Quy trình xin gia hạn giấy phép văn phòng đại diện [2023]

Khi doanh nghiệp hoặc công ty muốn mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như địa bàn kinh doanh và hoạt động của mình, doanh nghiệp sẽ cần thêm những cơ sở khác, do đó việc thành lập thêm văn phòng uỷ quyền là lựa chọn đúng đắn, tùy theo từng mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Hiện nay, có khá nhiều doanh nghiệp, công ty nước ngoài lựa chọn cách thức thành lập văn phòng uỷ quyền tại Việt Nam để thực hiện quảng bá sản phẩm, xúc tiến thương mại hoặc thực hiện một số hoạt động theo ý muốn của công ty. Giấy phép văn phòng uỷ quyền cũng có thời hạn nhất định, do đó doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn giấy phép văn phòng uỷ quyền. Bài viết dưới dây sẽ gửi tới cho quý bạn đọc các nội dung về Quy trình xin gia hạn giấy phép văn phòng uỷ quyền

1. Văn phòng uỷ quyền là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 điều 45 của Luật Doanh Nghiệp, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng uỷ quyền sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng uỷ quyền cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng uỷ quyền cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).

Văn phòng uỷ quyền được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, ký kết hợp đồng lao động với người lao động công tác tại văn phòng… Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.

2. Đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền

Theo Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng uỷ quyền ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng uỷ quyền tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Trường hợp thành lập văn phòng uỷ quyền trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng uỷ quyền. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng uỷ quyền;

– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng uỷ quyền.

Trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng uỷ quyền; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

3. Quy trình xin gia hạn giấy phép văn phòng uỷ quyền

Hồ sơ xin gia hạn giấy phép văn phòng uỷ quyền bao gồm:

• Đơn đề nghị gia hạn giấy phép văn phòng uỷ quyền (theo mẫu của Bộ Công Thương);
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (phải được dịch sang tiếng Việt và đóng dấu hợp pháp lãnh sự);
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của thương nhân nước ngoài (phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng, chứng thực);
• Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng uỷ quyền;
• Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện thủ tục (trong trường hợp người có nghĩa vụ không trực tiếp thực hiện thủ tục).

Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép. Trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa trọn vẹn, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày công tác kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trên đây là nội dung về Quy trình xin gia hạn giấy phép văn phòng uỷ quyền. Mong rằng nội dung trình bày sẽ gửi tới cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích về nội dung này. Nếu có câu hỏi hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với Công ty luật LVN Group để chúng tôi có thể trả lời và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.