Review các phần mềm quản lý công việc thông dụng hiện nay

Ngày nay, các chủ doanh nghiệp đang dần nắm bắt xu hướng cách mạng công nghiệp 4.0 để áp dụng vào mô hình doanh nghiệp. Điển hình là việc đón đầu xu hướng sử dụng các phần mềm thông minh như phần mềm quản lý công việc. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất công tác của chuyên viên. Trên thị trường có khá nhiều cái tên nổi bật như Trello, Asana, Wrike, Jira,… nhưng để các doanh nghiệp lựa chọn được một giải pháp hữu ích và phù hợp thì còn phải cân nhắc nhiều yếu tố. Trong nội dung trình bày này, LVN Group sẽ giúp bạn review các phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất!

1. Khái niệm và vai trò của phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc được hiểu là một công cụ giúp số hóa mọi quy trình quản lý, cho phép các chủ doanh doanh nghiệp, chủ đầu tư có thể theo dõi tất cả các công việc của người lao động trong doanh nghiệp.

Mặt khác, phần mềm quản lý công việc còn đóng vai trò rất lớn cho doanh nghiệp như:

• Quản lý thông tin hiệu quả:

Sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ là chìa khóa vàng giúp cho các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý dễ dàng quản lý tất cả thông tin một cách hiệu quả và có hệ thống nhất. Tại đây, chủ doanh nghiệp sẽ chủ động phân chia các công việc xuống các đầu chuyên viên một cách dễ dàng hoặc có thể theo dõi được các luồng công việc chuyên viên đang thực hiện. Từ đó giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng đánh giá năng lực của mỗi chuyên viên.

Mặt khác, nhờ vào việc sử dụng phần mềm này, các quản lý có thể kiểm soát được deadline công việc. Từ đó giúp nhà quản lý có thể đốc thúc chuyên viên xử lý công việc cần thiết kịp thời và đúng tiến độ.

• Hỗ trợ việc quản lý công việc từ xa

Hiện nay, các chủ doanh nghiệp hay nhà quản trị thường có những chuyến công tác đi xa. Nhờ vào việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc, các nhà quản trị có thể dễ dàng quản lý công việc từ xa một cách hiệu quả nhất. Bởi tất cả dữ liệu đều được quản lý trên cùng một hệ thống, nhà quản trị sẽ theo dõi được nhật ký sử dụng ngay trên phần mềm.

• Tiết kiệm chi phí quản lý

Ứng dụng phần mềm quản lý công việc giúp nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý và tạo được sự liên kết giữa các phòng ban. Từ đó, tối đa hóa năng suất lao động và giảm chi phí quản lý cho doanh nghiệp.

2. Phần mềm quản lý công việc có thể giúp ích cho bạn thế nào?

Bài toán của các nhà quản trị là làm sao kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các ứng dụng quản lý công việc giải quyết 2 việc: thứ nhất, minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và chuyên viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; thứ hai, giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp chuyên viên cộng tác, công tác tập trung trên một nền tảng duy nhất.

Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc có thể quan sát ở 2 góc độ. Đối với chuyên viên, phần mềm giúp họ:

• – Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
• – Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
• – Tính toán và sắp xếp được thời gian công tác hiệu quả.
• – Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

Đối với nhà quản lý thì một phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:

• – Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
• – Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
• – Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
• – Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất

Dựa vào những nhu cầu trên, các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc là:

• – Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong công tác theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với chuyên viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…
• – Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.
• – Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• – Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng cần thiết nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỉ luật trong tổ chức.

3. Review các phần mềm quản lý công việc, giao việc phổ biến hiện nay.

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp. Trong đó, có một số cái tên nổi bật nhất là Asana, Microsoft Planner, Trello, Wrike,… Tuy nhiên, để doanh nghiệp có thể lựa chọn được giải pháp tốt nhất thì cần theo dõi các tiêu chí dưới đây.

3.1. Phần mềm quản lý công việc – Asana

Trong những năm gần đây, Asana đang được đánh giá là phần mềm quản lý dự án tốt nhất. Asana giúp nhà quản trị có thể theo dõi dự án, công việc trên một giao diện đơn giản. Hay nhà quản trị có thể kiểm soát các đầu mục chi tiết trong dự án hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban, To-do-list,… Có thể nói, đây là một phần mềm đáp ứng trọn vẹn mọi nhu cầu mà các quản lý muốn kiểm soát khối lượng và tiến độ công việc của một doanh nghiệp.

