Quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng [Chi tiết]

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn hết sức quen thuộc với chúng ta, đặc biệt là khi có sự mua bán hàng hóa. Để xác định một hóa đơn có hợp lệ được không thì phải xét đến những thành phần bắt buộc có trên hóa đơn, trong đó có chữ ký. Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành có quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng nhằm kiểm soát tình trạng hợp lệ của hóa đơn. Bài viết này sẽ trình bày về quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng. 

Quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng [Chi tiết]

1. Hóa đơn là gì?

Thông tư 39/2014/TT-BTC hết hiệu lực từ ngày 01/11/2020 theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Tuy nhiên, Khoản 2 Điều 26 được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 88/2020/TT-BTC gia hạn hiệu lực Thông tư 39/2014/TT-BTC đến hết ngày 30/6/2023. 

Do đó, căn cứ vào Khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn được định nghĩa như sau: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. 

1.1 Các loại hóa đơn 

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn gồm các loại sau: 

– Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

+ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa. 

+ Hoạt động vận tải quốc tế. 

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. 

– Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

+ Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

+ Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

– Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, cách thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

1.2 Hình thức của hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện bằng các cách thức sau:

– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo hướng dẫn tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. 

– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do đơn vị thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

2. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? 

Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) hay còn gọi là VAT, do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với đơn vị thuế, hóa đơn đỏ chính là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán, bên cung ứng dịch vụ xuất cho bên mua, bên sử dụng dịch vụ.

Hoá đơn giá trị gia tăng có vai trò như sau:

+ Là bằng chứng về việc mua bán hàng hóa dịch vụ. 

+ chứng từ, là cơ sở ban đầu mà doanh nghiệp dùng để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tiễn phát sinh, hoàn thuế và xác định những chi phí hợp lệ khi tính thuế đối với đơn vị thuế.  

3. Quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng

3.1 Những quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng

Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định bắt buộc người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

+ Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực , không sử dụng bút phai màu.

+ Không được ký bằng mực đỏ.

+ Chữ ký phải là chữ ký tươi không sử dụng bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

+ Không được sửa chữa, tẩy xóa chữ ký.

+ Chữ ký của một người phải thống nhất và đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.

+ Bên gửi tới hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người trực tiếp khác ký. Điền trọn vẹn họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.

+ Bên mua hàng không nhất thiết phải có chữ ký trong trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX … Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX…

3.2 Xử phạt đối với vi phạm quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng 

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 xử phạt hành chính vi phạm sau về chữ ký. Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng với các vi phạm:

+Tẩy xóa sửa chữa chữ ký.

+ Ký hóa đơn gtgt bằng mực màu đỏ, mực phai màu.

+ Ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

+ Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng với các hành vi

+ Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo hướng dẫn của hóa đơn giá trị gia tăng thuộc trách nhiệm của người ký.

+ Ký hóa đơn mà không đúng thẩm quyền.

+ Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.

+  Không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên hóa đơn.

Trên đây là toàn bộ nội dung về vấn đề quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng mà chúng tôi gửi đến quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu có câu hỏi hoặc cần hỗ trợ trong các lĩnh vực hóa đơn, chứng từ thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất. Chúng tôi có các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ mà bạn cần.