Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào theo quy định

Theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; từ ngày 01/07/2023, toàn bộ doanh nghiệp cả nước phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn câu hỏi về quy trình chuyển đổi, sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây, LVN Group sẽ cùng các bạn nghiên cứu về quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào.

Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử

I. Hóa đơn điện tử đầu vào là gì

1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.
• Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

2. Hóa đơn điện tử đầu vào là gì

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào về bản chất là vẫn là các loại hóa đơn thông thường, nhưng tên gọi “hóa đơn đầu vào” được sử dụng trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, thể hiện cho các khoản chi của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử đầu vào có thể được hiểu là một hình thái của hóa đơn đầu vào, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

II. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

1. Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì

Lưu trữ chứng từ điện tử là cách thức sao chép toàn bộ các dữ liệu chứng từ bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Mặt khác chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của chứng từ điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau: file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML). Trong đó:

• Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.
• File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

Theo quy định của Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử: Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực hiện trong 10 năm cũng tương tự như khi công ty sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy. Công ty sẽ chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến khi lưu trữ hóa đơn điện tử.

2. Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ quy định tại Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ cần đảm bảo:

• Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, trọn vẹn, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo hướng dẫn của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng cách thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn do đơn vị thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

• Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo hướng dẫn lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

III. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử trọn vẹn, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất. Sau đây, LVN Group sẽ hướng dẫn cho bạn đọc các cách để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào:

Cách 1: Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Để tránh tình trạng thất lạc email hóa đơn điện tử giữa muôn vàn các email thông tin khác. Thì cách tốt nhất chính là kế toán nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty.

Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào bằng email, sau đó in ra giấy để lưu trữ

Hầu hết các kế toán đã quen với quy trình công tác thủ công với hóa đơn giấy. Cách này sẽ tốn nhiều phi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn. Tuy nhiên, cách này sẽ giúp bạn không bị mất dữ liệu hóa đơn khi quản lý bằng email. Đây chưa phải là cách hay khi đã có phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.

Cách 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Cách lưu hóa đơn điện từ này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn. Các khoản chi phí chỉ tính cho lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một folder trên máy tính hoặc tạo folder trên google drive. Đồng thời cách này cũng dễ thao tác đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Cách này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Căn cứ:

• Khởi tạo Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm.
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được.
• Tự động cập nhật thông tin lên phần mềm kế toán.

Trên đây là toàn bộ nội dung nội dung trình bày Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào do LVN Group gửi tới đến cho bạn đọc. Nếu bạn đọc còn câu hỏi về nội dung lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website: https://lvngroup.vn/ để được trả lời câu hỏi nhanh chóng và kịp thời.