Hiện nay, việc triển khai phần mềm SAP đang ngày càng trở nên phổ biến với nhiều doanh nghiệp bởi lợi ích vượt trội các phần mềm này mang lại. Trong đó, chắc hẳn không ít chủ công ty đã nghe đến thuật ngữ “SAP Consultant”. Vậy Sap Consultant là gì? ? Hãy cùng tìm câu trả lời thông qua nội dung trình bày dưới đây.
Sap Consultant là gì?
1. SAP Consultant là gì?
SAP Consultant (tạm dịch là tư vấn viên SAP) là chuyên gia trong việc triển khai phần mềm ERP SAP . Họ có nhiệm vụ đưa ra các hướng dẫn cũng như tư vấn định hướng phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nói cách khác, SAP Consultant chính là người “chèo lái”, giúp phần mềm phát huy tối đa lợi ích với khách hàng.
2. Tầm cần thiết của SAP Consultant
Trong quá trình triển khai phần mềm SAP, doanh nghiệp sẽ cần cân đối giữa nhiều yếu tố khác nhau như thay đổi quy trình quản lý, nâng cấp hệ thống, chuẩn bị tài chính, và đặc biệt là nguồn lực con người trước khi thực sự thấy hiệu quả của phần mềm.
Lý do bởi SAP là hệ thống tích hợp nhiều chức năng vượt trội và việc triển khai không đơn thuần dừng lại ở việc cài đặt và tiến hành sử dụng lập tức. Vì vậy, để triển khai giải pháp SAP hiệu quả, các doanh nghiệp sẽ cần đến sự hỗ trợ của các chuyên gia có kinh nghiệm và chuyên môn cao.
Vậy tầm cần thiết của SAP Consultant là gì? Dưới đây là một số nhiệm vụ mà tư vấn viên có thể đảm nhận để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai SAP:
2.1. Người tri kỷ
Các chuyên gia tư vấn sẽ thường xuyên sát cánh và nghiên cứu về các khó khăn về nhu cầu hoặc quá trình sử dụng mà doanh nghiệp chưa thể tháo gỡ. Từ đó, SAP Consultant tiến hành phân tích những vướng mắc doanh nghiệp đang gặp phải và định vị doanh nghiệp, nhằm đưa ra những tư vấn phù hợp.
2.2. Người “thợ xây”
Vai trò “thợ xây” của SAP Consultant thể hiện rõ nhất khi thu thập và ghi nhận yêu cầu của các phòng ban. Qua đó, SAP Consultant có cơ sở để cấu hình hệ thống, đồng thời hỗ trợ đề xuất chuẩn hóa, số hóa quy trình công tác, đáp ứng nhu cầu của các bộ phận/phòng ban trong doanh nghiệp.
2.3. Người giải quyết vấn đề
Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, ví dụ như chưa biết cách thu thập và lưu trữ dữ liệu hiệu quả. Khi này SAP Consultant với vai trò là một chuyên gia, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm trong ngành, sẽ sát cánh để hóa giải các câu hỏi, gỡ rối cho doanh nghiệp.
2.4. Người hướng dẫn
Học hỏi từ SAP Consultant là cách dễ hiểu nhất để người sử dụng trực tiếp cũng như người quản trị dữ liệu (admin/ key user) nhanh chóng thành thạo sử dụng và nắm vững cách hệ thống vận hành. Người dùng không chỉ dễ nhớ hơn khi được trực tiếp thực hành và hướng dẫn trực quan mà còn được hỏi và trực tiếp trả lời qua các buổi đào tạo bài bản.
2.5. Người bạn đồng hành
Sau khi triển khai thành công dự án, SAP Consultant vẫn sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu cần hỗ trợ. Vai trò này của SAP Consultant rất cần thiết với nhiều doanh nghiệp bởi việc sử dụng và phát triển liên tục phần mềm SAP là một quá trình lâu dài, nhằm phục vụ mục tiêu mở rộng kinh doanh và chuyên nghiệp hóa hoạt động.
