Thể thức văn bản là gì? (cập nhật 2023)

Nếu bạn thường xuyên là việc với các văn bản, công việc chính của bạn là soạn thảo văn bản thì đây sẽ là một nội dung trình bày hữu ích cho bạn, LVN Group mời bạn cân nhắc nội dung trình bày Thể thức văn bản là gì? (cập nhật 2023).

1. Thể thức văn bản là gì?

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Một số quy định về trình bày thể thức văn bản 2023

Thể thức văn bản là gì? (cập nhật 2023)

Phông chữ trong thể thức văn bản

Căn cứ Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30 đã quy định về sử dụng phông chữ: chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu chữ là màu đen.

Khổ giấy dùng 

Được quy định tại Nghị định 30/2020, thể thức văn bản tại Việt Nam trong văn bản hành chính sẽ lựa chọn khổ giấy A4 có kích thước là 210 mm x 297 mm.

Về cách đánh số thứ tự 

Nghị định 30/2020 hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong văn bản hành chính như sau:

– “Phần”, “Chương”: trình bày in đậm và đánh số La Mã (Phấn I, Phấn II, Chương I, Chương II…)

– “Mục”, “Tiểu mục”: đánh số theo chữ số Ả Rập (Mục 1, Mục 2…)

– “Điều”, “Khoản” cũng được đánh số theo chữ số Ả Rập (Điều 1, Điều 2…)

Về thứ tự các “ Điểm” trong mỗi khoản được dùng theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt (a,b,c,d…)

Quy định tên đơn vị chủ quản

Theo Thông tư 01 có một số trường hợp không được ghi tên đơn vị chủ quản nhưng tại Nghị định 30 đã bãi bỏ các trường hợp đó.

Tên đơn vị chủ quản, tổ chức ban hành văn bản được quy định như sau:

– Là tên chính thức, trọn vẹn của đơn vị, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

– Bao gồm: tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản và tên đơn vị, tổ chức chủ quản trực tiếp.

– Riêng với tên đơn vị chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi đơn vị đóng trụ sở.

Bên cạnh đó, những cụm từ thông dụng được phép viết tắt.

Mặt khác, tên đơn vị ban hành văn bản được trình bày:

chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên đơn vị chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên đơn vị chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ từ 12 – 13.

Tiêu đề thể hiện nội dung văn bản

Tên loại văn bản: là tên của từng loại văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành;

Trích yếu nội dung văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Phần tiêu đề thể hiện nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Đối với công văn, sau chữ “V/v” nội dung sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

Nội dung thể hiện trong văn bản

– Căn cứ ban hành văn bản:

Được ghi trọn vẹn tên loại văn bản, số, ký hiệu, đơn vị ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản. Riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, đơn vị ban hành.

Căn cứ trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 – 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;) và dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

– Viện dẫn văn bản: Viện dẫn lần đầu – ghi trọn vẹn tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản. Những lần viện dẫn sau chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

– Nội dung văn bản: được trình bày bằng chữ in thường, canh đều 02 lề, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 – 14, chữ cái đầu dòng viết hoa và lùi vào 1cm hoặc 1,27 cm, khoảng cách tối thiểu giữa các đoạn là 6pt, khoảng cách giữa các dòng là 1,5 lines.

Chữ ký và dấu của người có thẩm quyền sẽ ký trong thể thức văn bản

Phải có đủ thông tin về chức danh, chức vụ, chữ ký và ghi rõ họ tên.

Đối với hình ảnh: chữ ký số phải là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạnh Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt.

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của đơn vị, tổ chức: là hình ảnh dấu của đơn vị, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, định dạng (.png) nền trong suốt, kích thước bằng kích thước thực tiễn của dấu, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Bổ sung quy định về Phụ lục

Nếu văn bản có Phụ lục kèm theo, trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó.

Trường hợp văn bản có từ 2 Phụ lục trở lên, các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

Bên cạnh đó, số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn này được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, có màu đen.

3. Giải đáp có liên quan