Tại sao cần phần mềm quản lý dự án?

Quản lý dự án là một công việc không hề đơn giản có nhiều vấn đề, nhiều mặt trái nảy sinh xung quanh quá trình thực hiện dự án của doanh nghiệp khiến cho chất lượng dự án trì trệ. Chính vì vậy, bạn cần đến một công cụ quản lý hiệu quả, hạn chế tối đa những sai sót và những nhầm lẫn thường nảy sinh trong công việc. Phần mềm quản lý dự án là một trong những lựa chọn của nhiều doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. 

1. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý dự án

Khối lượng công việc trong một dự án thường rất lớn, đặc biệt là những dự án lớn với nhiều hạng mục, khó có thể quản lý được hoàn toàn mọi công việc của dự án với những giải pháp thô sơ. Việc quản lý dự án sẽ gặp phải nhiều khó khăn, gây ra nhiều trở ngại nếu như bạn không có một công cụ quản lý khoa học, hiệu quả.

Một dự án khi thực hiện có thể không như những gì dự định. Trong quá trình công tác, có nhiều tình huống, nhiều trường hợp nảy sinh khiến cho cả quá trình xảy ra những gián đoạn.

Người quản lý, người chịu trách nhiệm chung không phải bao giờ cũng có mặt tại nơi công tác để xử lý mọi vấn đề. Đặc biệt đối với những dự án lớn, nhiều địa điểm thi công, công tác khác nhau khiến cho việc liên kết, tạo lập hệ thống không đồng bộ. Vì vậy, sẽ rất khó khăn để có thể giao việc, xử lý công việc trong những trường hợp đột xuất, không lường trước.

Quản lý dự án bằng các phương pháp truyền thống hiện đã không thể mang lại hiệu quả tối đa, có thể gặp phải nhiều trường hợp, tình trạng nhầm lẫn và sai sót trong quá trình xử lý thông tin.

Phần mềm quản lý dự án được thiết kế dựa trên những khó khăn và nhu cầu của các ban quản lý dự án. Nó có thể giải quyết được phần lớn các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải. Nhờ đó, phần mềm giúp cho việc quản lý được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

2. Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dự án

1. Quản lý thông tin dự án

Phần mềm quản lý hỗ trợ cập nhật và lưu trữ mọi thông tin cần thiết trong dự án. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, dễ dàng cập nhật mọi vấn đề, mọi thông tin trong quá trình công tác. Sử dụng phần mềm giúp bạn bảo mật, quản lý khoa học, chi tiết những dữ liệu, tài liệu cần thiết, phục vụ cho quá trình thực hiện dự án.

2. Giao việc cho chuyên viên

Đối với những dự án lớn, nhiều hạng mục, môi trường công tác rộng, quản lý và các bộ phận, chuyên viên có thể không công tác trực tiếp. Phần mềm giúp cho các bộ phận có thể dễ dàng liên kết với nhau. Quá trình giao việc cũng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ đó, quá trình công tác không bị gián đoạn, hiệu suất công việc được nâng cao.

3. Lên kế hoạch công tác 

Mỗi chuyên viên được cấp một tài khoản trên phần mềm. Nhờ đó, chuyên viên sẽ lên kế hoạch công tác, đặt lịch công tác hiệu quả. Bạn có thể quản lý được thời gian công tác, hệ thống công việc của mình khoa học nhất. Sử dụng phần mềm giúp nâng cao hiệu quả công tác, đồng thời cũng hạn chế tối đa những rủi ro, những nhầm lẫn, sơ suất trong quá trình thực hiện dự án.

4. Giám sát tiến độ công tác

Phần mềm quản lý dự án giúp cho việc giám sát tiến độ công việc thường xuyên và khoa học. Bạn có thể cập nhật tình hình công tác, hiệu suất công việc ngay trên hệ thống. Nhờ đó, người quản lý dù không theo dõi thường xuyên vẫn có thể nắm bắt được tiến độ công việc, hiệu quả công tác của mỗi người.

