Phần mềm quản lý kho SSE Cloud ERP

Phần mềm quản lý kho SSE Cloud ERP

1. Thế nào là quản lý kho? Phần mềm quản lý kho là gì?

1. Thế nào là quản lý kho?

Khái niệm kho được hiểu là nơi lưu trữ, chứa đựng và bảo quản các loại hàng hóa hay vật tư của tổ chức, doanh nghiệp, siêu thị… Tại các kho hàng, hàng tồn liên tục được kiểm kê và hoạt động xuất nhập kho diễn ra thường xuyên, nhằm cung ứng sản phẩm, hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Có thể nói, kho là nơi cần thiết, liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của nhà bán hàng.

Bên cạnh việc đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời cho khách hàng, kho hàng còn có nhiều vai trò cần thiết khác như:

•    Đảm bảo tính liên tục cho quá trình phân phối và sản xuất sản phẩm

•    Tiết kiệm chi phí vận chuyển, sản xuất và phân phối sản phẩm

•    Đảm bảo quá trình bán hàng được diễn ra liên tục, tránh tình trạng đình trệ, khi khách muốn mua mà không có hàng. Từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp

•    Kiểm soát số lượng sản phảm xuất ra, nhập vào, sso lượng hàng tồn kho, tránh hao hụt, mất mát hàng hóa

2. Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là công cụ hữu ích giúp các tổ chức kiểm soát những hoạt động hàng ngày của kho. Phần mềm quản lý kho giúp kiểm kê vật tư đã xuất – nhập vào kho, số lượng tồn kho, sản phẩm nào đã chuyển kho,… hiệu quả. Với phần mềm này, công tác quản lý số lượng hàng, vị trí sắp xếp của từng sản phẩm, tình trạng hàng hóa đều được kiểm soát chi tiết giúp cho quá trình bán hàng được liên tục, không bị gián đoạn.

Các phần mềm quản lý kho được biết đến như một giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý, vận chuyển, nhân sự và tránh thất thoát hàng hóa.

2. Giải pháp tối ưu nhất để quản lý kho

Hiện nay, các phương pháp quản lý kho truyền thống bằng giấy tờ, sổ sách gần như không còn hữu dụng bởi tiềm ẩn nhiều sai sót và rủi ro trong quá trình quản lý. Thay vào đó, những phần mềm quản lý kho lại đang lên ngôi và được đánh giá là giải pháp tốt nhất giúp các đơn vị kinh doanh online quản lý hàng hóa chuyên nghiệp hiệu quả.

– So sánh về chi phí giữa Excel và phần mềm quản lý kho

Là một ứng dụng sẵn có khi cài đặt Microsoft Office, Excel là công cụ văn phòng phổ biến được sử dụng để phục vụ cho các công việc văn phòng như quản trị nhập dữ liệu, thống kê dữ liệu, báo cáo tài chính,… Excel sở hữu các hàm tính toán, thống kê tiện lợi, hỗ trợ được nhiều công việc quản lý khác nhau. Tuy nhiên, để sử dụng Excel, người dùng phải trả phí mua bản quyền của Microsoft Office đến 11.499.000đ. Nếu không sử dụng bản quyền, nhiều khả năng Excel của bạn sẽ bị hạn chế một số tác vụ.

Khác với công cụ Excel, tiết kiệm chi phí chính là ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý kho. Người dùng hoàn toàn không phải trả bất kì khoản phí nào mới có thể sử dung. Mặc dù miễn phí nhưng các phần mềm quản lý kho hàng miễn phí vẫn đáp ứng được những nhu cầu cơ bản trong công tác quản lý kho như:

– Thống kê được số lượng hàng hóa hiện tại có trong kho

– Thống kê được số lượng hàng hóa nhập xuất theo ngày, tháng, năm

– Thống kê được những sản phẩm nào bán chạy nhất, mặt hàng nào còn tộn đọng nhiều để xử lý kịp thời

