Trong thời đại công nghệ 4.0 việc ứng dụng các tiến bộ công nghệ vào Doanh nghiệp là một xu hướng tất yếu. Phổ biến nhất phải nhắc tới việc ứng dụng phần mềm kế toán. Đây được xem như một giải pháp tối ưu trong việc theo dõi, đo lường và quản lý tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng hỗ trợ xử lý các công việc của chuyên viên kế toán. Nói một cách dễ hiểu thì phần mềm kế toán giống như “người trợ lý” giúp các kế toán viên thực hiện các thao tác nghiệp vụ kế toán thường ngày như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lên báo cáo, xuất dữ liệu… một cách tự động, có hệ thống với độ chính xác cao trong thời gian ngắn dựa trên dữ liệu đầu vào do chuyên viên gửi tới.
Phần mềm cũng là công cụ đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức thông qua các tính năng lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ hay dự báo dòng tiền.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được trọn vẹn mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu cũng như phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm kế toán
2.1 Tự động hóa các thao tác kế toán thủ công
Đây là lợi ích dễ nhìn thấy nhất khi ứng dụng phần mềm vào xử lý công việc. Các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện một cách tự động từ các dữ liệu đầu vào do chuyên viên kế toán nhập. Sau đó, các báo cáo, sổ sách… cũng sẽ tự động được tạo ra từ nguồn dữ liệu trên, giúp giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất công tác cho kế toán viên.
2.2 Tiết kiệm được nhiều loại chi phí
Công tác kế toán được tự động hóa nhanh gọn sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn rắc rối thường thấy khi làm thủ công như: xuất – nhập dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu, bảo quản hóa đơn… Khi đã quy trình đã được vận hành trôi chảy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản đáng kể. Bên cạnh đó, việc tăng năng suất công tác của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.
2.3 Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh chóng, chính xác
Trong thị trường kinh doanh cạnh tranh và nhiều áp lực như hiện nay thì ai có thông tin nhanh hơn thì có khả năng chiến thắng cao hơn. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản trị sẽ luôn nắm được trọn vẹn thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
2.4 Xây dựng báo cáo dễ dàng, nhanh chóng hơn
Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Mặt khác, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp chuyên viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức nếu lập các báo cáo, sổ sách này theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file Excel, Word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.
Phần mềm gửi tới các báo cáo tổng quan liên quan tới tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận…của doanh nghiệp
2.5 Công tác kế toán có tính kế thừa
Phần mềm kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được liên tục kể cả khi nhân sự kế toán có sự thay đổi. Nhân sự dù có mới nhưng vẫn có thể tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình mà không cần sự trợ giúp của người khác.
3. Thế nào là một phần mềm kế toán hiệu quả?
Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Vậy thế nào thì được coi là phần mềm kế toán miễn phí tốt và hiệu quả mà quý doanh nghiệp nên lựa chọn? Đây là những tiêu chí mà quý khách hàng cần phải nắm vững sau khi biết được phần mềm kế toán là gì.
3.1 Thuận tiện và dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn phần mềm hiệu quả là sự đơn giản, thuận tiện và dễ dàng sử dụng. Khi sử dụng một phần mềm kế toán đơn giản thì những chuyên viên kế toán của doanh nghiệp có thể dễ dàng nghiên cứu và tiếp cận phần mềm một cách nhanh chóng. Khi phần mềm càng dễ sử dụng thì những người sử dụng sẽ không quá khó khăn để thích ứng với phần mềm và sử dụng một cách hiệu quả.
3.2 Đáp ứng được trọn vẹn các nghiệp vụ kế toán
Một phần mềm kế toán tốt phải đảm bảo trọn vẹn các nghiệp vụ cơ bản như kế toán vốn bằng tiền, mua – bán hàng,… Mặt khác, phần mềm đó còn phải được mở rộng tích hợp nhiều các tính năng khác để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp ở hiện tai và tương lai.
