Đấu thầu là hoạt động lựa chọn nhà thầu để thực hiện gửi tới các hợp đồng dịch vụ tư vấn, phi tư vấn… Vậy quy trình đấu thầu được pháp luật quy định cụ thể thế nào? Bài viết sau LVN Group sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn vấn đề trên với những quy định hiện hành (Cập nhật 2023).
Quy trình đấu thầu (Cập nhật 2023)
Quy trình đấu thầu gồm 6 bước sau:
1. Quy trình đấu thầu – Bước 1: Mời thầu
Để tiến hành mời thầu, bên mời thầu tiến hành các công việc sau:
– Sơ tuyển nhà thầu: Theo điều 217 Luật Thương mại năm 2005, bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên dự thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra. Việc sơ tuyển nhà thầu là nhằm đảm bảo rằng thư mời thầu sẽ được giới hạn trong phạm vi nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu.
– Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Hồ sơ mời thầu bao gồm các nội dung sau: thông báo mời thầu; các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu; phương pháp định giá, so sánh, xếp hạng, lựa chọn nhà thầu; những chỉ dẫn liên quan đến việc đấu thầu được quy định tại Điều 218 Luật Thương mại năm 2005:
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
+ Thông báo mời thầu;
+ Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
+ Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
+ Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
Chi phí về việc gửi tới hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.
Để đảm bảo tính minh bạch và cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu, Hồ sơ mời thầu cần phải rõ ràng.
Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày để các bên dự thầu có thời gian hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.
Bên mời thầu có thể thu lệ phí phát hành hồ sơ mời thầu, chi phí về việc gửi tới Hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.
– Thông báo mời thầu được Điều 129 Luật Thương mại năm 2005:
Thông báo mời thầu gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Tên, địa chỉ của bên mời thầu;
+ Tóm tắt nội dung đấu thầu;
+ Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu;
+ Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu;
+ Những chỉ dẫn để nghiên cứu hồ sơ mời thầu.
Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.
Để đảm đảm tính cạnh tranh trong đấu thầu mà tất cả các gói thầu khi tổ chức đấu thầu phải thông báo công khai, rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.
2. Quy trình đấu thầu – Bước 2: Dự thầu
Sau bước mời thầu là bước dự thầu được quy định từ Điều 220 đến Điều 223 Luật Thương mại năm 2005:
Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và trả lời các câu hỏi của bên dự thầu.
Sau khi có thông báo mời thầu, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu, nhà thầu là những thương nhân có khả năng gửi tới hàng hóa, dịch vụ cho gói thầu.
Hồ sơ dự thầu phải được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ được ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời gian đóng thầu.
Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và trả lời các câu hỏi của bên dự thầu quản lý hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu phải bảo mật hồ sơ dự thầu.
Khi dự thầu, bên dự thầu có thể phải nộp 1 khoản tiền bảo đảm dự thầu (thể hiện dưới cách thức đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu) theo yêu cầu của bên mời thầu để đảm bảo hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp một tiền đặt cọc, ký quỹ, hoặc bảo lãnh dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu. Tỷ lệ đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh dự thầu không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hóa dịch vụ đấu thầu. Trong trường hợp đặt cọc, ký quỹ thì tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu được trả lại cho bên dự thầu không trúng thầu trong thời hạn 7 ngày công tác kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu.
Bên dự thầu không được nhận lại lại tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu sau thời gian hết hạn nộp hồ sơ dự thầu (thời gian đóng thầu), không ký hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng trong trường hợp trúng thầu. Bên nhận bảo lãnh cho bên dự thầu có nghĩa vụ bảo đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi giá trị tương đương số tiền đặt cọc, ký quỹ
3. Quy trình đấu thầu – Bước 3: Mở thầu
Căn cứ của bước mở thầu được quy định từ Điều 224 đến Điều 226 Luật Thương mại năm 2005.
Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời gian đã được ấn định hoặc trong trường hợp không có thời gian ấn định trước thì thời gian mở thầu là ngay sau khi đóng thầu.
Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai, các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu. Những hồ sơ dự thầu nộp không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở, các bên dự thầu không được sửa hồ sơ sau khi mở thầu.
Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai. Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích những nội dung cha rõ trong hồ sơ dự thầu. Việc giải thích hồ sơ dự thầu phải được lập thành văn bản. Khi mở thầu, bên mời thầu và bên dự thầu có mặt phải ký vào văn bản.
Biên bản mở thầu phải có nội dung sau đây: Tên hàng hóa, dịch vu; ngày, giờ, địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ của bên mở thầu, dự thầu; giá bỏ thầu của bên dự thầu; các nội dung sửa đổi, bổ sung và các nội dung có liên quan nếu có.
4. Quy trình đấu thầu – Bước 4: Đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu
Đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu là bước thứ tư trong quy trình, trình tự các bước tổ chức đấu thầu được quy định tại Điều 227 và điều 228 Luật Thương mại năm 2005.
Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng địa chỉ làm căn cứ đánh giá hoàn thiện. Các tiêu chuẩn trên được đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo thang điểm hoặc phương pháp khác được ấn định trước khi mở thầu.
Trong quá trình đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích rõ các vấn đề liên quan đến hồ sơ dự thầu. Yêu cầu bên mời thầu và ý kiến bên dự thầu phải lập thành văn bản. Trường hợp bên mời thầu sửa đổi 1 số nội dung hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất các các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.
5. Quy trình đấu thầu – Bước 5: Xếp hàng, lựa chọn nhà thầu
Xếp hàng, lựa chọn nhà thầu được ghi nhận cụ thể tại Điều 229 Luật Thương mại năm 2005.
Căn cứ vào kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng, lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền chọn nhà thầu.
6. Quy trình đấu thầu – Bước 6: Thông báo kết quả thầu và ký kết hợp đồng
Thông báo kết quả thầu và ký kết hợp đồng là bước cuối cùng trong quy trình, trình tự các bước tổ chức đấu thầu quy định tại Điều 230 Luật Thương mại năm 2005.
Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu.
Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng đối với các bên trúng thầu trên cơ sơ sau đây: kết quả đấu thầu; các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu; nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu.
Các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt cọc, ký quỹ do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến thời gian bên trúng thầu hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, bên trúng thầu được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng nếu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết. Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ đảm bảo thực hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ.
7. Những câu hỏi thường gặp.
Sự khác nhau giữa mục đích của đấu giá và đấu thầu?
Mục đích của đấu giá đó là tìm ra được một người mua trả giá cao nhất, người mua nào trả giá càng cao thì càng có cơ hội được lựa chọn.
Còn đối với cách thức đấu thầu thì mục đích là tìm ra được người bán đáp ứng tốt nhất về những yêu cầu đề ra của người mua hàng hóa hoặc dịch vụ, người tham gia nào đưa ra giá càng thấp cũng như đáp ứng được tốt nhất về chất lượng, về độ sáng tạo cũng như trình độ kỹ thuật thì sẽ được lựa chọn.
Thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu đối với hồ sơ đấu thầu qua mạng?
Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành trên Hệ thống ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng;
Thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu đối với hồ sơ đấu thầu trực tiếp?
Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành sau 03 ngày công tác, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, gửi thư mời thầu đến trước thời gian đóng thầu.
Chủ đầu tư có thể tự lập và thẩm định hồ sơ mời thầu?
Bên mời thầu là đơn vị có năng lực, kinh nghiệm trong công tác lựa chọn nhà thầu thì có thể tự thực hiện các công việc như lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu nhưng phải bảo đảm các cá nhân thực hiện các công việc nêu trên không vi phạm hành vi bị cấm theo hướng dẫn tại Điểm c, Khoản 6, Điều 89 Luật Đấu thầu.
Cá nhân phải có chứng chỉ (chứng chỉ hành nghề đấu thầu và/hoặc chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu) theo hướng dẫn tại Điều 16 Luật Đấu thầu.
Trên đây là 06 bước Quy trình đấu thầu được LVN Group trình bày một cách chi tiết. Đây là một quy trình phức tạp, đòi hỏi chuyên môn cao. Nếu gặp khó khăn trong việc thực hiện quy trình đấu thầu, hãy liên hệ với LVN Group để được giúp đỡ!