Quy định pháp luật về việc hủy hóa đơn điện tử

Thông tư 78 và nghị định 123 đã có nhiều quy định mới về việc đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy theo hướng dẫn mới, việc hủy hóa đơn có sai sót được thực hiện thế nào vẫn còn nhiều khách hàng câu hỏi. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến Quy định pháp luật về việc hủy hóa đơn điện tử. 

Căn cứ pháp lý 

Nghị định 123/2020/NĐ-CP 

Nghị định 119/2018/NĐ-CP

1. Hủy hóa đơn điện tử là gì ? 

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử là cách thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử và sao lưu trực tuyến để không thể tra cứu hóa đơn theo mọi cách thức. Quá trình hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa.

Hủy hóa đơn được giải thích tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó, hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Vì vậy, có thể hiểu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử 

Các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử cụ thể trong các trường hợp sau:

• Hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử

Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có mã của Cơ quan Thuế và phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn. Sau 31/10/2020 các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của Cơ quan Thuế.

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng

Theo Khoản 3, Điều 27, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, quy định nếu đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày kể từ thời gian không còn sử dụng.

• Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì hai bên lập văn bản thỏa thuận rõ sai sót. Sau đó, người bán thông báo tới Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế.

Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế. Đồng thời, người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử 

Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trình tự hủy hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

– Người bán thông báo về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót với đơn vị thuế và lập hóa đơn điện tử mới (ký số) theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA;

– Cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua;

– Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của đơn vị thuế.

Đối với trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi gửi tới dịch vụ  theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không có bước đơn vị thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi người mua.

4. Thời điểm thông báo hủy hóa đơn điện tử 

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 thì trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của đơn vị thuế thì người bán sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo đến đơn vị thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Tuy nhiên, người bán nên thực hiện việc thông báo ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót trong trường hợp phải hủy để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn.

5. Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử 

Theo Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, cá nhân có hóa đơn hết giá trị sử dụng phải hủy hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với Cơ quan Thuế. Trong trường hợp Cơ quan Thuế thông hóa hóa đơn không còn giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện cưỡng chế nợ thuế) thì tổ chức, đơn vị, cá nhân phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày Cơ quan Thuế thông báo hoặc tìm lại được hóa đơn đã mất.

Quá trình hủy hóa đơn đã lập phải được thực hiện theo hướng dẫn pháp luật về kế toán. Khi tiến hành hủy hóa đơn của tổ chức kinh doanh, đơn vị đó phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn và tiến hành lập hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm: Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, Biên bản hủy hóa đơn và Thông báo kết quả hủy hóa đơn.

Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập thành hai bản, một bản đơn vị lưu và một bản để gửi đến Cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp, tổ chức trong thời gian 5 ngày kể từ ngày hủy hóa đơn. Hộ, cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, tuy nhiên vẫn phải lập hồ sơ hủy hóa đơn. Với những hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy mà xử lý theo hướng dẫn của pháp luật.

Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Quy định pháp luật về việc hủy hóa đơn điện tử”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.