Quyết định 381/QĐ-TCT quy trình kiểm tra hóa đơn

Việc xuất các loại hóa đơn luôn xảy ra những sai sót, có thể là do vô ý cũng có thể do cố ý nhằm mục đích vụ lợi hoặc mục đích cá nhân khác. Do đó, phải có sự kiểm tra hóa đơn để giảm thiểu tối đa và ngăn chặn hành vi cố tình kê khai hóa đơn sai. Sau đây, chúng tôi sẽ trình bày quy trình kiểm tra hóa đơn theo Quyết định 318/QĐ-TCT. 

Quyết định 381/QĐ-TCT quy trình kiểm tra hóa đơn

1. Hóa đơn là gì?

Thông tư 39/2014/TT-BTC hết hiệu lực từ ngày 01/11/2020 theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Tuy nhiên, Khoản 2 Điều 26 được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 88/2020/TT-BTC gia hạn hiệu lực Thông tư 39/2014/TT-BTC đến hết ngày 30/6/2023. 

Do đó, căn cứ vào Khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn được định nghĩa như sau: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. 

1.1 Các loại hóa đơn 

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn gồm các loại sau: 

– Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

+ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa. 

+ Hoạt động vận tải quốc tế. 

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. 

– Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

+ Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

+ Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

– Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, cách thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

1.2 Hình thức của hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện bằng các cách thức sau:

– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo hướng dẫn tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. 

– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do đơn vị thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

2. Quyết định 381/QĐ-TCT quy trình kiểm tra hóa đơn

2.1 Kiểm tra tại trụ sở đơn vị thuế

1. Thu thập, khai thác thông tin để kiểm tra hồ sơ, báo cáo tình hình tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân.

1.1. Bộ phận quản lý ấn chỉ thực hiện:

– Tổ chức thu thập, khai thác và phân tích các thông tin từ các hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của các tổ chức cá nhân kinh doanh trên địa bàn. In kết quả gửi các loại báo cáo chậm; báo cáo của tổ chức, cá nhân có nội dung, số liệu sai lệch so với nội dung, số liệu của Cơ quan Thuế quản lý.

– Kiểm tra nhận dạng, phát hiện các hồ sơ có dấu hiệu nghi vấn về tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn chuyển cho bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn để phục vụ cho công tác kiểm tra.

– Thời gian chuyển các hồ sơ có dấu hiệu nghi vấn cho bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn chậm nhất là sau 20 ngày so với quy định thời gian gửi hồ sơ, báo cáo về hóa đơn đối với Người nộp thuế gửi đến Cơ quan Thuế.

1.2. Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn thực hiện:

– Sử dụng dữ liệu của ngành và những dữ liệu thông tin của Người nộp thuế chưa được nhập vào hệ thống dữ liệu của ngành (nếu có) để đối chiếu, kiểm tra với các thông tin trên các hồ sơ báo cáo đã nêu (điểm 1.1) của các tổ chức, cá nhân kinh doanh trên địa bàn bộ phận quản lý ấn chỉ chuyển sang. Theo đó, đánh giá lựa chọn hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của tổ chức, cá nhân có rủi ro vi phạm về tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn để phục vụ cho công tác kiểm tra.

– Tập hợp, phân tích các nguồn thông tin của Người nộp thuế về hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn do các tổ chức, cá nhân khác gây ra để vừa đề xuất xử lý các hành vi vi phạm theo hướng dẫn của pháp luật, vừa gửi tới, tích lũy thông tin phục vụ công tác kiểm tra.

– Tra cứu hóa đơn để phát hiện các trường hợp:

+ Tổ chức, cá nhân in hóa đơn ở nhiều nơi; in hóa đơn trùng ký hiệu, trùng số hóa đơn.

+ Tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn như: sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành, sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác; sử dụng hóa đơn thuộc diện hóa đơn cho bán …

+ Tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn đã thông báo mất, cháy, hỏng, hủy, xóa bỏ.

– Ngoài các dữ liệu, thông tin trên hồ sơ, báo cáo về hóa đơn, bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn còn phải tổ chức thu thập thêm thông tin có liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế của Người nộp thuế trong hồ sơ khai thuế GTGT hàng tháng và hồ sơ khai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu từ Cơ quan Hải quan, các thông tin có liên quan đến hóa đơn từ bên thứ ba để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.