3. Hai nhân tố trong đội ngũ tư vấn triển khai SAP
SAP Consultant không phải là những cá nhân hoạt động riêng lẻ mà thay vào đó, họ thành lập đội ngũ để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Một đội ngũ tư vấn triển khai SAP lí tưởng sẽ gồm 2 nhân tố dưới đây:
3.1. SAP Business Consultant/SAP Functional Consultant
Functional Consultant là nhóm chuyên về tư vấn về nghiệp vụ quy trình, triển khai, hướng dẫn sử dụng,… Họ đóng vai trò như một cầu nối, giúp đảm bảo hệ thống được điều chỉnh phù hợp nhất và mọi người dùng hệ thống (user) đều nắm được các thao tác nghiệp vụ trên phần mềm.
Nhiệm vụ của SAP Functional Consultant bao gồm:
- Làm việc với doanh nghiệp để xác định các yêu cầu kinh doanh và mục tiêu hệ thống, đồng thời xác định và giải quyết các vấn đề về hệ thống.
- Hỗ trợ và đào tạo cho người dùng nội bộ của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ lên danh sách các bảng câu hỏi, các bài kiểm tra chức năng nhằm giúp doanh nghiệp, chủ quy trình (Key User) và người dùng cuối (End Users) kiểm tra, đánh giá chuyên sâu về hệ thống.
- Sử dụng các phương pháp tiếp cận, triển khai khoa học và hiện đại như ITP (nhóm chuyên gia phụ trách việc gửi tới sản phẩm và xây dựng quy trình triển khai) và phương pháp Agile (phương pháp triển khai khuyến khích sự thay đổi và đảm bảo sản phẩm đến với người dùng nhanh nhất), nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai.
- Đánh giá và phân tích hiệu suất công tác của hệ thống sau khi triển khai. Đồng thời, SAP Consultant cũng định hướng hướng đi của hệ thống trong tương lai và tối ưu hiệu quả sử dụng của SAP sau này.
3.2. SAP Technical Consultant – Tư vấn kỹ thuật
SAP Technical Consultant là nhóm tư vấn về kỹ thuật để tùy biến hệ thống SAP như: thiết kế báo cáo, biểu mẫu, phát triển các AddOn,… Có thể thấy SAP Technical Consultant có vai trò chủ chốt trong việc hiện thực hóa những nhu cầu đặc trưng của doanh nghiệp, của từng phòng ban qua giải pháp hoạch định doanh nghiệp.
Công việc cụ thể của họ bao gồm:
- Thiết lập các cấu hình cho các phân hệ để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Phác họa, mô phỏng cấu trúc hệ thống, đề xuất cấu hình, thông số kỹ thuật nhằm đảm bảo hạ tầng kỹ thuật vận hành ổn định với quy mô của doanh nghiệp.
- Tham gia vào việc cải tiến và sửa đổi các giao diện hiện có để tăng tính tương tác với các hệ thống bên ngoài thông qua các tài liệu văn bản hoặc XML.
- Tham gia vào việc phát triển và thử nghiệm trải nghiệm người dùng trên phân hệ.
- Đảm bảo hệ sinh thái ERP (bao gồm SAP và các kết nối từ bên thứ ba) vận hành ổn định và luôn sẵn sàng hỗ trợ trực tiếp hoặc hỗ trợ từ xa sau khi dự án kết thúc.
4. Công việc của một SAP Consultant khi triển khai dự án
SAP Consultant có vai trò cần thiết từ công đoạn thu thập, đánh giá, phân tích nhu cầu, thiết kế cấu hình cho hệ thống SAP,… để đáp ứng yêu cầu về quy trình và vận hành của doanh nghiệp. Đồng thời, họ là người chịu trách nhiệm dẫn dắt dự án chạy đúng tiến độ và cam kết đã đề ra. Vậy công việc của một SAP Consultant là gì?
Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và loại hình tư vấn SAP, SAP Consultant sẽ có những trách nhiệm khác nhau. Nhưng nhìn chung, họ đều công tác dựa trên quy trình chung như sau:
Giai Đoạn I: Chuẩn Bị Dự Án (Project Preparation)
Nội bộ doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai chuẩn bị kế hoạch, rà soát các nguồn lực trọn vẹn … sau đó tiến hành KickOff dự án.
