Văn Phòng Luật LVN

Phạm vi dự án là bản phác thảo chi tiết về tất cả các khía cạnh của dự án, bao gồm tất cả các hoạt động, nguồn lực, tiến trình và sản phẩm có liên quan, cũng như ranh giới của dự án. Phạm vi dự án cũng phác thảo các bên liên quan chính, các quy trình, giả định và ràng buộc, cũng như nội dung của dự án, những gì được bao gồm và những gì không thuộc dự án. Tất cả thông tin thiết yếu này được ghi lại trong một tuyên bố phạm vi.

Quản lí phạm vi dự án (Project Scope Management) là gì?

1. Project scope là gì

Thuật ngữ Project Scope được hiểu là phạm vi dự án, cụm từ này được ghép bởi từ “project” có nghĩa là dự án và “scope” có nghĩa là phạm vi. Phạm vi dự án là một trong bước rất cần thiết để có thể hướng đến hiệu quả của dự án. Khi thực hiện những dự án lớn, những người thuộc bộ phận quản lý của dự án đều cần xác định phạm vi dự án.

Việc xác định phạm vi dự án nhằm xác định nhiệm vụ, thời gian, mục tiêu và các chi phí của dự án. Việc này giúp bạn xác định được phạm vi, ranh giới dự án của mình và quản lý các công việc, bộ phận liên quan. Sau khi xác định được những yếu tố trên, người quản lý sẽ ghi lại hay cập nhật trong file có sẵn. Tài liệu này sẽ được sử dụng trong toàn bộ quá trình quản lý dự án, nó được coi là tài liệu chuẩn để các chuyên viên nhìn vào và xác định cũng như thực hiện công việc.

2. Quản lí phạm vi dự án

Khái niệm: Quản lí phạm vi dự án trong tiếng Anh được gọi là Project Scope Management.

Quản lí phạm vi dự án liên quan đến việc xác định những nội dung công việc mà dự án phải tiến hành và những công việc không thuộc về dự án.

Quản lí phạm vi dự án bao gồm các quá trình tiến hành nhằm xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện thành công dự án.

Phạm vi dự án là các công việc cần phải thực hiện để tạo ra sản phẩm/dịch vụ hoặc một kết quả với những đặc điểm và tính năng hoạt động đã xác định trước. Kết quả của dự án cung cấp cho khách hàng có thể là sản phẩm, dịch vụ hoặc một bản báo cáo.

Ví dụ, một dự án nghiên cứu thị trường mà một công ty tư vấn thực hiện theo một bản hợp đồng với khách hàng sẽ bao gồm các hoạt động nghiên cứu tiến hành để cho ra kết quả nghiên cứu đáp ứng được những yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng nhất định đã được xác định trước trong hợp đồng thoả thuận với khách hàng.

3. Ý nghĩa

Quản lí phạm vi có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện thành công dự án. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc xác định phạm vi và kết quả đầu ra của dự án không rõ ràng thường là nhân tố gây trở ngại đến việc thực hiện thành công dự án.

Trong một nghiên cứu lớn liên quan đến hơn 1400 nhà quản lí dự án ở Mỹ và Canada do Gobeli và Larson tiến hành cho thấy có khoảng 50% các vấn đề trong quá trình lập kế hoạch liên quan đến việc xác định phạm vi và mục tiêu của dự án không rõ ràng.

Kết quả của nhiều nghiên cứu khác cũng cho thấy có mối liên quan chặt chẽ giữa thành công của dự án và quản lí phạm vi dự án.

4. Nội dung

Quản lí phạm vi dự án bao gồm những nội dung sau:

– Thu thập yêu cầu – nhu cầu của khách hàng và của các chủ thể dự án

– Xác định phạm vi – phát triển bản mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm

– Phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc (Work Breakdown Structure – WBS) – việc tiến hành chia nhỏ một cách liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành các phần việc nhỏ hơn có thể quản lí được.

– Kiểm tra và thống nhất phạm vi dự án – chấp thuận các đầu ra của dự án một cách chính thức

– Kiểm soát phạm vi dự án – thu thập thông tin về phạm vi dự án và kiểm soát thay đổi về phạm vi dự án

5. Phương pháp xác định phạm vi dự án hiệu quả

Nắm được Project Scope có tầm cần thiết ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của dự án. Vậy cách để xác định phạm vi của dự án thế nào? Cần phải xác định chính xác phạm vi dự án mới có thể đánh giá được các vấn đề liên quan thuộc dự án đó.

Các bước xác định phạm vi của dự án sẽ bao gồm:

Bộ phận quản lý xác định sản phẩm cuối cùng. Cần xác định sản phẩm cả bên trong lẫn bên ngoài, những sản phẩm mà bạn đang thực hiện quảng bá hay bán hàng.
Xác định chức năng và các dữ liệu liên quan. Các dữ liệu ở đây như tài liệu, thỏa thuận, các quy trình quản lý,…
Dự đoán biến đổi trong phạm vi dự án rất cần thiết. Điều này giúp nhà quản lý dự án lường trước được những sự việc có thể thay đổi trong phạm vi dự án và đưa ra những sự chuẩn bị hay giải pháp thích hợp.
Thời gian và địa điểm cần thuộc dự án. Cùng nhiều những tiêu chí khác tùy thuộc từng ngành kinh tế khác nhau.

6. Bản mô tả phạm vi dự án là gì

Bản mô tả phạm vi dự án trong tiếng Anh được gọi là Project Scope Statement. Kết quả của việc xác định phạm vi dự án là bản mô tả phạm vi dự án. Bản mô tả phạm vi dự án mô tả chi tiết các đầu ra của dự án và các công việc tiến hành để tạo ra các đầu ra.

7. Nội dung bản mô tả phạm vi dự án

Trong một bản mô tả dự án sẽ bao gồm những nội dung sau đây:

Mô tả phạm vi sản phẩm: Đây là bản mô tả chi tiết các tính chất, đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ hay kết quả công việc
Các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm: Xác định rõ ràng những tiêu chuẩn để sản phẩm có thể qua khâu kiểm duyệt cuối cùng trước khi đưa ra thị trường
Các đầu ra của dự án: Đầu ra bao gồm cả sản phẩm/dịch vụ và các kết quả bổ trợ khác như các tài liệu và các báo cáo quản lí dự án
Phần công việc không thuộc dự án: Xác định những nội dung công việc không thuộc dự án. Mô tả rõ những gì không thuộc phạm vi dự án nhằm giúp quản lí mong đợi của khách hàng
Những ràng buộc của dự án: Liệt kê và mô tả các ràng buộc của dự án ví dụ ngân sách dự án, thời gian hoàn thành dự án hoặc tiến độ hoàn thành các hạng mục công việc chính
Các giả định dự án: Những giả định về những sự cố gây ảnh hưởng đến dự án cùng phương pháp giải quyết hiệu quả

8. Vai trò của bản mô tả phạm vi dự án

Bản mô tả phạm vi dự án tạo ra sự hiểu biết thống nhất giữa tất cả các chủ thể dự án. Chỉ ra rõ cả những nội dung gì không thuộc phạm vi dự án để giúp cho việc quản lí mong đợi của các chủ thể dự án.

Bản mô tả phạm vi dự án cho phép nhóm dự án tiến hành lập kế hoạch chi tiết trong quá trình thực hiện. Cung cấp cơ sở để đánh giá liệu các yêu cầu thay đổi dự án hoặc khối lượng công việc bổ sung có nằm trong phạm vi dự án hay không.

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam