Quy định về đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; từ ngày 01/07/2023, toàn bộ doanh nghiệp cả nước phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn câu hỏi về quy trình đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây, LVN Group sẽ cùng các bạn nghiên cứu về quy định về phát hành hóa đơn điện tử.

Quy định về đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

I. Hóa đơn điện tử là gì

1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.
• Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Nội dung trên hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP; khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo trọn vẹn các thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời gian người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời gian ký số trên hóa đơn khác thời gian lập hóa đơn thì thời gian khai thuế là thời gian lập hóa đơn.
• Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.
• Nội dung khác trên hóa đơn.

>> Xem thêm: Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo hướng dẫn pháp luật 

II. Quy định về đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

1. Quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế không phải trả tiền dịch vụ.
• Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo cách thức gửi trực tiếp đến đơn vị thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, theo Khoản 6, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán cần có trách nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với biên lai thu phí, lệ phí, theo Khoản 4, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp đơn vị thuế thông báo chuyển đổi áp dụng biên lai điện tử theo định dạng của đơn vị thuế thì tổ chức thực hiện chuyển đổi để áp dụng, đăng ký sử dụng, thông báo phát hành theo Điều 34, Điều 36 và Điều 38 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Căn cứ Khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:

• Kể từ thời gian đơn vị thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp hóa đơn điện tử do Cục thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo khoản 3 Điều 24, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm: Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in); ngày lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, tên, chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật và dấu của đơn vị.
• Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
• Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành hoặc mẫu hóa đơn Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại Điều này.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế, đã mua hóa đơn của đơn vị thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2023 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo hướng dẫn tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Hồ sơ đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

– Đối với trường hợp đăng ký sử dụng thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử:

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử.

– Đối với trường hợp đăng ký sử dụng trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về vấn đề tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với đơn vị thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Hồ sơ đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

4. Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trong thời hạn 01 ngày công tác kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị thuế sẽ gửi lại thông báo điện tử bằng Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến đơn vị thuế, nếu được chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày công tác kể từ ngày đơn vị thuế gửi Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

Trên đây là toàn bộ nội dung nội dung trình bày Quy định đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử do LVN Group gửi tới đến cho bạn đọc. Nếu bạn đọc còn câu hỏi về nội dung đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website: https://lvngroup.vn/ để được trả lời câu hỏi nhanh chóng và kịp thời.