5.Nhắc nhở, thông báo công việc

Phần mềm có thể tự động thông báo, cảnh báo công việc trong những trường hợp cần thiết. Bên cạnh đó, phần mềm có thể tích hợp với email, SMS,… giúp cho việc cập nhật và thông báo trực tiếp đến mỗi chuyên viên cũng được nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức, nhưng vẫn đảm bảo tối đa hiệu quả dự án. 

3. Phần mềm quản lý dự án miễn phí có tốt không

Phần mềm quản lý dự án miễn phí ra đời dành cho những doanh nghiệp nhỏ, ngân sách chưa đủ lớn. Giải pháp này đáp ứng những tính năng cơ bản trong quản lý và hoàn toàn free nên được rất nhiều người yêu thích. Vậy có nên dùng giải pháp này không?

Ưu điểm

• Phần mềm miễn phí, không mất tiền duy trì, cài đặt hay sử dụng.
• Giải pháp có trọn vẹn tính năng cơ bản, phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là doanh nghiệp start up.
• Phần mềm miễn phí đa số dễ dùng, giao diện trực quan, thân thiện, bạn không phải tốn quá nhiều thời gian để làm quen.

Nhược điểm

• Phần mềm không phù hợp cho doanh nghiệp lớn, không có những tính năng nâng cao, chuyên sâu.
• Nó có thể gây gián đoạn trong quá trình quản lý do có nhiều lỗi vặt xảy ra.
• Phần mềm miễn phí thường có khả năng bảo mật kém, thông tin về doanh nghiệp, dự án rất dễ bị lộ.
• Người dùng không được bảo hành, hỗ trợ tư vấn, nâng cấp sử dụng từ phía nhà gửi tới.

Với những ưu điểm và nhược điểm trên đây, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc và đưa ra quyết định có nên dùng phần mềm miễn phí không. Nên nhớ rằng, hãy chọn giải pháp phù hợp với công ty, tổ chức của mình.

4. Phần mềm quản lý dự án nào tốt hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau với nhiều tính năng, lợi ích. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi lựa chọn. Bạn có thể cân nhắc một số giải pháp sau đây:

• Phần mềm Trello.
• Phần mềm Facework.
• Phần mềm Basecamp.
• Phần mềm Misa.
• Phần mềm Wrike.
• Phần mềm Due.
• Phần mềm Project Manager.

5. Phần mềm LVN Group 

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án là rất cần thiết đối với doanh nghiệp, phần mềm LVN Group với những tính năng nổi trội và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp. Giải pháp này giúp giảm được nhiều chi phí, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc.

Quản lý nhiều dự án khác nhau

Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể theo dõi, giám sát tổng thể quá trình thực hiện dự án: Lên kế hoạch, phân hạng mục, chia công việc, báo cáo,… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể quản lý được toàn bộ bộ phận, hạng mục công việc của nhiều dự án khác nhau chỉ trong một màn hình duy nhất.

Giám sát dễ dàng tiến độ công việc

Với phần mềm, bạn dễ dàng cập nhật tiến độ dự án hoặc phần mềm sẽ hỗ trợ tính toán tiến độ dự án theo điểm hoàn thành, thời gian thực hiện. Qua đó bạn sẽ có những kế hoạch cụ thể để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng mục tiêu.

Mặt khác, phần mềm quản lý dự án cũng cho phép bạn theo dõi dự án theo những mức cảnh báo khác nhau, có cái nhìn tổng quan nhất để đưa ra chiến lược giúp dự án hoàn thành theo đúng tiến độ.

Cải thiện khả năng công tác nhóm

Đây là tính năng hữu ích nhất của phần mềm quản lý dự án. Sự cộng tác, trao đổi là yếu tố cần thiết khi công tác nhóm của một dự án. Qua phần mềm, các thành viên sẽ dễ dàng trao đổi, tương tác, chia sẻ thông tin. Đặc biệt, chuyên viên cũng dễ dàng tag đồng nghiệp để giải quyết những công việc phát sinh.