2. Căn cứ vào kết quả thu thập, khai thác thông tin tại điểm 1 nêu trên, bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn lựa chọn và phân loại hồ sơ, báo cáo về hóa đơn để xây dựng kế hoạch kiểm tra về hoạt động tạo, in, phát hành và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tại trụ sở Cơ quan Thuế:

2.1. Lựa chọn hồ sơ có rủi ro, sai sót:

a) Tổ chức, cá nhân nộp các hồ sơ, báo cáo về hóa đơn không đúng thời gian theo hướng dẫn của pháp luật tối thiểu một lần trong khoảng thời gian 01 năm tài chính;

b) Nội dung báo cáo về việc nhận in hóa đơn của nhà in; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; thông báo kết quả hủy hóa đơn; báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn không phù hợp với nội dung tại thông báo phát hành hóa đơn và các nội dung khác của người nộp thuế đăng ký tại đơn vị Thuế;

c) Nội dung báo cáo về việc nhận in hóa đơn; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; thông báo kết quả hủy hóa đơn; báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn không phù hợp với nội dung ngành nghề đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, hoặc thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hoặc không phù hợp với nội dung phản ánh tại hồ sơ khai thuế GTGT hàng tháng và các thông tin thu được từ hồ sơ khai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu hàng tháng;

d) Vi phạm về chế độ báo cáo hóa đơn mà Cơ quan Thuế đã nhắc nhở nhưng chậm khắc phục hoặc Cơ quan Thuế phải ra Quyết định kiểm tra (hoặc thanh tra) hóa đơn tại trụ sở Người nộp thuế ít nhất 1 lần trong năm;

e) Hoạt động sản xuất kinh doanh của Người nộp thuế có tăng giảm đột biến theo hồ sơ khai thuế tại Cơ quan Thuế nhưng tình hình sử dụng hóa đơn trong báo cáo không phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường, ổn định theo hồ sơ khai thuế tại Cơ quan Thuế, nhưng tình hình sử dụng hóa đơn tăng đột biến;

g) Quyết định áp dụng hóa đơn tự in, đặt in của các tổ chức tạo hóa đơn tự in không trọn vẹn nội dung theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính;

h) Các tổ chức, cá nhân có tên trong nguồn thông tin của Người nộp thuế về hành vi xâm phạm các quyền tạo, in, phát hành và sử dụng hóa đơn;

i) Các tổ chức, cá nhân có dấu hiệu bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh không thông báo với Cơ quan Thuế;

k) Các doanh nghiệp qua thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở Người nộp thuế đã xử lý hành vi trốn thuế, gian lận thuế do sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn;

j) Lựa chọn hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của các tổ chức, cá nhân để tiến hành kiểm tra theo chỉ đạo của Thủ trưởng Cơ quan Thuế hoặc theo chỉ đạo của Thủ trưởng Cơ quan Thuế cấp trên.

2.2. Phân loại hồ sơ, báo cáo về hóa đơn

a) Tổng hợp những hồ sơ có rủi ro, sai sót tại các điểm a, b, c, d, e, g, k, j, mục 2.1, phần II nêu trên để đưa vào danh sách kế hoạch các hồ sơ kiểm tra việc tạo, in, phát hành và sử dụng hóa đơn tại trụ sở Cơ quan Thuế (theo mẫu số 01/KTHĐ ban hành kèm theo quy trình này).

b) Lập danh sách các tổ chức, cá nhân có rủi ro, sai sót tại điểm h, mục 2.1, phần II nêu trên báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế, chuyển hồ sơ cho Thanh tra Cục Thuế (theo mẫu số 02/KTHĐ ban hành kèm theo quy trình này) đưa vào kế hoạch thanh tra chấp hành pháp luật thuế (kết hợp với nội dung thanh tra hóa đơn) tại trụ sở Người nộp thuế.

c) Lập danh sách các tổ chức, cá nhân tại điểm i mục 2.1, phần II nêu trên để thực hiện các bước công việc, lập thông báo tổ chức, cá nhân bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh (theo mẫu số 03/KTHĐ ban hành kèm theo quy trình này).

