Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất

Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng hai bên chưa khai báo thuế thì bên bán và bên mua được lập biên bản ghi rõ sai sót để hủy hóa đơn, đồng thời bên bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (HĐ sai sót) kèm  dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, ngày, tháng”. Hóa đơn hủy phải được lưu trữ và được khai báo vào mục “xóa bỏ”  khi khai báo thuế. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử. 

Căn cứ pháp lý 

Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử 

1. Hóa đơn điện tử là gì ? 

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: , vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, cách thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử 

Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử như sau:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế:

Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.

Áp dụng vào thực tiễn, nếu hóa đơn đã lập có sai sót, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, gửi tới dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì doanh nghiệp xử lý như sau:

• Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý, xác nhận của cả hai bên.
• Hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thỏa thuận.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….

3. Phân biệt xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn 

Rất nhiều trường hợp hiểu nhầm việc xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn: 

• Xóa bỏ hóa đơn: Khi viết sai, nhưng chưa xé khỏi cuống, gạch chéo 3 liên hoặc thu hồi xuất tờ khác thay thế.
• Hủy hóa đơn: Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn hoặc hóa đơn bị in sai, in trùng, in thừa.

Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có 2 mục là “hóa đơn xóa bỏ” và “hóa đơn hủy”, trong quá trình lập báo cáo có không ít kế toán thuế kê khai sai 2 mục này. Để phân biệt được các trường hợp kê khai hóa đơn như vào mục hóa đơn bị xóa bỏ, khi vào kê khai vào mục hóa đơn hủy kế toán cần lưu ý các trường hợp xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn.

4. Giải đáp có liên quan 

Câu 1: Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì ? 

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:

+ Các văn bản do Chính phủ ban hành:

• Luật Giao dịch điện tử 2005.
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
• Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
• Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.

+ Các văn bản do Bộ tài chính ban hành:

• Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Câu 2: Hóa đơn điện tử bị sai xót thì cần phải làm gì ? 

Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:

– Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn

– Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:

+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên

+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn

Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử ”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.