3.3 Thông tin về các thông tư mới thường xuyên được cập nhật
Khi sử dụng những phần mềm này mà có tính năng tự cập nhật thông tin về các Thông tư mới sẽ giúp cho những chuyên viên kế toán không còn nỗi lo sợ sẽ không kịp thời cập nhật các thông tư, điều luật mới để tránh được những trường hợp đáng tiếc xảy ra. Phần mềm sẽ gửi tới các hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu quy định mới nhất của luật kế toán Việt Nam và theo tiêu chuẩn của hệ thống kế toán quốc tế.
3.4 Sản phẩm dịch vụ uy tín, chất lượng
Để biết được đó có phải là một phần mềm tốt được không bạn nên nghiên cứu và cân nhắc thật kỹ nhà gửi tới. Để biết được điều này, bạn nên nghiên cứu về sự phản hồi, sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm dịch vụ của nhà gửi tới cũng như uy tín, chất lượng và thái độ phục vụ để có được lựa chọn phù hợp.
4. Các loại phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay
Hiện trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán. Tuy nhiên chia theo cấu trúc thì có hai loại phần mềm chủ yếu: Phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng.
- Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là phần mềm được đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tiễn các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Sau đó kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng để tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
Vì vậy loại phần mềm này sẽ làm cho một lĩnh vực nào đó thật cụ thể hoặc có tính dùng chung rất cao để có thể phục vụ khách hàng trên quy mô lớn mà không phụ thuộc vào sự đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Phần mềm thiết kế theo yêu cầu riêng được nhà phát triển phần mềm thiết kế, xây dựng theo yêu cầu của từng khách hàng để thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng.
So sánh ưu, nhược điểm của hai loại phần mềm trên:
Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm tương ứng với nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán khác nhau. Bạn cần cân nhắc kỹ ưu nhược điểm của từng loại phần mềm kế toán để lựa chọn sản phẩm phù hợp.
Bên cạnh cách chia theo đặc tính của phần mềm, các phần mềm kế toán cũng có thể chia theo theo cách thức công tác: phần mềm online và phần mềm offline.
5. Những điểm chính của phần mềm kế toán BRAVO:
Kế toán chủ đầu tư
- Đối với các đơn vị là chủ đầu tư BRAVO cho phép quản lý toàn bộ quá trình phát sinh thông qua việc khai báo “Danh mục công trình”, việc cập nhật “Khai báo dự toán và định mức công trình” và cập nhật chứng từ phát sinh hàng liên quan đến công trình thông qua các phiếu thu/chi/nhập/xuất/phiếu kế toán…
- Mặt khác việc theo dõi công việc tiến độ thực hiện còn được BRAVO theo dõi và thiết lập kiểm soát “Công việc” liên quan đến từng công trình.
- In báo cáo: Sổ chi phí đầu tư xây dựng. Sổ chi phí ban quản lý dự án. Sổ chi tiết nguồn vốn đầu tư, Báo cáo nguồn vốn đâu tư. Báo cáo thực hiện đầu tư, Báo cáo quyết toán đầu tư, Bảng cân đối kế toán…
Xử lý các nghiệp vụ cuối kỳ
- Ngoài các dữ liệu từ các phân hệ khác thì kế toán tổng hợp còn lập phiếu bổ sung nghiệp vụ hạch toán khác thông qua “Phiếu kế toán khác”, “Phiếu bù trừ công nợ”. Đồng thời xử lý các nghiệp vụ kế toán ngoài bảng thông qua màn hình nhập liệu “Nhập phát sinh ngoài bảng”.