2.3. Xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động tạo, in, phát hành và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tại trụ sở Cơ quan Thuế:

Căn cứ phân loại hồ sơ, báo cáo về hóa đơn nêu tại mục 2.2, phần II, bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn tổ chức lập kế hoạch kiểm tra hóa đơn:

– Kế hoạch kiểm tra hóa đơn năm sau phải được lập xong trước ngày 01/12 năm trước để trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế phê duyệt trước ngày 10/12 hàng năm;

– Kế hoạch kiểm tra hóa đơn được bổ sung hàng quý chậm nhất là sau 40 ngày so với quy định thời gian gửi báo cáo in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân đến Cơ quan Thuế;

– Hồ sơ trình lãnh đạo Cơ quan Thuế duyệt kế hoạch kiểm tra hóa đơn và kế hoạch bổ sung kiểm tra hóa đơn gồm:

+ Danh sách các tổ chức cá nhân kiểm tra về hóa đơn tại trụ sở Cơ quan Thuế (theo mẫu số 01/KTHĐ ban hành kèm theo quy trình này);

+ Tờ trình đề nghị lãnh đạo phê duyệt kế hoạch hoặc bổ sung kế hoạch;

+ Các tài liệu nghi vấn, rủi ro kèm theo.

3. Nội dung kiểm tra hồ sơ, báo cáo về hoạt động tạo, in phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tại Cơ quan Thuế theo kế hoạch.

Trên cơ sở kế hoạch kiểm tra hóa đơn (hoặc kế hoạch bổ sung) đã được phê duyệt, bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn tổ chức công tác kiểm tra đối với các trường hợp sau:

3.1. Đối với tổ chức, cá nhân được tự in hóa đơn và các tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn:

– Kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của quý này với các chỉ tiêu trong hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của quý trước như: Số lượng hóa đơn tồn kỳ trước chuyển sang; Số lượng hóa đơn thông báo phát hành; Số hóa đơn đã sử dụng; Số hóa đơn hủy, mất, hỏng …

– Kiểm tra tính liên tục, logic của số lượng hóa đơn xuất dùng được phản ánh trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để phát hiện tình trạng sử dụng cách số hóa đơn, trùng hóa đơn.

– Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, báo cáo về hóa đơn với các thông tin, tài liệu từ hồ sơ khai thuế của Người nộp thuế như: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra của các tháng trong năm để phát hiện những bất lợp lý trên các hồ sơ, báo cáo về hóa đơn.

– Đối chiếu các báo cáo của tổ chức đặt in hóa đơn và báo cáo tổ chức nhận in hóa đơn xem có phù hợp không.

Trường hợp qua kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, báo cáo về hóa đơn và các hồ sơ có liên quan đến hóa đơn tại Cơ quan Thuế mà xác định được các tổ chức, cá nhân không đủ điều kiện để tự in hóa đơn hoặc vi phạm các quy định về tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn thì công chức kiểm tra hóa đơn phải lập biên bản vi phạm báo cáo Thủ trưởng Cơ quan Thuế xử lý vi phạm hành chính theo hướng dẫn của pháp luật.

3.2. Đối với tổ chức nhận in hóa đơn:

– Kiểm tra điều kiện tổ chức nhận in hóa đơn.

– Kiểm tra các chỉ tiêu trên báo cáo về việc nhận in hóa đơn của tổ chức nhận in hóa đơn với các tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn.

– Kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên báo cáo về việc nhận in hóa đơn của 6 tháng này với các chỉ tiêu trong báo cáo về việc nhận in hóa đơn của 6 tháng trước.

– Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, báo cáo về hóa đơn với các thông tin, tài liệu thu thập từ hồ sơ khai thuế của Người nộp thuế.

– Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, báo cáo về hóa đơn với các thông tin, tài liệu thu thập từ các nguồn khác.

– Đối với trường hợp hóa đơn đặt in do Doanh nghiệp in tự làm thủ tục đặt in thì thực hiện kiểm tra như đối với hóa đơn đặt in của các doanh nghiệp khác quy định tại Điểm 3.1 Phần II nêu trên.

Trường hợp qua kiểm tra, đối chiếu phát hiện tổ chức, cá nhân không đủ điều kiện để in hóa đơn hoặc vi phạm các quy định về in ấn hóa đơn thì công chức kiểm tra hóa đơn phải lập biên bản vi phạm báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế xử lý vi phạm hành chính theo hướng dẫn của pháp luật.

3.3. Đối với tổ chức, cá nhân mua hóa đơn tại Cơ quan Thuế

– Kiểm tra tính hợp lý của các thông tin ghi trong đơn đề nghị mua hóa đơn.

– Kiểm tra sổ mua hóa đơn được Cơ quan Thuế cấp.

