Quy định pháp luật về hủy hóa đơn giá trị gia tăng [2023]

1. Quy định về hủy hóa đơn

Theo tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về thủ tục hủy hóa đơn GTGT cụ thể :

1.1 Hóa đơn được xác định đã hủy

Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.

Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.

1.2 Các trường hợp hủy hóa đơn

Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với đơn vị thuế. Trường hợp đơn vị thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày đơn vị thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo hướng dẫn của pháp luật.

Trường hợp thay đổi tên, địa chỉ công ty : Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên từ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ . Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thục hiện hủy hết các số háo đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với đơn vị thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp hóa đơn GTGT viết sai: Nếu viết sai hóa đơn mà chưa kê khai thì chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai là được không cần phải làm thủ tục hủy hóa đơn. Trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn điều chỉnh không phải hủy hóa đơn.

Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Hủy hóa đơn của đơn vị thuế : Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng. Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in.

Thời hạn nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn GTGT : Chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn

Các cách thức hủy hóa đơn GTGT : cắt góc ( cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị ), đốt, xé nhỏ. Tùy từng chi cục thuế sẽ yêu cầu cách thức khác nhau.

 

2. Xử lý hóa đơn trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng

Tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với đơn vị thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng trong các trường hợp sau:

– Tổ chức, hộ, cá nhân được đơn vị thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế) phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng.

– Tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.

– Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của đơn vị thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.

– Hóa đơn mất, cháy, hỏng

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có trách nhiệm thông báo hết giá trị sử dụng của các hóa đơn sau:

– Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với đơn vị thuế thuộc các trường hợp nêu trên.

– Hóa đơn chưa lập mà tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không thông báo với đơn vị thuế;

– Hóa đơn chưa lập của tổ chức, hộ, cá nhân tự ý ngừng kinh doanh nhưng không thông báo với đơn vị thuế;

– Hóa đơn mua của đơn vị thuế mà tổ chức, hộ, cá nhân có hành vi cho, bán.