– Tính bảo mật và kiểm soát số liệu

Excel là công cụ văn phòng khá phức tạp khi có nhiều hàm tình toán, đòi hỏi người dùng phải có kiến thức tin học văn phòng tốt, sử dụng thành thạo mới có thể đáp ứng được việc kiểm soát số lượng hàng hóa khổng lồ cần quản lý trong kho. Mặt khác, Excel còn có một nhược điểm là tính bảo mật không cao, không đáp ứng được yêu cầu bảo mật của nhiều doanh nghiệp

Phần mềm quản lý kho thì khác, nó giúp người dùng khắc phục được hoàn toàn những nhược điểm của Excel. Đồng thời, phần mềm quản lý kho còn là “trợ thủ” đắc lực cho phép  người dùng theo dõi và quản lý tồn kho từ xa mà không phải trực tiếp đến kho để kiểm tra.

– So sánh về thời gian nhập dữ liệu

Khi sử dụng Excel để quản lý kho, người dùng cần phải nhập dữ liệu thủ công từng số liệu vào file Excel. Điều này tiềm ẩn nhiều nguy cơ nên dễ sai sót, nhầm lẫn.

Mặt khác, quản lý bằng Excel cũng khiến người dùng phải mất thời gian để tạo bảng, nhập hết các thông tin từ tên, mô tả sản phẩm, số lượng đã bán, số lượng tồn kho, giá nhập, giá bán, … Và với các đơn vị lớn có só lượng sản phẩm lên đến hàng ngàn mặt hàng thì việc quản lý kho bằng excel dường như không còn khả thi.

Với phần mềm quản lý kho miễn phí thì mọi chuyện sẽ khác. Người dùng chỉ việc quét mã vạch, mọi thông tin sản phẩm sẽ được cập nhật lên phần mềm. Giao diện phần mềm quản lý kho đơn giản cũng hiển thị trực quan, giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu và có độ chính xác cao hơn nhiều so với Excel.

– Chức năng báo cáo kinh doanh giữa Excel và phần mềm quản lý kho

Quản lý kho bằng Excel khiến người quản lý tốn rất nhiều thời gian và công sức cho việc thống kê và cập nhật dữ liệu hàng ngày. Khi cần làm báo cáo, người dùng lại phải lựa chọn hàm/ cột phù hợp để tạo biểu đồ hiển thị doanh thu hay số lượng hàng tồn. Sau khi tạo biểu đồ thành công, người dùng còn phải tự thay đổi màu sắc cho dễ nhìn hơn.

Phần mềm quản lý kho sẽ giúp các nhà quản lý kho nói không việc các công tác thực hiện thủ công này. Người dùng chỉ cần vào mục Báo cáo là sẽ xem được các biểu đồ trực quan, báo cáo số liệu chi tiết về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Người dùng còn có thể dễ dàng nắm bắt thông tin các sản phẩm, biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào nên đầu tư kinh doanh để thu được lợi nhuận cao.

– So sánh về vấn đề cập nhật số liệu

Công cụ Excel mặc dù hỗ trợ quản lý kho trên máy tính đơn giản nhưng lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục giữa các bộ phận với nhau. Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí với công nghệ đám mây sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin ngay tức thì.

Ví dụ: Khi hàng nhập thêm về kho, chuyên viên kho sẽ phải nhập số liệu vào trong file Excel và thông báo với bộ phận bán hàng thì mới biết có sự thay đổi. Vì thế, việc bán hàng đôi khi sẽ không cập nhật thông tin kịp thời. Nhưng nếu sử dụng phần mềm quản lý kho thì khi có sự thay đổi, tất cả các bộ phận liên quan đều nhận được thông báo trên hệ thống.

Nếu chỉ là hộ kinh doanh nhỏ thì tốt nhất nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí nếu như phần mềm đó có trọn vẹn các tính năng như một phần mềm trả phí, được cập nhật thường xuyên.

