Quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập & lưu trữ trên thiết bị điện tử. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến Quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. 

Căn cứ pháp lý 

Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019

1. Hóa đơn điện tử là gì ? 

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của Luật kế toán.

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

2. Nội dung cần có trên hóa đơn điện tử 

Điều 6 Nghị định 119 quy định hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);

– Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;

– Tổng số tiền thanh toán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

– Mã của đơn vị thuế với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).

3. Thay thế hóa đơn là gì ? 

Là nghiệp vụ được thực hiện để thay thế hóa đơn đã phát hành này bằng việc phát hành một hóa đơn khác. Vì vậy chúng ta có thể hiểu rằng nghiệp vụ thay thế hóa đơn là một nghiệp vụ kép gồm 2 nghiệp vụ: Xóa hóa đơn cần thay thế & phát hành hóa đơn mới tương ứng để thay cho hóa đơn đã xóa đó.

Trường hợp áp dụng:

-Trường hợp này là khi hóa đơn đã phát hành, và khi phát hiện có sai sót thì hóa đơn chưa được đưa vào trong báo cáo thuế. 

– Khi đơn vị phát hành cần xóa hóa đơn có sai sót  & phát hành hóa đơn mới tương ứng, để thay cho hóa đơn đã xóa đó.

4. Quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế 

Căn cứ nội dung hướng dẫn thực hiện triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kế toán cần đặc biệt lưu ý với quy định xử lý hủy, điều chỉnh và thay thế đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:

• Trường hợp 1: đối với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo cách thức là thay thế hoặc điều chỉnh dựa trên quy định của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trong trường hợp này, bên bán được lựa chọn sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thực hiện thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn sai sót hoặc thực hiện thông báo điều chỉnh với nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó, thực hiện gửi thông báo đến đơn vị thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT với thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

• Trường hợp 2: người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc gửi tới sản phẩm/dịch vụ theo hướng dẫn của Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng sau đó, có phát sinh hủy hoặc không gửi tới dịch vụ nữa.

Khi gặp trường hợp này, bên bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã lập và thực hiện thông báo đến đơn vị thuế Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn.

• Trường hợp 3: hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và thực hiện thay thế theo hướng dẫn nhưng vẫn tiếp tục phát hiện có sai sót. Khi đó, kế toán cần thực hiện xử lý sai sót như lần đầu thực hiện.
• Trường hợp 4: đối với những hóa đơn điện tử đã lập nhưng không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hay số hóa đơn sai sót thì bên bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh mà không cần hủy hay thay thế.

Bên cạnh đó, với những trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì kế toán chỉ cần thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm theo đúng thực tiễn điều chỉnh.

Theo đó, nếu gặp trường hợp 1/2/3 nêu trên kế toán cần thực hiện xuất hóa đơn điện tử thay thế theo hướng dẫn tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.