Giai Đoạn II: Phân Tích & Thiết Kế Quy Trình (Business Blueprint)
- Thu thập yêu cầu, các báo cáo để phục vụ cho việc xây dựng tài liệu thiết kế quy trình.
- Trình bày các quy trình tương lai cho từng phòng ban.
Giai Đoạn Ill: Hiện Thực Hóa Hệ Thống
- Thiết lập hệ thống bằng cách khởi tạo cơ sở dữ liệu mới, tạo cấu hình hệ thống cơ bản, phát triển các tính năng nâng cao dành riêng cho doanh nghiệp.
- Thiết kế các biểu mẫu, báo cáo và tài liệu hướng dẫn sử dụng cho từng cấp độ người dùng.
- Huấn luyện Key Users sử dụng và kiểm thử hệ thống phần mềm và nghiệp vụ.
Giai Đoạn IV: Chuẩn Bị Trước Khi Chạy Chính Thức (Go-Live)
- Lập kế hoạch và thực hiện kết chuyển số liệu đưa vào trong SAP làm dữ liệu đầu kỳ.
- Huấn luyện sử dụng cho người dùng cuối (End Users) và người quản trị hệ thống.
- Truyền thông cho nội bộ công ty và đánh giá tính sẵn sàng của hệ thống vận hành chính thức (Go-live), bao gồm cả nhân sự triển khai.
Giai Đoạn V: Vận Hành Chính Thức (Go-Live) & Hỗ Trợ
- Hỗ trợ tại chỗ (On-Site) cho giai đoạn Go-Live.
- Ghi nhận và xử lý lỗi phát sinh (nếu có) trong quá trình sử dụng thực tiễn.
- Chuyển giao quyền quản trị và hỗ trợ doanh nghiệp cho tới khi quy trình vận hành mượt mà.
5. Tiêu chí đánh giá SAP Consultant chuẩn quốc tế
Có thể thấy, SAP Consultant chính là nguồn nhân lực không thể thiếu trong việc giúp doanh nghiệp triển khai dự án SAP thành công đúng tiến độ, chất lượng. Một chuyên viên tư vấn SAP đạt tiêu chuẩn quốc tế cần đảm bảo 2 tiêu chí sau:
5.1. Trình độ chuyên môn cao
Không nghi ngờ gì, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm công tác luôn là yếu tố cần thiết để trở thành 1 SAP Consultant chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thời gian để kiểm tra trình độ chuyên môn của họ trước khi bắt tay hợp tác. Vì vậy, ngoài kinh nghiệm thực tiễn, việc có 1 chứng nhận SAP không chỉ chứng minh được chuyên môn nghiệp vụ mà còn tiết kiệm thời gian trao đổi giữa đôi bên.
Chứng nhận SAP là một trong những chứng nhận danh giá nhất trong lĩnh vực tư vấn triển khai phần mềm. Việc SAP Consultant sở hữu chứng nhận SAP sẽ giúp tăng độ uy tín và trình độ của họ, doanh nghiệp cũng thêm phần an tâm khi hợp tác cùng. Có 2 loại chứng nhận SAP được đánh giá cao hiện nay:
1 – SAP Certified Application Associate: Ngoài chứng minh khả năng giao tiếp và thuyết trình nâng cao, đây là chứng chỉ xác minh việc 1 SAP Business Consultant sở hữu cho mình kỹ năng quản lý vượt bậc. Họ cũng cần nắm rõ các tính năng của hệ thống SAP và họ đạt tiêu chuẩn về kiến thức quy trình nghiệp vụ, đủ để tư vấn và triển khai hệ thống SAP phù hợp cho công ty.
Vì vậy, kỳ thi này không chỉ xác nhận rằng người quản lý dự án đủ khả năng quản lý thành công quá trình chuyển đổi end-to-end mà còn có thể đề ra lộ trình để thực hiện dự án. Mặt khác, việc sở hữu SAP Certified Application Associate còn là một chứng minh hữu hiệu cho việc SAP Consultant có khả năng kiểm soát và quản lý chất lượng đầu ra của dự án.
