Quy định về chức năng của trưởng văn phòng đại diện? [2023]

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Quy định pháp luật hiện hành về chức năng  trưởng văn phòng uỷ quyền thế nào?

Trưởng văn phòng uỷ quyền là gì ?

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 07/2016 quy định:

1. Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

2. Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

3. Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều này mà người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh trở lại công tác tại Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh.

5. Trường hợp người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền, Chi nhánh.

6. Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

b) Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

c) Người uỷ quyền theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

d) Người uỷ quyền theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo hướng dẫn pháp luật Việt Nam.

7. Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

8. Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền của một thương nhân nước ngoài khác;

b) Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền của cùng một thương nhân nước ngoài;

c) Người uỷ quyền theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo hướng dẫn pháp luật Việt Nam.

Trưởng văn phòng uỷ quyền có được ký hợp đồng?

Văn phòng uỷ quyền (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Trong phạm vi hoạt động của mình, VPĐD có chức năng như văn phòng liên lạc; xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác; nghiên cứu thị trường; theo dõi, đôn đốc thực hiện các hợp đồng đã ký và các chức năng khác theo hướng dẫn của pháp luật. VPĐD không có chức năng kinh doanh nên không được phép ký kết hợp đồng vì mục đích kinh doanh, mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa.

VPĐD được ký những hợp đồng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của VPĐD như thuê địa điểm đặt VPĐD, thuê lao động. Trong trường hợp doanh nghiệp chính ủy quyền cho người đứng đầu VPĐD giao kết hợp đồng hoặc sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì doanh nghiệp đó phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết. Vì vậy, chỉ khi có hợp đồng ủy quyền, trưởng VPĐD mới có thể thay mặt công ty ký hợp đồng mua bán nhân danh công ty.

Quyền và nghĩa vụ của trưởng văn phòng uỷ quyền

Người đứng đầu VPĐD/ CN phải chịu trách nhiệm trước Công ty mẹ về hoạt động của VPĐD/ CN trong phạm vi được Công ty mẹ ủy quyền theo quyết định bổ nhiểm và ủy quyền trước đó.
Người đứng đầu VPĐD/ CN phải chịu trách nhiệm về các hoạt động trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được Công ty mẹ ủy quyền.
Trường hợp người đứng đầu VPĐD được Công ty mẹ ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì Công ty mẹ phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

XỬ LÝ KHI TRƯỞNG VPĐD/ CN KHÔNG HIỆN DIỆN TẠI VIỆT NAM

Người đứng đầu VPĐD/ CN phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của trưởng VPĐD/ CN theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của Công ty mẹ. Trưởng Văn phòng CN vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo hướng dẫn tại Khoản 3 mà người đứng đầu VPĐD/ CN chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu VPĐD/ CN trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi Trưởng Văn phòng/ CN trở lại công tác hoặc cho đến khi Công ty mẹ bổ nhiệm người khác làm Trưởng Văn phòng/ CN.
Trường hợp người đứng đầu VPĐD/ CN không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Trưởng VPĐD/ CN, hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì Công ty mẹ phải bổ nhiệm người khác làm Trưởng Văn phòng, CN.

TRƯỞNG VĂN PHÒNG/ CN KHÔNG ĐƯỢC KIÊM NHIỆM

Người đứng đầu VPĐD của Công ty mẹ không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
Trưởng CN của cùng một Công ty mẹ.
Trưởng CN của Công ty mẹ khác.
Người uỷ quyền theo pháp luật của Công ty mẹ đó hoặc Công ty mẹ khác.
Người uỷ quyền theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo hướng dẫn pháp luật Việt Nam.
Người đứng đầu CN của Công ty mẹ không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

Trưởng VPĐD của cùng một Công ty mẹ.
Trưởng VPĐD của một Công ty mẹ khác.
Người uỷ quyền theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo hướng dẫn pháp luật Việt Nam.

TRƯỞNG VPĐD/ CN PHẢI TUÂN THỦ CÁC QUY ĐỊNH VỀ LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
Là người nước ngoài công tác tại Việt Nam, Trưởng VPĐD/ CN hoặc người lao động tại VPĐD/ CN có thể được hưởng những ưu đãi về thuế, visa và một số thủ tục hành chính khác. Tuy nhiên, người lao động nước ngoài tại Việt Nam đồng thời phải tuân thủ các quy định địa phương liên quan để tránh phát sinh rủi ro về sau. Danh mục các thủ tục tuân thủ cần thiết đối với người lao động nước ngoài tại Việt Nam cần lưu ý gồm: