Quy định về đóng dấu treo trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng chứng từ không thể thiếu những trường hợp gặp phải sai sót hoặc những sự cố không mong muốn, tuy nhiên pháp luật cho phép các cá nhân, doanh nghiệp có thể điều chỉnh. Bài viết dưới đây của Luật LVN Group sẽ gửi tới cho quý bạn đọc Quy định về đóng dấu treo trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

1. Biên bản điều chỉnh chứng từ là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để sử dụng khi hóa đơn có những sai sót về ngày, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung hóa đơn.

Căn cứ của điều chỉnh hóa đơn chính là việc phát hành hóa đơn. Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại đơn vị thuế) thì phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp.

Trên thông báo phát hành hóa đơn phải bao gồm những thông tin: tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email, các loại hóa đơn phát hành, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn, tên và mã số thuế của đơn vị trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử, tên và mã số thuế của đơn vị cung ứng phần mềm tự in hóa đơn; ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp, đóng dấu đơn vị.

Trường hợp các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm chứng từ thu phí dịch vụ tự in thì gửi Thông báo phát hành chứng từ kèm theo chứng từ mẫu đến đơn vị thuế quản lý, đăng ký cấu trúc tạo số chứng từ, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.

Đối với các số chứng từ đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ chứng từ, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và đơn vị thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng chứng từ đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành chứng từ đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi đơn vị thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số chứng từ đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với đơn vị thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên chứng từ, gửi bảng kê chứng từ chưa sử dụng và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành chứng từ đến đơn vị thuế nơi chuyển đến. Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số chứng từ đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số chứng từ chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ chứng từ với đơn vị thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành chứng từ mới với đơn vị thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã phát hành thì phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn.

Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, người lập cần chú ý những điểm sau đây:

– Khi phát hiện lỗi sai đã kê khai thuế thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.

– Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ mà mã số thuế đúng của người mua đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.

– Nếu đã kê khai thuế thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không được hủy hóa đơn.

– Thời gian trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trùng với thời gian trên hóa đơn điều chỉnh.

– Cần phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của người uỷ quyền 02 bên và đóng dấu doanh nghiệp.

– Nội dung trên biên bản điều chỉnh cần có: điều chỉnh hóa đơn số… ngày… tháng… năm, ký hiệu hóa đơn…, hóa đơn điều chỉnh số.

2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh chứng từ?

Căn cứ theo khoản 2, khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì đối với những trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ; hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì bên bán và bên mua phải lập biên bản có thỏa thuận ghi rõ sai sót đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh.

3. Có phải đóng dấu treo lên biên bản điều chỉnh chứng từ không?

Theo quy định của pháp luật, việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và đóng dấu được đóng lên trang đầu, đóng trùm lên một phần tên đơn vị, tổ chức hoặc tên phụ lục.

Theo đó, đóng dấu treo là việc dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên đơn vị, tổ chức hoặc là trên phụ lục kèm theo của văn bản chính.

Thông thường, tên đơn vị tổ chức thường được viết ở phía trên bên trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu đóng trùm lên tên của đơn vị, tổ chức, phụ lục đó.

Với tính chất của biên bản điều chỉnh hóa đơn, văn bản sẽ có hiệu lực pháp lý khi biên bản được lập dựa theo cách thức của văn bản hành chính thông thường, có chữ ký xác nhận của uỷ quyền các bên và đóng dấu doanh nghiệp. Do vậy, với biên bản điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không cần phải đóng dấu treo lên biên bản mà chỉ cần 02 bên đóng dấu xác nhận ở cuối biên bản.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của Luật LVN Group về Quy định về đóng dấu treo trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.