Quy định về định dạng hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất

Hóa đơn điện tử đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hiện nay. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa rõ quy định pháp luật về việc áp dụng hóa đơn điện tử. Theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; từ ngày 01/07/2023, toàn bộ doanh nghiệp cả nước phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết này, LVN Group sẽ cùng bạn đọc nghiên cứu về quy định về định dạng hóa đơn điện tử theo pháp luật hiện hành.

Quy định về định dạng hóa đơn điện tử

I. Hóa đơn điện tử là gì

1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.
• Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Nội dung trên hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP; khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo trọn vẹn các thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời gian người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời gian ký số trên hóa đơn khác thời gian lập hóa đơn thì thời gian khai thuế là thời gian lập hóa đơn.
• Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.
• Nội dung khác trên hóa đơn.

Xem thêm: Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo hướng dẫn pháp luật 

II. Định dạng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định định dạng hóa đơn điện tử như sau:

“1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã đơn vị thuế.

3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và gửi tới công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định này.

4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến đơn vị thuế bằng cách thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị trọn vẹn, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.”

Vì vậy, cần lưu ý các điều sau khi định dạng hóa đơn điện tử:

– Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML theo tiêu chuẩn định dạng của đơn vị thuế.

– Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “extensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

– Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã đơn vị thuế.

Trên đây là toàn bộ nội dung nội dung trình bày Quy định về định dạng hóa đơn điện tử do LVN Group gửi tới đến cho bạn đọc. Nếu bạn đọc còn câu hỏi về nội dung quy định về việc định dạng hóa đơn điện tử. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website: https://lvngroup.vn/ để được trả lời câu hỏi nhanh chóng và kịp thời.