– Kiểm tra đối chiếu họ tên, số chứng minh thư nhân dân của người trực tiếp đến mua hóa đơn với họ tên, số chứng minh thư ghi trong đơn hoặc trong giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền.

– Kiểm tra, đối chiếu số lượng hóa đơn đăng ký mua lần trước đã sử dụng để đảm bảo số lượng hóa đơn bán tối đa không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của lần mua trước đó.

– Kiểm tra, đối chiếu số lượng hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy, loại hóa đơn sử dụng ghi trong đơn đề nghị mua hóa đơn với hồ sơ khai thuế của đơn vị.

– Kiểm tra các thông tin khác có liên quan đến việc sử dụng hóa đơn và kê khai hóa đơn tại hồ sơ khai thuế của đơn vị.

4. Xử lý kết quả kiểm tra hồ sơ, báo cáo về hóa đơn tại trụ sở Cơ quan Thuế

4.1. Kết thúc kiểm tra mỗi hồ sơ, báo cáo về hóa đơn, công chức kiểm tra hóa đơn phải nhận xét hồ sơ, báo cáo về hóa đơn (theo mẫu số 04/KTHĐ kèm theo quy trình này).

4.2. Xử lý sau khi nhận xét hồ sơ, báo cáo về hóa đơn:

4.2.1. Đối với các hồ sơ, báo cáo về hóa đơn khai trọn vẹn chỉ tiêu; đảm bảo tính hợp lý, chính xác của các thông tin, tài liệu trên hồ sơ; không có dấu hiệu vi phạm thì bản nhận xét hồ sơ, báo cáo về hóa đơn được lưu lại cùng với hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của tổ chức, cá nhân đó.

4.2.2. Đối với các hồ sơ, báo cáo về hóa đơn phát hiện thấy có sai sót, nghi vấn công chức kiểm tra hóa đơn lập danh sách báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành thông báo yêu cầu Người nộp thuế hoàn chỉnh hồ sơ theo hướng dẫn (theo mẫu 01/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính).

Thời hạn tổ chức, cá nhân phải giải trình, bổ sung thông tin tài liệu được ghi trong thông báo không quá 10 ngày công tác kể từ ngày Thủ trưởng Cơ quan Thuế ký thông báo.

– Xử lý giải trình, bổ sung hồ sơ:

+ Trường hợp tổ chức, cá nhân đã giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu đảm bảo trọn vẹn, đúng quy định thì tài liệu bổ sung hoặc biên bản công tác (nếu công tác trực tiếp) được lưu lại cùng với hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của tổ chức, cá nhân đó.

+ Trường hợp tổ chức, cá nhân giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu không trọn vẹn, không đúng quy định hoặc hết thời hạn quy định mà không giải trình thì công chức kiểm tra hóa đơn báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ra quyết định kiểm tra tại trụ sở của tổ chức, cá nhân về tình hình tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.

4.2.3. Trường hợp tổ chức, cá nhân trực tiếp đến Cơ quan Thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu theo thông báo của Cơ quan Thuế, công chức kiểm tra hóa đơn phải lập biên bản công tác (Mẫu 02/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính).

4.3. Thủ tục hành chính khi công chức kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ra thông báo yêu cầu tổ chức, cá nhân giải trình, bổ sung hồ sơ như sau:

– Tờ trình lãnh đạo Cơ quan Thuế;

– Dự thảo thông báo;

– Bản nhận xét kết quả kiểm tra sơ bộ;

– Hồ sơ, báo cáo về hóa đơn và các tài liệu có liên quan.

4.4. Đối với những hồ sơ có dấu hiệu tạo và in hóa đơn giả, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn thì lập trọn vẹn các thủ tục báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế chuyển cho thanh tra Cục Thuế tiến hành công tác thanh tra chấp hành pháp luật thuế (kết hợp với nội dung thanh tra hóa đơn) tại trụ sở Người nộp thuế.

2.2 Kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức cá nhân về hoạt động tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn 

Bước 1: Ban hành quyết định kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn

1. Trường hợp tổ chức, cá nhân không giải trình hoặc giải trình nhưng không chứng minh được hồ sơ, báo cáo về hóa đơn là đúng, công chức kiểm tra hóa đơn báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành quyết định kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân (theo mẫu 03/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính).