- Khai báo định nghĩa các loại giao dịch (nghiệp vụ) phát sinh cho các phân hệ khác sử dụng thông qua màn hình cập nhật “Danh mục loại giao dịch”, “Danh mục loại”, “Danh mục loại tài khoản”, “Loại nghiệp vụ”…
Các tính năng tự động
- Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá tự động
- Hạch toán bút toán định kỳ (như trích phí, doanh thu nhận trước cố định theo kỳ…)
- Tính chiết khấu cuối kỳ
- Tạo các bút toán định kỳ
- Tạo bút toán khoá sổ, kết chuyển và phân bổ
- In sổ kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, Sổ tổng hợp tài khoản, Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, Bảng cân đối tài khoản, Các báo cáo theo các cách thức khác nhau (nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ…)…
Quản lý và lập báo cáo thuế(VAT, thu nhập…)
- Quản lý khai báo các mức thuế VAT theo hướng dẫn của Nhà nước.
Quản lý, Lập và in hóa đơn bằng phần mềm BRAVO thông qua tính năng “Hóa đơn, biểu mẫu tự in”
- Lập và in thuế giá trị gia tăng “VAT”: Tờ khai thuế GTGT, Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào/bán ra, Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ năm, Bảng kê khai tình hình sử dụng hóa đơn…
- Lập và in thuế thu nhập doanh nghiệp: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính (01A/TNDN – TT28/ 01B/TNDN – TT28)…
- Lập và in thuế tiêu thụ đặc biệt: Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt, Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế TTĐB…
- Kết xuất dữ liệu với “Chương trình HTKK” của Tổng cục thuế.
Quản trị kế hoạch(doanh thu/chi phí):
Trong doanh nghiệp việc hoạch định và theo dõi thực hiện các mục tiêu về doanh thu, mua hàng, chi phí… là rất cần thiết:
- Phần mềm BRAVO cho phép người sử dụng thiết lập các mục tiêu về kế hoạch doanh thu tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch mua hàng, mục tiêu và thời gian vay vốn… thông qua các màn hình nhập liệu về “Kế hoạch doanh thu”, “Kế hoạch mua hàng”, “Hạn mức tín dụng từng ngân hàng”…
- Kết hợp các kế hoạch này với các dữ liệu phát sinh thực tiễn hàng ngày được cập nhật vào phần mềm, tại bất kỳ thời gian nào (tháng, quý, năm) lãnh đạo có thể xem dữ liệu hoặc các báo cáo phân tích so sánh thực tiễn với kế hoạch… trên cơ sở đó đưa ra quyết định có hoặc không điều chỉnh kế hoạch mục tiêu để phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
- In báo cáo: Báo cáo hạn mức tín dụng. So sánh thực tiễn và kế hoạch doanh thu. So sánh thực tiễn và kế hoạch mua hàng…
Phân tích quản lý chi phí
- BRAVO được thiết kế bảo đảm việc quản lý chi tiêu của doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ và theo kế hoạch đã định trước.
- Quản lý theo dõi và lập các kế hoạch về chi phí theo từng nội dung chi phí (khoản mục phí), bộ phận…
- In báo cáo: Kế hoạch chi, Báo cáo tổng hợp chi phí (kế hoạch/thực tiễn), Bảng kê chi phí theo khoản mục/bộ phận…
Lập lên báo cáo tài chính, báo cáo quản trị
- In báo cáo Tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính…
- In báo cáo Quản trị: Kế hoạch thu chi, Phân tích doanh thu và chi phí, Kiểm kê tài sản doanh nghiệp. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình hoạt động doanh nghiệp, báo cáo phân tích tài chính doanh nghiệp. Tổng hợp kết quả SXKD theo bộ phận..
6. Phần mềm kế toán Weekend Bravo giá bao nhiêu?
Khác với những sản phẩm đóng gói trên thị trường có những mức giá cố định thì phần mềm kế toán Weekend Bravo không có mức giá cố định chung cho các khách hàng. Sở dĩ có sự khác biệt này, xuất phát từ quy trình gửi tới sản phẩm. Khi xác định giá phần mềm kế toán quản trị cho một doanh nghiệp, công ty Bravo sẽ khảo sát chi tiết các yêu cầu quản trị cũng như nghiệp vụ của doanh nghiệp để đưa ra mức giá hợp lý nhất. Giá phần mềm có thể xê dịch từ vài ngàn USD đến vài chục ngàn USD