quyền từ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Văn phòng giao dịch: Bản chất của văn phòng giao dịch là địa điểm kinh doanh vì vậy tại nơi đặt văn phòng giao dịch doanh nghiệp có thể bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, thực hiện các hoạt động kinh doanh theo ủy quyền của doanh nghiệp.

Một địa điểm kinh doanh được thành lập ra sẽ không có con dấu riêng và chịu sự quản lý, giám sát, hạch toán rất chặt chẽ; đây cũng là một bộ phận có liên hệ mật thiết với công ty mẹ. Vì vậy, nếu trường hợp cần ký hợp đồng, xuất hóa đơn, hay cần phải ghi nhận chi phí bằng hóa đơn thì công ty mẹ sẽ thực hiện thay cho địa điểm kinh doanh.

Thủ tục mở văn phòng giao dịch

Về thủ tục thành lập thì việc thành lập văn phòng uỷ quyền sẽ phức tạp, tốn thời gian hơn so với thành lập văn phòng giao dịch (địa điểm kinh doanh). Hanoi Office xin tư vấn cho các bạn thông tin hồ sơ chi tiết trong quá trình thành lập văn phòng uỷ quyền và văn phòng giao dịch.

3.Đăng ký và chấm dứt hoạt động của văn phòng uỷ quyền

Khi nghiên cứu văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền, chủ thể cũng cần biết được thông tin liên quan đến đăng ký và chấm dứt hoạt động của văn phòng uỷ quyền

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng uỷ quyền ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng uỷ quyền tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Trường hợp thành lập văn phòng uỷ quyền trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng uỷ quyền. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng uỷ quyền;

– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng uỷ quyền.

Trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền;

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.

Người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng uỷ quyền bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền.

Những vấn đề có liên quan đến văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền cũng như các thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong nội dung trình bày. Khi nắm được các thông tin về văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền sẽ giúp chủ thể xác định được vấn đề một cách chính xác và rõ ràng hơn.

Nếu quý khách hàng vẫn còn câu hỏi liên quan đến văn phòng giao dịch và văn phòng uỷ quyền cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với LVN Group.

Công ty luật LVN Group chuyên gửi tới các dịch vụ tư vấn hỗ trợ pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.