2. Nội dung kiểm tra hóa đơn được quy định cụ thể trong quyết định kiểm tra tại trụ sở của tổ chức, cá nhân, gồm: căn cứ pháp lý để kiểm tra; tên tổ chức, cá nhân được kiểm tra (các đơn vị thành viên cần kiểm tra nếu có); nội dung, phạm vi kiểm tra; thời gian tiến hành kiểm tra; trưởng đoàn kiểm tra và các thành viên của đoàn kiểm tra; quyền hạn và trách nhiệm của đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra.

3. Thủ trưởng Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân ban hành quyết định kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung cũng như cách thức kiểm tra

4. Quyết định kiểm tra hóa đơn được gửi cho tổ chức, cá nhân được kiểm tra chậm nhất là 3 ngày công tác, kể từ ngày quyết định kiểm tra được Thủ trưởng Cơ quan Thuế ký.

5. Trước thời gian tiến hành kiểm tra tại trụ sở tổ chức, cá nhân mà tổ chức, cá nhân có văn bản đề nghị hoãn thời gian tiến hành kiểm tra thì trong thời hạn 5 ngày công tác kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị hoãn thời gian kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra hóa đơn phải xem xét báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ra văn bản chấp nhận được không chấp nhận việc hoãn thời gian kiểm tra.

6. Trong thời hạn 5 ngày công tác, kể từ ngày nhận được quyết định kiểm tra hoặc trước thời gian tiến hành kiểm tra tại trụ sở của tổ chức, cá nhân mà tổ chức, cá nhân được kiểm tra chứng minh được việc không vi phạm về việc tạo, in, phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn thì Trưởng đoàn kiểm tra báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành Quyết định bãi bỏ Quyết định kiểm tra hóa đơn (theo mẫu 16/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính).

Hồ sơ trình bãi bỏ Quyết định kiểm tra hóa đơn gồm:

– Tờ trình nêu rõ lý do bãi bỏ Quyết định kiểm tra hóa đơn.

– Dự thảo Quyết định bãi bỏ Quyết định kiểm tra hóa đơn.

– Quyết định kiểm tra hóa đơn tại trụ sở tổ chức, cá nhân đã ban hành.

– Các tài liệu của tổ chức, cá nhân chứng minh được việc không vi phạm về việc tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.

Bước 2: Thực hiện quyết định kiểm tra hóa đơn.

1. Việc kiểm tra theo Quyết định kiểm tra phải được tiến hành chậm nhất là mười ngày công tác kể từ ngày ban hành Quyết định. Khi bắt đầu tiến hành kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm công bố quyết định kiểm tra giải thích rõ về nội dung kiểm tra theo quyết định. Khi kết thúc công bố quyết định kiểm tra, đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra phải có biên bản xác định thời gian và nội dung công bố quyết định kiểm tra (theo mẫu 05/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính).

2. Khi tiến hành kiểm tra Trưởng đoàn kiểm tra phải phân công các thành viên trong đoàn thực hiện kiểm tra từng phần việc theo nội dung ghi trong quyết định kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra phải ghi nhật ký kiểm tra (theo mẫu 05/KTHĐ ban hành kèm theo quy trình này) hoặc phân công một đoàn viên trong đoàn kiểm tra ghi nhật ký kiểm tra từ khi bắt đầu kiểm tra đến khi kết thúc kiểm tra.

3. Các thành viên đoàn kiểm tra phải thực hiện phần công việc theo sự phân công của trưởng đoàn kiểm tra và chịu trách nhiệm về phần công việc được giao. Kết thúc phần việc được giao, thành viên đoàn kiểm tra phải lập biên bản xác định số liệu kiểm tra với người uỷ quyền hợp pháp của tổ chức, cá nhân được kiểm tra hoặc người được ủy quyền của tổ chức, cá nhân công tác với đoàn kiểm tra.

4. Nội dung kiểm tra hóa đơn:

4.1. Đối với tổ chức, cá nhân được tự in hóa đơn và các tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn:

– Kiểm tra các căn cứ để xác định điều kiện được tự in hóa đơn của tổ chức được tự in hóa đơn và các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ.

Trường hợp có đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân không đủ điều kiện để tự in hóa đơn, Đoàn kiểm tra lập biên bản báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế xử lý vi phạm hành chính theo thẩm quyền.

– Kiểm tra cách thức, nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ.

Kiểm tra tính chính xác của tờ thông báo phát hành hóa đơn, kiểm tra mẫu hóa đơn để xác định có đảm bảo nội dung theo hướng dẫn được không.