2 – SAP Certified Development Associate: Chứng chỉ này dành cho những cá nhân có nghiệp vụ tư vấn về kỹ thuật để customize (tùy chỉnh) hệ thống SAP như: thiết kế báo cáo, biểu mẫu, phát triển các AddOn. Để đạt được chứng nhận này, SAP Technical Consultant cần nắm vững kiến thức về kỹ thuật để customize hệ thống cũng như các tính năng (AddOn) theo tiêu chuẩn (thông qua các API) của SAP.
5.2. Kỹ năng vượt trội
1 – Kỹ năng giao tiếp: Trong ngành nghề tư vấn nói chung và tư vấn SAP nói riêng, để đối tác hiểu được thông điệp mình muốn truyền đạt, yêu cầu SAP Consultant phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Mặt khác, việc học cách xưng hô, cách sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự cũng sẽ khiến doanh nghiệp có thêm thiện cảm và dễ hợp tác hơn.
2 – Trình độ ngoại ngữ: Trình độ thông hiểu ngoại ngữ là một trong những kỹ năng không thể thiếu với các SAP Consultant, đặc biệt khi họ cần nâng cấp kiến thức của bản thân thông qua các tài liệu nước ngoài. Ngoại ngữ tốt còn giúp họ hướng dẫn và trả lời câu hỏi của người dùng Việt khi sử dụng hệ thống dễ dàng hơn.
3 – Kỹ năng công tác nhóm và công tác độc lập: Do SAP Consultant hoạt động theo đội nhóm, kỹ năng công tác nhóm sẽ rất cần thiết trong việc đảm bảo hoàn thành dự án đúng tiến độ và đạt chất lượng cao. Thêm vào đó, khi các SAP Consultant sở hữu khả năng công tác độc lập, hiệu suất công tác của toàn nhóm cũng được nâng cao.
4 – Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Do hệ thống SAP cần thời gian triển khai từ 2 đến 4 tháng hoặc hơn, SAP Consultant cần có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ đã thống nhất.
5 – Sự nhạy bén trong tư duy: Nhanh chóng định vị được doanh nghiệp, kỹ năng giải quyết vấn đề mỗi khi có phát sinh sẽ giúp SAP Consultant nghiên cứu, xác định được nguyên nhân gốc rễ, xử lý nhanh chóng giúp cho ban lãnh đạo dự án an tâm.
6. Phần mềm kế toán tại Luật LVN Group
Nắm bắt được những vấn đề mà cả kế toán và chủ doanh nghiệp gặp phải, liên tục cải tiến từng ngày nhằm đem lại phần mềm kế toán ưu việt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tận dụng những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm nêu trên, hiện nay Công ty Luật LVN Group sắp phát hành phần mềm kế toán với các ưu điểm:
• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Tự động nhập liệu hóa đơn mua hàng, bán hàng, nhập khẩu dữ liệu từ excel giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các số sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Hỗ trợ kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin KH/NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngưng hoạt động tránh rủi ro về chứng từ.
• Giám sát tồn kho: Nắm bắt thông tin tồn kho chi tiết theo từng nhu cầu quản trị của DN như số lô, HSD màu sắc, chủng loại giúp tránh thất thoát, lãng phí.
Vì vậy, với những nội dung mà Luật LVN Group gửi tới thì chúng ta đã trả lời được câu hỏi SAP Consultant là gì? rồi đúng không? Mặt khác, Luật LVN Group cũng đã giới thiệu về dịch vụ phần mềm kế toán sắp ra mắt dành cho quý khách hàng nào muốn sử dụng dịch vụ tại Luật LVN Group. Tuy nhiên, hãy lắng nghe các nhà phát triển và chuyên gia tư vấn phần mềm trước khi đưa ra quyết định, bởi họ đã trải qua nhiều dự án khác nhau, sẽ giúp doanh nghiệp bạn hạn chế được tối đa rủi ro gặp phải trong quá trình triển khai. Mọi thông tin hay câu hỏi có thể phản hồi trực tiếp dưới nội dung trình bày hoặc liên hệ với chúng tôi để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ kịp thời. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.