Phân bổ nguồn lực hợp lý

Thông qua bảng phân bổ nguồn lực, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể về nhân sự của dự án. Qua đó, bạn biết được ai đang trống việc, ai đang quá tải và công việc của mỗi người là gì. Từ đây, bạn sẽ dễ dàng điều phối công việc, nhân sự hợp lý.

Tăng năng suất công tác

Nhờ phần mềm quản lý dự án, doanh nghiệp sẽ cải thiện tối đa hiệu suất công việc. Với việc lập kế hoạch, giao việc nhanh chóng, thực hiện theo quy trình, đúng deadline, phân bổ nguồn lực hợp lý mà tổng thể công việc, dự án được cải thiện. Đặc biệt, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, ngân sách khi triển khai dự án.

Nâng cao khả năng cạnh tranh

Mỗi doanh nghiệp, công ty muốn tồn tại cần có sự cạnh tranh với đối thủ. Việc dùng phần mềm quản lý dự án sẽ giúp công ty của bạn có cơ hội vươn cao, tăng khả năng cạnh tranh.

Vào những mùa cao điểm, dự án nhiều bạn cũng không cần quá lo lắng vì phần mềm sẽ giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn, việc cạnh tranh trên thị trường không còn là vấn đề.

Những tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý dự án hỗ trợ bạn tối đa trong quá trình thực hiện nhờ những tính năng sau đây:

Quản lý thông tin dự án

• Quản lý chi tiết thời gian dự toán, tổng đầu tư, lĩnh vực đầu tư,…
• Theo dõi các hạng mục con, quản lý được đầu mục công việc cần làm.
• Quản lý tiến độ hoàn thành dự án, tính toán được nhân lực cần thiết, quản lý thời gian thực hiện.
• Cho phép thêm người, tích hợp gửi email, SMS khi cần, tra cứu được thông tin dễ dàng.

Quản lý dự toán đầu tư

• Doanh nghiệp dễ dàng quản lý được các nguồn vốn của dự án.
• Theo dõi kế hoạch sử dụng vốn và các quyết định đầu tư của dự án.
• Phê duyệt nhanh chóng thiết kế và quản lý dự toán về chi phí thực hiện.

Lập kế hoạch công việc

• Phần mềm giúp phân cấp người dùng, lập kế hoạch công việc chi tiết nhất.
• Quản lý công việc theo mức độ ưu tiên, nhiều tính năng thông minh được tích hợp.
• Cấp trên dễ dàng giao việc cho chuyên viên và nhận đầu việc đơn giản, nhanh chóng.
• Quản lý cập nhật tiến độ thực hiện công việc của chuyên viên, đánh giá được năng suất công tác.
• Có thể tùy chỉnh nhắc nhở công việc, báo cáo trên trang chủ qua email hoặc SMS.

Quản lý tài chính dự án

• Thiết lập và quản lý dễ dàng các nguồn tài chính liên quan, các nguồn thu chi trong quá trình thực hiện.
• Bố trí, quản lý chuyên viên, theo dõi chi phí dễ dàng.

Theo dõi rủi ro

• Kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc theo ngày, tuần, tháng,….
• Cập nhật và đánh giá được những rủi ro hoặc cơ hội trong quá trình triển khai.

Hệ thống nhắc nhở

• Nhắc nhở công việc mới cần thực hiện ngay trên trang chủ.
• Thống kê công việc cần thực hiện.
• Báo cáo những công việc gần đến deadline.

Thống kê và báo cáo

• Phần mềm quản lý dự án có nhiều loại bảng biểu để người dùng theo dõi.
• Tự động xuất văn bản, hợp đồng, biểu mẫu có liên quan.
• Báo cáo năng suất chuyên viên, công việc trễ hẹn, công việc cần hoàn thành sớm,….