Sử dụng hóa đơn bán lẻ xăng dầu điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78

Một trong những ngành hàng được Chính phủ khuyến khích sớm chuyển đổi áp dụng hóa đơn bán lẻ xăng dầu điện tử là xăng dầu. Hóa đơn bán lẻ xăng dầu điện tử không chỉ giúp các đơn vị kinh doanh nhanh chóng giải quyết những nan giải trong quá trình quản lý nghiệp vụ kế toán, mà còn giúp chống thất thu thuế và nằm trong khung chuyển đổi số của doanh nghiệp. Trong nội dung trình bày này, hãy cùng LVN Group nghiên cứu về hóa đơn bán lẻ xăng dầu điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 !.

1. Một số quy định về hóa đơn bán lẻ xăng dầu điện tử 

1.1 Thời điểm lập hóa đơn

Theo Điều 9 Nghị định 123, thời gian lập hóa đơn bán lẻ xăng dầu điện tử theo phương thức bán trực tiếp tại cửa hàng cho khách lẻ là thời gian kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

Đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán phải lưu trữ trọn vẹn hóa đơn bán lẻ xăng dầu điện tử để đơn vị thẩm quyền kiểm tra nếu có yêu cầu.

1.2 Nội dung của hóa đơn bán lẻ xăng dầu điện tử

Theo Điểm c Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123:

• Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có trọn vẹn các nội dung.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

1.3 Truyền nhận dữ liệu lên đơn vị thuế

a. Theo Điểm a.1 Khoản 3 Điều 22 Nghị định 123: Trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế

• Riêng với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

b. Theo Khoản 1 Điều 58: Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực, trong đó có xăng dầu, thực hiện hóa đơn điện tử và gửi tới dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố. 

c. Theo Khoản 4 Điều 6: Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác – Thông tư 78/2021/TT-BTC

• Nếu bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo hướng dẫn tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử trọn vẹn các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho đơn vị thuế theo hướng dẫn tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

1.4 Quy định về xử lý sai sót của hóa đơn

Tại Điểm d, Điều 7 – Thông tư 78: Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đơn vị thuế có sai sót trong một số trường hợp.

• Trường hợp theo hướng dẫn hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

2. Cách xuất hóa đơn điện tử bán xăng dầu trên phần mềm HĐĐT

2.1 Trường hợp 1: Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn

Đối tượng:

• Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu

Tờ khai:

• Chọn cách thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế là Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn

Cách xuất hóa đơn điện tử:

Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử cơ bản có trọn vẹn ký hiệu.

Bước 2: Sau khi đơn vị thuế chấp nhận tờ khai thì thực hiện xuất hóa đơn cho người mua như bình thường

Bước 3: Ký số, phát hành hóa đơn

Bước 4: Tick chọn Gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời gửi hóa đơn lên đơn vị thuế theo hướng dẫn

2.2 Trường hợp 2: Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

Đối tượng:

• Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh

Tờ khai:

• Chọn cách thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế là Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Cách thực hiện:

Bước 1: Ghi nhận nhật ký bán hàng theo từng lần (ghi theo excel hoặc đã theo dõi trên phần mềm bán hàng của đơn vị). 

Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo mặt hàng bán từng ngày

• Chọn tham số bao gồm kỳ (ngày), loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu
• Nhập dữ liệu xăng dầu bán từng ngày vào file excel theo mẫu tại đây, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp. 
• Kiểm tra dữ liệu bảng tổng hợp dữ liệu Xăng dầu
• Ký số và Gửi bảng tổng hợp dữ liệu đến đơn vị thuế 

2.3 Trường hợp 3: Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

Đối tượng:

• Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có MST, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và các khách hàng là cá nhân không kinh doanh

Tờ khai:

• Chọn cách thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã
• Chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế là Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Cách thực hiện:

Thực hiện cả 2 nội dung Hóa đơn của trường hợp 1 và trường hợp 2 bên trên, trong đó: 

• Hóa đơn (có ký hiệu) gửi cho người mua có MST gửi cho đơn vị thuế thuế theo từng lần phát hành, gửi cho người mua
• Hóa đơn cho toàn bộ các khách hàng là cá nhân không kinh doanh (hóa đơn bán lẻ xăng dầu) thì thực hiện như sau:

Bước 1: Ghi nhận nhật ký bán hàng theo từng lần (ghi theo excel hoặc đã theo dõi trên phần mềm bán hàng của đơn vị)

Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo mặt hàng bán từng ngày 

• Chọn tham số (bao gồm kỳ (ngày), loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu
• Tải tệp nhập khẩu mẫu và nhập dữ liệu xăng dầu bán từng ngày vào file tệp mẫu, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp (là số liệu tổng lượng bán trong ngày – số lượng đã xuất hóa đơn cho người mua có MST)
• Kiểm tra dữ liệu bảng tổng hợp dữ liệu Xăng dầu
• Ký số và Gửi bảng tổng hợp dữ liệu đến đơn vị thuế 

Sống trong thời đại công nghệ số, công tác chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn bán lẻ điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định 123 & Thông tư 78 đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về vấn đề này, vui lòng liên hệ hotline 1900.0191 để đội ngũ chuyên viên của LVN Group có thể hỗ trợ các bạn. Mặt khác, chúng tôi mong rằng sẽ nhận được các ý kiến đóng góp, phản hồi từ quý bạn đọc để có cơ hội cải thiện nội dung trình bày cũng như dịch vụ ngày một chất lượng hơn. 

Email: info@lvngroup.com

Website: lvngroup.vn