Hiện nay, khi tham gia hoạt động đấu thầu, mặc dù pháp luật đã có quy định tương đối rõ ràng về quy trình làm hồ sơ thầu, tuy nhiên, rất nhiều nhà thầu vẫn có nhu cầu được hướng dẫn về quy trình làm hồ sơ thầu. Chính vì vậy, trong phạm vi nội dung trình bày này, LVN Group Group sẽ gửi tới tới quý khách hàng những thông tin cơ bản về quy trình làm hồ sơ thầu.
1. Bước 1: Đọc hiểu về hồ sơ mời thầu và bản vẽ thi công
Để hoàn thiện hồ sơ dự thầu, trước hết quý vị phải hiểu về mời thầu và các điều kiện của hồ sơ loại này. Ví dụ như doanh thu bình quân trong 3 năm phải lớn hơn 15 tỷ, nếu không đạt yêu cầu, hồ sơ sẽ bị loại.
Khi hiểu được hồ sơ mời thầu, quý vị sẽ nắm được nhiều nội dung cần thiết, từ đó sẽ dễ dàng lên được danh sách các công việc cần làm để lập được hồ sơ dự thầu chính xác.
Sau đây là một số nội dung cần thiết của hồ sơ mời thầu:
– Yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;
– Yêu cầu về tài chính;
– Yêu cầu về nguồn nhân lực, máy móc thiết bị sử dụng;
– Các giải pháp kỹ thuật;
– Biểu mẫu dự thầu;
– Bảng khối lượng mời thầu.
2. Bước 2: Lập hồ sơ pháp lý
Lập hồ sơ pháp lý dự thầu bao gồm một số nội dung như sau:
– Lập đơn dự thầu theo mẫu của Hồ sơ mời thầu: Đơn dự thầu tài chính, Đơn dự thầu kỹ thuật;
– Lập đơn bảo lãnh dự thầu gồm giá trị, thời gian bảo lãnh. Mẫu biểu có thể theo ngân hàng hoặc theo mẫu biểu của Hồ sơ mời thầu;
– Các cam kết của nhà thầu như: Cam kết về vật tư gửi tới, nguồn vốn, thời gian…;
– Các thỏa thuận liên doanh nếu có từ 2 liên doanh trở lên, làm theo biểu mẫu của Hồ sơ mời thầu;
– Các Giấy ủy quyền nếu có;
– Hồ sơ năng lực của công ty mời thầu;
– Hồ sơ kinh nghiệm: Một số dự án tương tự đã thực hiện;
– Năng lực tài chính để thi công trọn gói thầu, chứng minh bằng báo cáo tài chính hoặc bằng hợp đồng tín dụng của công ty với ngân hàng;
– Giấy tờ vật tư thực hiện gói thầu: Chứng minh bằng các hợp đồng mua vật tư, thiết bị, có thể kèm catalog;
– Nguồn nhân lực thực hiện gói thầu: Đưa ra chứng chỉ, bằng cấp để chứng minh năng lực, hợp đồng lao động và có thể được yêu cầu đơn xác nhận của bên bảo hiểm;
– Dụng cụ, máy móc thiết bị sử dụng gói thầu: Bao gồm hóa đơn, các giấy tờ đăng ký, đăng kiểm của máy móc thiết bị hoặc các hợp đồng thuê máy móc thiết bị.
Theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu, quý vị có thể dùng bản photo, photo công chứng hoặc bản gốc của tất cả những giấy tờ trên thành một tệp và sắp xếp theo một danh mục cụ thể và được lưu trữ chứng từ dự thầu một cách cẩn thận.
3. Bước 3: Lập giá dự thầu
Đây là một bước cần thiết, quyết định đơn vị bạn có trúng thầu được không. Lập giá dự thầu sẽ bao gồm các bước chính như sau:
– Nên sử dụng một số phần mềm dự toán để xây dựng giá dự thầu, ví dụ như Acitt, G8, GXD, F1, Delta…;
– Bóc tách để kiểm tra khối lượng hồ sơ thiết kế để so sánh với khối lượng mời thầu. Đảm bảo khối lượng mời thầu lớn hơn theo thiết kế;
– Xác định đơn giá nhân công;
– Xác định đơn giá ca máy. Hai đơn giá này sẽ được phần mềm hỗ trợ tính ra;
– Giá cả vật liệu;
– Các chi phí thiết bị như: chi phí mua sắm, chi phí lắp đặt, chi phí đào tạo chuyển giao công nghệ;
– Các loại thuế;
– Chi phí dự phòng cho các công việc phát sinh hoặc thị trường trượt giá;
– Các chi phí liên quan khác…
4. Bước 4: Các biện pháp thi công
Biện pháp thi công sẽ bao gồm bản vẽ biện pháp thi công và phần thuyết minh biện pháp thi công. Mục này cần căn cứ vào hồ sơ mời thầu để đưa ra biện pháp thi công hợp lý cho công trình xây dựng. Ví dụ như: Bản vẽ mặt bằng, bản vẽ điện nước, biện pháp cọc, biện pháp thi công móng, biện pháp an toàn lao động…
Tất cả những hồ sơ liên quan đến thi công phải được trình bày trọn vẹn và chi tiết. Sau đó phải được thuyết minh trọn vẹn các mục trong bản vẽ, thể hiện qua lời nói thuyết trình tới các nhà đầu tư.
5. Bước 5: Tiến độ thi công
Tiến độ thi cầu dự thầu phải được dựa vào yêu cầu của Hồ sơ mời thầu, bao gồm những mục sau:
– Tổng thời gian thi công dự án;
– Tiến độ huy động các thiết bị thi công;
– Tiến độ huy động nhân lực thi công.
6. Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ dự thầu
Sau khi đã chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ như trên, người nhận nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu vào một cặp tài liệu theo thứ tự như đã lập ban đầu. Lưu ý:
– Đánh dấu những giấy tờ cần ký và đóng dấu để trình lên cấp trên. Sau khi có trọn vẹn chữ ký thì đóng dấu treo lên toàn bộ hồ sơ hoặc đóng giáp lai;
– Đánh số trang hồ sơ dự thầu;
– Photo hồ sơ dự thầu thành nhiều bản theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, luôn giữ lại một bản để lưu tại đơn vị;
– Các File mềm phải được Copy vào một USB;
– Đóng thùng niêm phong các hồ sơ gốc và bản photo;
– Nhớ nộp hồ sơ theo đúng yêu cầu của trong hồ sơ mời thầu.
Nói tóm lại, qua nội dung trình bày trên, LVN Group Group đã gửi tới tới khách hàng những thông tin cơ bản về quy trình làm hồ sơ thầu. Mong rằng quý khách hàng đã hiểu rõ và có thể vận dụng được quy trình làm hồ sơ thầu vào thực tiễn hoạt động đấu thầu của mình.