Quy định pháp luật hiện hành về mở văn phòng đại diện [2023]

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở. Sau đây là: Quy định pháp luật hiện hành về mở văn phòng uỷ quyền [2023]

Chức năng của văn phòng uỷ quyền

Nhìn chung, văn phòng uỷ quyền được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, gửi tới thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, uỷ quyền công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:

1. Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được đơn vị chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
2. Thực hiện các công việc báo cáo với các đơn vị chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
3. Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo hướng dẫn riêng của doanh nghiệp.
4. Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
5. Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
6. Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
7. Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động chuyên viên.
8. Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
9. Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
10. Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ chuyên viên tại cơ sở.

 

Văn phòng uỷ quyền có được ký hợp đồng không?

Căn cứ theo Luật Thương mại năm 2005 Điều 18 khoản 3:

“Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng uỷ quyền có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.”

Trường hợp là uỷ quyền của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Theo nghị định 72/2006/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại điều 20 khoản 3:

“Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.”

Đối với trường hợp này thì người đứng đầu văn phòng đại điện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể giao kết hợp đồng mua bán nếu được sự ủy quyền bằng văn bản của Công ty. Việc ủy quyền sẽ phải bằng văn bản và chỉ cho từng lần giao kết hợp đồng.

Vì vậy văn phòng uỷ quyền không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng trừ trường hợp đó là văn phòng uỷ quyền của thương nhân, công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Ngoài lưu ý cần thiết về thẩm quyền nêu trên khi tham gia giao dịch và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần cân nhắc về điều lệ, quy chế công ty của các doanh nghiệp thành lập để hiểu rõ hơn về thẩm quyền và hoạt động của chủ thể này, nhằm bảo vệ tốt nhất quyền lợi của mình.

 

Văn phòng uỷ quyền có được xuất hóa đơn không

Trong quá trình kinh doanh, khi đối tác muốn kí hợp đồng làm ăn, một văn phòng uỷ quyền hợp pháp có được xuất hóa đơn không? Căn cứ theo điểm b, khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về việc xuất hóa đơn như sau:

” Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.

Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết trọn vẹn, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo trọn vẹn số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không gửi tới tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy chứng từ” hoặc “người mua không gửi tới tên, địa chỉ, mã số thuế”.”

Có thể nói, việc hạch toán của văn phòng uỷ quyền là phụ thuộc vào doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng uỷ quyền. Do vậy, văn phòng này không có hoạt động thu chi vì thế sẽ không tiến hành khai thuế.

Nếu trong trường hợp có phát sinh việc mua hàng hóa và trực tiếp thanh toán để phục vụ cho mục đích hoạt động thì hóa đơn có thể xuất mang tên văn phòng uỷ quyền và sau đó hóa đơn sẽ được chuyển về cho trụ sở chính để tiến hành kê khai thuế.

Còn nếu trong trường hợp phát sinh việc mua hàng hóa nhưng những chi phí ấy do trụ sở chính trực tiếp thanh toán thì trên hóa đơn sẽ ghi thông tin của trụ sở chính tại tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế người mua”.

 

Thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền

Thủ tục xin thành lập một văn phòng uỷ quyền gồm các giấy tờ như sau:

• Thông báo về việc lập văn phòng uỷ quyền (do người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng uỷ quyền của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
• Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng uỷ quyền của Hội đồng quản trị
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng uỷ quyền;
• Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do đơn vị có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
• Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);
• Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);
• Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;