3. Thế nào là phần mềm quản lý kho tốt?

Những tính năng cần có của 1 phần mềm quản lý kho tốt nhất

•    Đăng ký, đăng nhập ứng dụng dễ dàng

•    Thêm sản phẩm và bán hàng với mã vạch

•    Quản lý và bán hàng theo mã SKU

•    Quản lý tồn kho theo từng biến thể, đơn vị quy đổi

•    Nhập hàng, trả hàng nhà gửi tới

•    Xuất kho và đẩy vận chuyển tự động

•    Báo cáo kho chi tiết

4. Các tính năng đặc trưng của phần mềm quản lý kho SSE

1. Cài đặt đơn giản

– Không yêu cầu máy tính có cấu hình cao
– Di chuyển đơn giản giữa các thiết bị
– Không cần cài lại khi cài đặt lại hệ điều hành
– Không yêu cầu mã số khi cài đặt
– Bản quyền miễn phí trọn đời

2. Thông minh, thân thiện với người dùng

– Cho phép tìm kiếm theo cả mã và tên trong màn hình nhập liệu
– Cho phép tìm kiếm thông minh theo từ, cụm từ hoặc chữ cái viết tắt của các từ
– Chuyển đổi nhanh và đơn giản giữa các màn hình nhập liệu
– Không yêu cầu nghiệp vụ

3. Tốc độ nhanh, an toàn và bảo mật

– Ngầm định tối đa các trường nhập liệu giúp đẩy nhanh tốc độ nhập liệu và giảm thiểu sai sót
– Tốc độ truy xuất báo cáo nhanh
– Cho phép phân quyền chi tiết theo chức năng nhiệm vụ
– Cho phép phần quyền chi tiết theo từng tác vụ
– Cho phép phân quyền theo đơn vị sử dụng và theo kho
– Phân quyền sử dụng quyển hóa đơn
– Theo dõi và ghi nhận toàn bộ quá trình sử dụng chi tiết đến từng tác động của người dùng lên hệ thống
– Tự động sao lưu số liệu khi cần thiết
– Cho phép sao chép số liệu vào ra chi tiết đến từng chứng từ, số dư, danh mục….
– Cho phép khôi phục lại số liệu tự động từ bản sao lưu

4. Nhiều tiện ích

– Thao tác chuyển đổi giữa các giao dịch hoặc giao dịch sang báo cáo vô cùng đơn giản và nhanh gọn chỉ bằng một – thao tác chuột phải.
– Cho phép đánh lại toàn bộ số chứng từ
– Cho phép in chứng từ hàng loạt
– Xóa chứng từ hàng loạt
– Quản lý chi tiết việc in ấn hóa đơn theo NĐ 51, tự động đóng dấu bản sao hoặc bản mẫu khi in vượt quá số lần in quy định của một hóa đơn
– Hỗ trợ kết nối với các thiết bị ngoại vi: Đầu đọc mã vạch, Két đựng tiền, máy kiểm kho
– Chuyển đổi nhanh giữa các màn hình chứng từ bằng chuột phải
– Mẫu báo cáo xuất Excel định dạng Unicode
– Cho phép người dùng tự tạo mẫu báo cáo và sửa mẫu báo cáo theo yêu cầu

5. Đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ chi tiết

– Quản lý chi tiết thông tin hàng hóa
– Quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng
– Tính giá vốn theo nhiều phương pháp
– Quản lý giới hạn tồn kho
– Hỗ trợ in mã vạch trực tiếp
– Hỗ trợ các thiết bị quét mã vạch, kiểm kê kho

6. Cập nhật chính sách miễn phí thường xuyên

– Khách hàng được cập nhật miễn phí các bản vá lỗi
– Cập nhật miễn phí và kịp thời các thay đổi thông tư của Nhà Nước
– Cập nhật miễn phí các bản nâng cấp

7. Tiết kiệm chi phí

– Nhỏ gọn trong quá trình cài đặt và thiết kế hướng mở đáp ứng nhiều nghiệp vụ cho nhiều ngành nghề khác nhau giúp hệ thống triển khai nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai
– Được thiết kế trên nền tảng công nghệ áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ nên không yêu cầu phải đầu tư nhiều cho thiết bị phần cứng (cơ sở hạ tâng) giúp giảm thiểu chi phí đầu tư.

Vì vậy, nội dung trình bày trên đây là những thông tin mà chúng tôi mang đến cho bạn đọc về tính năng của phần mềm quản lý kho SSE. Hy vọng đã trả lời được câu hỏi của bạn đọc. Nếu có vướng mắc phát sinh, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.