Quản lý dự án là gì? Mô tả công việc quản lý dự án phần mềm

1. Quản lý dự án là gì

Dự án bao gồm các hoạt động được điều phối và kiểm soát, từ ngày khởi đầu cho đến kết thúc, được thực hiện và quản lý chặt chẽ về mặt thời gian và chi tiết công việc, nguồn lực và chi phí để đạt yêu cầu đặt ra. Quản lý dự án tức là áp dụng các kiến thức, công cụ, tài nguyên và kỹ thuật vào dự án để đáp ứng yêu cầu công việc, tối ưu nhất và đạt kết quả tốt nhất.

Đây thực chất không phải là một ngành nghề mới mẻ nhưng không phải ai cũng biết quản lý dự án học trường nào. Nếu bạn đang là thí sinh trước thềm chọn ngành thi đại học và quan tâm tới lĩnh vực này thì hãy cân nhắc các trường như: Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Công nghệ & Giao thông vận tải, Học viện Chính sách Phát triển,…

2. Mô tả công việc quản lý dự án

Công tác quản lý dự án rất cần thiết nhằm đảm bảo cho dự án được tiến hành đúng chất lượng và tiến độ cam kết. Công việc cụ thể của người quản lý dự án là gì? Bao gồm:

• Quản lý tiến độ và chất lượng của dự án thông qua công tác kiểm tra, kiểm soát, đánh giá các công việc đang thực hiện, các công chưa thực hiện để điều chỉnh cho phù hợp.
• Đối chiếu thông tin kết quả thực hiện các khâu với kế hoạch lập ra ban đầu để giám sát tiến độ, điều chỉnh kịp thời nhằm hoàn thành dự án đúng thời gian cam kết.
• Đảm bảo an toàn lao động: Là người quản lý không chỉ cần tối ưu công việc, tiết kiệm chi phí mà còn cần đảm bảo yếu tố an toàn lao động cho chuyên viên. Đặc biệt đối với các dự án ở lĩnh vực đặc thù thì vấn đề này cần được quan tâm nhiều hơn.
• Quản lý rủi ro: Biến động môi trường, lãi suất, đối tác hay đối thủ đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của dự án. Vì vậy, người quản lý dự án cần quản lý tốt rủi ro để có thể đưa ra phương án ứng phó kịp thời.
• Đảm bảo các công tác quản lý khác như quan tâm đến chuyên viên, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, báo cáo tiến độ dự án, tình trạng, hiệu quả của dự án theo thời gian.

Để hoàn thành được công việc quản lý dự án cần người có kinh nghiệm chuyên môn, có kỹ năng quản lý và các kỹ năng khác.

3. Hình thức và mô hình quản lý dự án

Ai là người quản lý dự án? Hình thức và mô hình tổ chức quản lý thế nào? Bao gồm:

Chủ đầu tư sẽ trực tiếp quản lý dự án

Với cách thức này, chủ đầu tư sẽ sử dụng nhân lực có sẵn của mình để tiến hành quản lý hoặc lập ban quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát và theo dõi tiến độ thực hiện. 

Để có thể tổ chức quản lý dự án theo cách thức này thì chủ đầu tư cần có kiến thức chuyên ngành cùng kỹ năng quản lý dự án để có thể đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiêu chuẩn, đúng kế hoạch và kịp tiến độ đã đặt ra.

Ban quản lý chuyên ngành dự án

Chủ đầu tư sẽ giao trách nhiệm quản lý cho ban quản lý chuyên ngành hoặc sử dụng tổ chức bên ngoài có đủ trình độ và kiến thức chuyên môn để quản lý dự án. Ban quản lý chuyên ngành là tổ chức pháp nhân độc lập, chịu toàn bộ trách nhiệm về dự án trước pháp luật và chủ đầu tư: tiến độ, chất lượng, an toàn lao động…

Hình thức “Chìa khóa trao tay”

Dự án được thầu lại bởi một hoặc một số đơn vị thực hiện, cam kết hoàn thành đi kèm các thỏa thuận giữa các bên. 

Sau khi hoàn thành, chủ đầu tư nghiệm thu và đánh giá kết quả, thực hiện hợp đồng đã ký kết với nhà thầu.

Quản lý dự án sử dụng bộ phận chức năng

Khác với việc thành lập ban quản lý chuyên ngành, với mô hình này chủ đầu tư sẽ giao trách nhiệm cho phòng chức năng. Dự án đó thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ vừa thực hiện vừa kiểm tra, giám sát và quản lý chất lượng, tiến độ để báo cáo với cấp trên.

Ban quản lý dự án chuyên trách

Chủ đầu tư sử dụng ban quản lý chuyên trách, tức là thực hiện toàn bộ công việc có liên quan đến dự án đó. Mô hình này được áp dụng khá nhiều bởi có thể giải quyết khâu nhân lực quản lý dự án tốt hơn và hiệu quả hơn.

Các cách thức trên đều có thể áp dụng cho quản lý dự án xây dựng, quản lý dự án phần mềm, quản trị dự án đầu tư…

Kỹ năng cần có để quản lý dự án

Kỹ năng lãnh đạo

Là người quản lý dự án bắt buộc phải có kỹ năng lãnh đạo để có thể quản lý dự án tốt bởi công việc này không chỉ quản lý tiến độ, quản lý công việc mà còn cần quản lý con người.

Kỹ năng giao tiếp

Bạn không thể nào trở thành nhà quản lý dự án giỏi nếu không biết cách giao tiếp, không truyền đạt thông tin rõ ràng đến nhân sự, đối tác. Cho nên nếu muốn trở thành người quản lý thì bạn cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp cho mình.

Kỹ năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch là công việc cần thiết của người quản lý, không biết lập kế hoạch hoặc lập kế hoạch không hiệu quả thì sẽ không thể thực hiện tiến độ dự án đúng và đạt chất lượng đặt ra. 

Quản lý rủi ro – tối ưu chi phí

Nhạy bén nắm bắt biến đổi của môi trường, tối ưu chi phí, biến động nhân sự… sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng ứng phó kịp thời. Từ đó đảm bảo hoàn thành tốt công tác quản lý dự án từ ngày bắt đầu cho đến khi kết thúc.

4. Triển vọng việc làm quản lý dự án

Sự phát triển của thời đại quốc tế hóa, Việt Nam luôn không ngừng đi lên về cơ sở vật chất, kỹ thuật cùng các dự án phát triển kinh tế. Vì thế, triển vọng việc làm quản lý dự án luôn không ngừng mở rộng, tạo nên cơ hội sự nghiệp lý tưởng cho nhiều người lao động. Tuy nhiên, để có thể hoàn thành tốt công việc đòi hỏi ứng viên không chỉ có kinh nghiệm chuyên ngành mà còn cần các kỹ năng mềm hỗ trợ.

Do đó, để có sự ổn định và vững chắc trên con đường sự nghiệp bạn cần trang bị trọn vẹn cho mình các kiến thức chuyên môn, các bằng cấp chứng chỉ có liên quan đến công việc như chứng chỉ quản lý dự án, biết sử dụng các phần mềm quản lý, sử dụng thành thạo tin học văn phòng, giỏi tiếng Anh là một lợi thế…

Mặc dù cơ hội việc làm quản lý dự án đang rộng mở tuy nhiên cũng có tính cạnh tranh cao bởi đãi ngộ hấp dẫn, chế độ tốt, lương cao hơn các công việc khác. Mức lương cụ thể còn tùy thuộc vào công ty, doanh nghiệp cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp của từng ứng viên.