Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất 

Để việc chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123 từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng phần mềm hóa đơn/ hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất. Doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan như: Định nghĩa, quy định sử dụng, thông tư và nghị định chuyển đổi hóa đơn điện tử, thời hạn cuối cùng được sử dụng hóa đơn giấy, Điều kiện của tổ chức khởi tạo và thủ tục. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử. 

Căn cứ pháp lý 

Thông tư số 32/2011/TT-BTC

1. Thế nào là hóa đơn điện tử 

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử 

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình

– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố

– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố

– Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế

3. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn trọn vẹn và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về cách thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
• Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

4. Quy định bắt buộc sử dụng

Từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Căn cứ, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2023, khuyến khích đơn vị, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2023.” 

Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế, đã mua hóa đơn của đơn vị thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2023.

5. Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp 

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 gồm 17 chương 152 điều, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151 (Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2023). Tuy nhiên, Luật cũng quy định về việc khuyến khích đơn vị, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực trước ngày 1/7/2023.

Theo đó, khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà đơn vị thuế quy định và phải ghi trọn vẹn nội dung theo hướng dẫn của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.

6. Hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ 

Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã nêu rõ một hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin, đồng thời đáp ứng quy định tại Khoản 5 Điều 4 và các điều 6,7,8 của Nghị định. 

Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, trọn vẹn về cách thức và nội dung theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì một hóa đơn hợp lệ và có giá trị pháp lý phải đáp ứng các điều kiện: 

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn trọn vẹn và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về cách thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.