Theo Thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP sắp tới đây, nhiều hóa đơn điện tử cũ theo mẫu TB03/AC ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC sẽ bị hủy nếu có sự yêu cầu của đơn vị thuế quản lý. Mặt khác, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cũng thường xuyên phải hủy hóa đơn điện tử nếu gặp sai sót hoặc không phù hợp nhưng chưa chắc ai cũng biết cách hủy hóa đơn theo đúng quy trình. Vì vậy, quy trình hủy biên bản hóa đơn theo thông tư 78 được quy định thế nào? Để nghiên cứu thêm về vấn đề này, xin mời bạn đọc cùng cân nhắc nội dung trình bày sau đây của LVN Group:
Quy trình hủy biên bản hóa đơn theo thông tư 78
Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đưa ra quy định về hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử Tại Khoản 3, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn không có giá trị sử dụng.
Theo quy định tại Khoản 11 Điều 3, tiêu hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau và cách thực hiện cũng khác nhau.
Trường hợp hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa
1.1. Hủy hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ
Thông thường 10 năm là thời hạn lưu trữ của hóa đơn điện tử theo luật. Khi kết thúc thời hạn 10 năm này, doanh nghiệp có quyền hủy HĐĐT nếu Cơ quan nhà nước có thẩm quyền không có quyết định khác.
Về thủ tục hủy hóa đơn điện tử, thủ tục thực hiện tương tự với thủ tục hủy hóa đơn thường như trong Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính
Chú ý:
- Khi hủy hóa đơn điện tử, phải chú ý không làm ảnh hưởng đến các hóa đơn điện tử đang còn sử dụng
- Khi hủy hóa đơn điện tử, phải chú ý không làm ảnh hưởng đến hệ thống thông tin
1.2. Hủy bỏ hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót
Thường áp dụng với HĐĐT đã có mã xác nhận của đơn vị Thuế
1.2.1. Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua
Nếu bên bán phát hiện hóa đơn có sai sót trước khi chưa gửi cho bên mua thì bên bán tiến hành báo với Cơ quan thuế dựa vào Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Sau đó, bên bán cần thay thế hóa đơn đã lập bằng hóa đơn điện tử mới bằng cách lập, ký số và ký điện tử để lấy mã ở Cơ quan thuế. Cuối cùng, bên bán gửi lại cho bên mua hóa đơn vừa lập nêu trên.
1.2.2. Trường hợp hóa đơn phát hiện ra có sai sót sau khi gửi cho bên mua
Trong trường hợp này, nếu bên bán là bên gây sai sót, cần có thêm văn bản ghi rõ và thông báo về việc sai sót và văn bản nêu rõ thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Tương tự, bên bán cần thay thế hóa đơn đã lập bằng hóa đơn điện tử mới bằng cách lập, ký số và ký điện tử để lấy mã ở Cơ quan thuế (như mẫu số 4 phía trên). Cuối cùng, bên bán gửi lại cho bên mua hóa đơn vừa lập nêu trên.
1.2.3. Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã
Trong trường hợp này, bên bán sẽ được Cơ quan thuế thông báo về sai sót theo Mẫu số 05 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Sau đó, bên bán cần kiểm tra, đối chiếu lại thông tin theo như Mẫu số 5 như dưới đây.
Sau khi nhận thông báo, trong vòng 2 ngày, nếu như có sự đồng ý của cả 2 bên bán và bên mua, bên bán vẫn tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới và tiến hành ký để nhận mã từ Cơ quan thuế. Sau đó bên bán sẽ gửi lại hóa đơn mới cho bên mua.
Quy trình hủy biên bản hóa đơn
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Doanh nghiệp/tổ chức kinh tế muốn hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Hội đồng hủy hóa đơn phải có uỷ quyền lãnh đạo, các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các công việc sau:
-
Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
-
Tiến hành hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn.
-
Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau: “Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi trọn vẹn thông tin chi tiết như: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc liệt kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”.
Vì vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng hủy hóa đơn phải lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.
Bước 3 : Lập biên bản hủy hóa đơn
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Trong biên bản ghi rõ thông tin của hóa đơn hủy như sau:
-
Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, từ số … đến số …
-
Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc, xé nhỏ hoặc đốt.
-
Biên bản phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành thông báo kết quả hủy hóa đơn theo hướng dẫn: “Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”.
Việc nghiên cứu về hóa đơn sẽ giúp bạn đọc trả lời câu hỏi trong trường hợp cần phải sử dụng hóa đơn này, vấn đề này cũng đã được pháp luật quy định như trên.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của LVN Group về Quy trình hủy biên bản hóa đơn theo thông tư 78 gửi đến quý bạn đọc để cân nhắc. Trong quá trình nghiên cứu nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi cần trả lời, quý bạn đọc vui lòng truy cập trang web: https://lvngroup.vn để được trao đổi, hướng dẫn cụ thể.