4.2. Đối với tổ chức nhận in hóa đơn.

– Kiểm tra các điều kiện và trách nhiệm của tổ chức nhận in hóa đơn theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ về Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

Trường hợp có đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân không đủ điều kiện để nhận in hóa đơn, Đoàn kiểm tra lập biên bản báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế xử lý theo thẩm quyền quy định.

5. Trong quá trình thực hiện kiểm tra, Đoàn kiểm tra được quyền kiểm tra chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, các tài liệu có liên quan trong phạm vi nội dung thể hiện trên hóa đơn.

Trường hợp phát hiện dấu hiệu hóa đơn giả thì Trưởng đoàn kiểm tra yêu cầu tổ chức, cá nhân được kiểm tra xuất trình các mẫu hóa đơn, các ký hiệu nhận dạng hóa đơn, số hóa đơn do tổ chức, cá nhân đã thông báo phát hành và có văn bản xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.

Trường hợp cần thiết, Đoàn kiểm tra tiến hành đối chiếu, xác minh các hóa đơn có dấu hiệu sử dụng bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn tại các Cục Thuế địa phương khác (nếu có) và các tổ chức, cá nhân có quan hệ mua, bán hàng hóa, dịch vụ với tổ chức, cá nhân được kiểm tra.

Trường hợp tổ chức, cá nhân được kiểm tra có dấu hiệu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn mà cần phải tạm giữ hóa đơn, tài liệu có liên quan đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế thì Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế áp dụng biện pháp tạm giữ hóa đơn, tài liệu, tang vật liên quan đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo hướng dẫn.

6. Khi tạm giữ hóa đơn, tài liệu, liên quan đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế, Trưởng đoàn kiểm tra phải lập biên bản tạm giữ hóa đơn, tài liệu có xác nhận của tổ chức, cá nhân được kiểm tra.

7. Thời hạn kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân không quá 5 ngày công tác thực tiễn kể từ ngày thực hiện kiểm tra tại trụ sở tổ chức, cá nhân.

Trong trường hợp xét thấy cần phải có thêm thời gian để xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ thì chậm nhất là một ngày trước khi kết thúc thời hạn kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế gia hạn kiểm tra dưới cách thức Quyết định (theo mẫu số 18/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính). Mỗi cuộc kiểm tra chỉ được gia hạn một lần. Thời gian gia hạn không quá 5 ngày công tác thực tiễn.

Bước 3: Lập biên bản kiểm tra

1. Trong thời hạn 5 (năm) ngày công tác kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Đoàn kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra (theo mẫu 04/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính). Biên bản kiểm tra gồm các nội dung chính sau:

– Các căn cứ pháp lý để thiết lập biên bản.

– Nêu nội dung đã kiểm tra và kết luận từng nội dung đã tiến hành kiểm tra, xác định hành vi, mức độ vi phạm và đề xuất xử lý vi phạm theo thẩm quyền. Kiến nghị biện pháp xử lý không thuộc thẩm quyền của Đoàn kiểm tra.

2. Biên bản kiểm tra trước khi công bố công khai phải được thống nhất trong Đoàn kiểm tra. Nếu có thành viên trong Đoàn không thống nhất thì Trưởng đoàn kiểm tra có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về nội dung biên bản kiểm tra. Trong trường hợp này, thành viên trong đoàn kiểm tra có quyền bảo lưu số liệu theo biên bản từng phần việc được giao.

3. Biên bản kiểm tra phải được công bố công khai trước Đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra. Nếu tổ chức, cá nhân được kiểm tra yêu cầu, Trưởng đoàn kiểm tra phải giải thích các nội dung chưa rõ trong biên bản kiểm tra.

4. Biên bản kiểm tra phải ghi rõ số trang và các phụ lục đính kèm (nếu có); Trưởng đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra phải ký vào từng trang của biên bản kiểm tra và các phụ lục kèm theo, đóng dấu của người nộp thuế nếu người nộp thuế là tổ chức có con dấu riêng.

Tổ chức, cá nhân được kiểm tra được quyền nhận biên bản kiểm tra và bảo lưu ý kiến trong Biên bản kiểm tra.

5. Biên bản kiểm tra phải được lập thành 5 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

– 01 bản tổ chức, cá nhân được kiểm tra giữ.

– 01 bản Đoàn kiểm tra giữ.

– 01 bản gửi cho bộ phận kê khai và kế toán thuế.

