Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ – hợp pháp cập nhật mới nhất

Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, gửi tới dịch vụ và Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung ứng dịch vụ. Vì vậy, đòi hỏi kế toán trong doanh nghiệp phải nắm vững để không làm mất thời gian giải quyết và ảnh hưởng đến kinh tế doanh nghiệp. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ – hợp pháp. 

Căn cứ pháp lý 

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP 

Thông tư 32/2011/TT-BTC 

Nghị định 123/2020/NĐ-CP 

1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ 

Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, trọn vẹn về cách thức và nội dung theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì một hóa đơn hợp lệ và có giá trị pháp lý phải đáp ứng các điều kiện: 

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn trọn vẹn và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về cách thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2. Các điều kiện để hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ 

Theo khoản 3 Điều 3 của TT 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: 

– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. 

– Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn trọn vẹn và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về cách thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử. 

– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. 

3. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp 

Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã nêu rõ một hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin, đồng thời đáp ứng quy định tại Khoản 5 Điều 4 và các điều 6,7,8 của Nghị định. 

4. Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng các điều kiện 

Theo Điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử hợp pháp, hóa đơn điện tử không hợp pháp được trình bày như sau: 

Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau: 

a) Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6, 7, 8 Nghị định này; 
Khoản 5 Điều 4: Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế đảm bảo nguyên tắc sau: 

a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế; 
b) Không bắt buộc có chữ ký số; 
c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. 
Điều 6: Nội dung của hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử có các nội dung sau: 

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn; 
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; 
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế); 
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán; 
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; 
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có); 
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử; 
i) Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế; 
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

 Điều 7: Thời điểm lập hóa đơn điện tử

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với gửi tới dịch vụ là thời gian hoàn thành việc gửi tới dịch vụ hoặc thời gian lập hóa đơn gửi tới dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

3.Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

 Điều 8: Định dạng hóa đơn điện tử Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.

b) Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.
Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ – hợp pháp ”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.