Tạo hóa đơn bán lẻ trong excel nhanh chóng 2023

Hiện nay, hóa đơn là giấy tờ không thể thiếu trong giao dịch, mua bán. Trong nội dung trình bày này LVN Group sẽ hướng dẫn bạn Tạo hóa đơn bán lẻ trong excel nhanh chóng 2023

Tạo hóa đơn bán lẻ trong excel nhanh chóng 2023

1. Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn người bán sẽ lập và xuất cho người mua ngay khi phát sinh một giao dịch mua bán có tổng trị giá hơn 200.000 đồng (Theo Khoản 1 Điều 18 Thông tư số 34/2014/TT-BTC).

Trong trường hợp người mua không muốn lấy hóa đơn bán lẻ hoặc không gửi tới họ tên, địa chỉ, mã số thuế thì người bán vẫn phải lập hóa đơn bán lẻ và viết rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không gửi tới mã số thuế”.

Nếu giao dịch có tổng thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Đồng thời, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

2. Ưu nhược điểm khi tạo hóa đơn bán lẻ bằng excel
Trước khi hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel. Các bạn cũng cần hiểu được ưu và nhược điểm của cách làm này.

2.1 Ưu điểm
Như chúng ta đã biết, Excel là một công cụ văn phòng gần gũi, quen thuộc. Và cũng là công cụ kế toán rất hữu dụng. Vì thế, nếu thiết kế hóa đơn bằng phần mềm excel sẽ có những ưu điểm sau:

• Không mất quá nhiều thời gian để nghiên cứu và làm quen.
• Mô hình của excel cũng rất thuận tiện cho việc tạo bảng, tạo danh sách và hỗ trợ nhiều cho chuyên viên kế toán, kể cả chuyên viên không có nhiều kinh nghiệm.
• Excel hoàn toàn miễn phí và được phân phối rộng rãi.
• Excel cũng có tính năng phân tích, lập báo cáo để hỗ trợ chuyên viên kế toán thực hiện nhanh chóng.

2.2 Nhược điểm
Dù có nhiều ưu điểm nhưng hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng excel vẫn có nhiều hạn chế như:

• Chỉ phù hợp với các công ty nhỏ, ít cơ sở dữ liệu và ít chuyên viên.
• Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ghi chép thủ công qua gây nhiều khó khăn cho kế toán và khiến excel trở nên bị động hơn.
• Tính bảo mật của excel không cao, file dễ dàng bị xóa mà khó khôi phục lại.
• Dữ liệu không thống nhất, tìm kiếm mất thời gian.
• Mỗi 1 chuyên viên kế toán chỉ có thể làm 1 excel. Việc tạo hóa đơn bán hàng sẽ trở nên khó khăn hơn nếu doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh khác nhau.
• File phải lưu riêng lẻ cũng khiến cho công việc báo cáo tài chính trở nên bất tiện khi phải rà soát lại từ đầu.

3. Hướng dẫn tạo hóa đơn bán lẻ trong excel nhanh chóng 2023

Bạn hoàn toàn có thể thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng excel với 6 bước đơn giản sau đây:

Bước 1: đăng nhập vào phần mềm microsoft excel 2010

+ Nhấp vào File => New

+ Chọn Blank workbook trong phần Avid Templates

+ Xuất hiện bảng Office.com Templates và nhấp vào Invoices

+ Lựa chọn thư mục có chứa mẫu hóa đơn

Bước 2
Các bạn sẽ nhấp vào mẫu hóa đơn bán lẻ phù hợp nhất với công ty và cửa hàng của mình tùy vào mục đích sử dụng. Sau đó, chọn Dowload để hiển thị hóa đơn đó trong tập tin bảng tính excel của bạn

Bước 3

Ở bước này, bạn cần điền thông tin theo mẫu hóa đơn bao gồm: địa chỉ, tên công ty/cửa hàng/đại lý, logo, mã số khách hàng, điều khoản thanh toán, tên chuyên viên thanh toán

Bước 4

Click vào File => Save để lưu hóa đơn excel vào một thư mục cụ thể trên máy tính

Bước 5

Điền tất cả thông tin vào mẫu hóa đơn excel bao gồm mô tả sản phẩm. Số lượng hóa đơn mới, điều khoản được cập nhật, thời hạn, địa chỉ email khách hàng. Đồng thời, bạn đặt tên cho tập tin mới tạo

Bước 6

Bạn hãy in hóa đơn để điền email khách hàng. Có thể chuyển đổi sang định dạng (PDF) bằng cách sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF sau đó gửi email tới khách hàng

Trên đây là nội dung trình bày Tạo hóa đơn bán lẻ trong excel nhanh chóng 2023 Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai… Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.