Một số ưu và nhược điểm của phần mềm Asana:

Ưu điểm: 

• Sở hữu trọn vẹn tính năng: Nhà quản trị có thể tạo công việc, giao việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét và thảo luận công việc,… Đặc biệt, Asana có tính năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án mà không cần sao chép. Mặt khác, phần mềm này còn giúp nhà quản trị có thể tích hợp với Slack, DropBox, Github,…
• Hỗ trợ lập kế hoạch – Theo dõi trạng thái: Asana giúp nhà quản trị có một cái nhìn tổng quan về dự án thông qua tính năng Timeline. Và nhà quản trị có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi được tiến độ một cách trực quan hơn.
• Báo cáo: Hiện nay với phiên bản miễn phí, doanh nghiệp có thể lập báo cáo theo biểu đồ tiến độ (progress report) trên Asana. Còn các báo cáo chuyên sâu và chi tiết hơn sẽ được mở rộng ở phiên bản trả phí.
• Tính năng phân quyền riêng tư hoặc công khai theo dự án và nhiệm vụ.

Nhược điểm:

• Giới hạn người dùng: Với bản miễn phí, phần mềm chỉ hỗ trợ người sử dụng tối đa là 15 thành viên.
• Chi phí sử dụng: Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng thêm một số tính năng như tùy chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, thiết lập quyền riêng tư cho dự án,… Hay mở thêm số lượng người sử dụng thì doanh nghiệp cần dùng bản nâng cấp với chi phí 9,99$/người dùng/tháng. Vì vậy, để sở hữu trọn vẹn các tính năng của phần mềm thì doanh nghiệp sẽ phải chi trả một khoản chi phí khá cao.

3.2. Trello

Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.

Ưu điểm: Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện công tác của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.

Nhược điểm: Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như:

• – Không có tính năng chat nhóm
• – Không phân cấp thành viên quản trị
• – Không có báo cáo công việc
• – Không hiệu quả khi quản lý thời gian…

Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.

3.3. Phần mềm Microsoft Planner

Microsoft Planner được biết đến là một hệ thống phần mềm giúp nhà quản trị quản lý các công việc thông qua bảng Kanban. Đây là một giải pháp hữu ích dành cho các đội nhóm công tác, dự án hoặc những người công tác từ xa. Từ đó có thể phân công, quản lý và kiểm soát mọi công việc của chuyên viên.

Một số ưu và nhược điểm của Microsoft Planner:

Ưu điểm: 

• Cho phép tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 Groups, Outlook, OneNote,… Từ đó người dùng có thể dễ dàng sử dụng hoặc chia sẻ các tập tin Word, PowerPoint, Excel,…
• Tính bảo mật cao.
• Tích hợp cửa sổ nhiệm vụ minh bạch và trọn vẹn mọi thông tin.

Nhược điểm:

Chi phí sử dụng khá cao, doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử miễn phí. Tuy nhiên để có trọn vẹn các tính năng trong phần mềm, doanh nghiệp cần chi trả các gói như:

• Gói chuyên nghiệp: 99$/ tháng cho 1 người dùng.
• Gói kinh doanh: 300$/ tháng cho 10 người dùng.
• Gói doanh nghiệp: 2000$/ tháng cho 1000 người dùng.

3.4. Wrike

Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ. Nếu như Asana giúp bạn công tác không cần email, thì Wrike thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ công tác khác. Theo đánh giá của Business News Daily, Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí.

Sau đây là một số đánh giá về Wrike:

Ưu điểm:

• – Cộng tác: Giống như Asana, Wrike cũng có trọn vẹn các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án… Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột…
• – Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, ví dụ như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)… Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả.
• – Báo cáo theo thời gian thực: đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên…
• – Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí (như quyền truy cập bảng quản trị, quyền cài đặt ngày công tác và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên…). Tuy nhiên một số quyền nâng cao như quyền tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow, quyền xem lịch công tác của người khác,… thì chỉ có phiên bản trả phí.

Nhược điểm:

• – Chi phí sử dụng: Wrike miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản, như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Google Drive, Dropbox, Office365. Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ. Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 – 15 người, mức phí 9.8$/ người dùng/ tháng, Wrike sẽ mở thêm các tính năng Gantt chart, tăng dung lượng lưu trữ lên 5Gb, và khả năng tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel, RSS. Với các tính năng ưu việt hơn nữa như tuỳ chỉnh workflow, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo… thì chỉ có ở gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm ưu việt này.

Với những phân tích trên, Wrike sẽ là phần mềm quản lý công việc phù hợp với những doanh nghiệp lớn, với nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu. Với các team nhỏ khoảng dưới 5 thành viên, Wrike phiên bản miễn phí vẫn là một lựa chọn quản lý công việc tốt với các tính năng tuy giới hạn nhưng rất cơ bản và cần thiết.

4. Phần mềm kế toán LVN Group

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm LVN Group với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến một số tính năng đắt giá của Phần mềm kế toán LVN Group như:

• Công nghệ lập trình tiên tiến;
• Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
• Quản lý đa tiền tệ;
• Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
• Tính hiện đại chính xác;
• Có tính chuyên nghiệp.

Với một số thông tin liên quan đến Phần mềm kế toán LVN Group chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất ký câu hỏi nào liên quan đến Phần mềm kế toán LVN Group hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Trên đây là Review các phần mềm quản lý công việc thông dụng hiện nay mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!