– 01 bản gửi bộ phận ấn chỉ (nếu bộ phận kiểm tra thuế chủ trì kiểm tra hóa đơn) hoặc gửi bộ phận ấn chỉ chủ trì kiểm tra hóa đơn).

– 01 bản lưu tại bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn.

Bước 4: Xử lý kết quả kiểm tra

1. Chậm nhất năm ngày công tác kể từ ngày ký biên bản kiểm tra với tổ chức, cá nhân được kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn để trình người ra Quyết định kiểm tra hóa đơn về kết quả kiểm tra. Trường hợp kết quả kiểm tra dẫn đến phải xử phạt vi phạm hành chính thì trong thời hạn không quá mười ngày công tác kể từ ngày ký biên bản, Lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn phải trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Tổ chức, cá nhân được kiểm tra có nghĩa vụ chấp hành quyết định xử lý kết quả kiểm tra về hóa đơn.

2. Trường hợp tổ chức, cá nhân được kiểm tra không ký biên bản kiểm tra hóa đơn thì chậm nhất là 5 ngày công tác kể từ ngày công bố công khai biên bản kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành thông báo yêu cầu tổ chức, cá nhân được kiểm tra ký biên bản kiểm tra. Nếu tổ chức, cá nhân được kiểm tra vẫn không ký biên bản kiểm tra thì trong thời hạn 10 ngày công tác, kể từ ngày công bố công khai biên bản kiểm tra thì lãnh đạo bộ phận kiểm tra hóa đơn phải trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và xử phạt đối với hành vi không ký vào biên bản kiểm tra theo hướng dẫn.

3. Trường hợp mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn vượt quá thẩm quyền của người ban hành quyết định kiểm tra thì trong thời hạn 10 ngày công tác kể từ ngày ký biên bản kiểm tra, người ban hành quyết định kiểm tra có văn bản đề nghị người có thẩm quyền ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn (kèm theo biên bản kiểm tra) và thông báo cho tổ chức, cá nhân được kiểm tra biết.

4. Trong thời hạn 10 ngày công tác, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính, người nhận được văn bản đề nghị của Cơ quan Thuế phải ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền hoặc thông báo chuyển lại hồ sơ cho Cơ quan Thuế đã đề nghị về việc không thuộc thẩm quyền xử phạt.

5. Trường hợp qua kiểm tra phát hiện hành vi vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn dẫn đến phải xử lý về thuế thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà trưởng đoàn kiểm tra hóa đơn báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành quyết định xử lý về thuế hoặc chuyển hồ sơ cho bộ phận kiểm tra thuế hoặc thanh tra thuế để làm thủ tục ban hành quyết định kiểm tra hoặc thanh tra việc chấp hành pháp luật thuế theo hướng dẫn của Luật quản lý thuế.

2.3 Kiểm tra đối với các tổ chức, cá nhân bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh không thông báo với đơn vị thuế 

Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn kết hợp với chính quyền địa phương nơi tổ chức, cá nhân có dấu hiệu bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh không thông báo với Cơ quan Thuế tiến hành kiểm tra thực tiễn và xác định thời gian bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh.

Kiểm tra việc kê khai hóa đơn của tổ chức, cá nhân trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra (mẫu số 01-1/GTGT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính) tính đến thời gian được xác định là bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh. Căn cứ số hóa đơn đã kê khai trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra tổ chức, cá nhân đã kê khai đến thời gian bỏ trốn, bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn thực hiện nhập vào ứng dụng quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ xác định số hóa đơn còn tồn của tổ chức, cá nhân này và hỗ trợ lập Thông báo số hóa đơn của tổ chức, cá nhân bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh chưa kê khai thuế, không thông báo với Cơ quan thuế.

Thông báo tổ chức, cá nhân bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh được lập theo mẫu số 06/KTHĐ ban hành kèm theo quy trình này, Thông báo này được Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn chuyển cho bộ phận Quản lý ấn chỉ để nhập vào ứng dụng quản lý hóa đơn.

Trên đây là toàn bộ nội dung về vấn đề quy trình kiểm tra hóa đơn theo Quyết định 381/QĐ-BTC mà chúng tôi gửi đến quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu nếu có câu hỏi hoặc cần hỗ trợ trong các lĩnh vực hóa đơn, chứng từ hay trách nhiệm hình sự thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất. Chúng tôi có các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ mà bạn cần.