Thẩm quyền ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định

Điều chỉnh chứng từ điện tử là một trong những cách xử lý khi chứng từ điện tử có sai sót nhằm giúp người bán chỉnh sửa các thông tin sai sót trên hóa đơn đúng theo hướng dẫn và theo thực tiễn xảy ra. Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày về Thẩm quyền ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo hướng dẫn.

1. Khi nào thực hiện điều chỉnh chứng từ điện tử?

Việc điều chỉnh chứng từ điện tử được thực hiện khi có sai sót trong việc lập, phát hành chứng từ điện tử.

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được xử lý theo những cách sau:

2. Huỷ chứng từ điện tử

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của đơn vị thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi đơn vị thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

3. Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho đơn vị thuế.

4. Điều chỉnh hoặc lập chứng từ mới thay thế

Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Trường hợp theo hướng dẫn hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

5. Người bán kiểm tra sai sót

Nếu đơn vị thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì đơn vị này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

6. Thủ tục xử lý khi điều chỉnh chứng từ điện tử

Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số việc cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo cách thức điều chỉnh như sau:

– Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến đơn vị thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo cách thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

– Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tiễn điều chỉnh.

Trên đây là toàn bộ nội dung về Thẩm quyền ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo hướng dẫn do Luật LVN Group gửi tới. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.