Thông tư 13 về thời hạn bảo quản tài liệu

Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thông tư 13/2011 ra đời về thời hạn bảo quản tài liệu đã quy định rất cụ thể về vấn đề này. Vậy thông tư 13 về thời hạn bảo quản tài liệu quy định thế nào? Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày của Công ty Luật LVN Group để hiểu rõ vấn đề này !.

Dưới đây là một số chia sẻ của chúng tôi muốn gửi tới quý độc về thông tư 13 về thời hạn bảo quản tài liệu.

Thông tư 13 về thời hạn bảo quản tài liệu

1. Thời hạn bảo quản tài liệu là gì?

Thời hạn bảo quản tài liệu: Là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Là Bảng thống kê có hệ thống các nhóm hồ sơ, tài liệu của ngành, đơn vị, tổ chức, kèm theo thời hạn bảo quản.

2. Quy định về thời hạn bảo quản

Căn cứ vào Điều 3 Thông tư 13 về thời hạn bảo quản tài liệu được quy định như sau:

• Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được tính từ năm công việc kết thúc.
• Thời hạn bảo quản đối với từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ.
• Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh không được thấp hơn thời hạn bảo quản được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và thời hạn bảo quản được quy định tại các Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành do các Bộ, ngành Trung ương ban hành.

3. Các mức thời hạn bảo quản

Căn cứ vào Điều 3 Thông tư 13 về các mứcbảo quản tài liệu được quy định như sau:

– Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm các nhóm sau đây:

+ Tài liệu của các đơn vị trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh chỉ đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh;

+ Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;

+ Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh;

+ Báo cáo, chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND tỉnh;

+ Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng;

+ Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước của UBND tỉnh về các lĩnh vực;

+ Hồ sơ Hội nghị, tổng kết năm;

+ Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.

– Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn gồm các nhóm sau đây:

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm, bao gồm: Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài;

+ Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu là 5, 10 năm, bao gồm: Những tài liệu giải quyết công việc cụ thể, tính chất công việc không thường xuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin.

+ Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản dưới 5 năm, bao gồm: Thông báo con dấu, chữ ký của các đơn vị, tổ chức gửi UBND tỉnh; báo cáo ngày; lịch công tác tuần, ngày của UBND tỉnh; giấy mời họp, hội thảo; thông báo tuyển sinh, đào tạo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ đơn vị; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, cân nhắc lấy thông tin trong quá trình giải quyết công việc…

4. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Căn cứ vào Điều 4 Thông tư 13 về bảng thời hạn bảo quản tài liệu được quy định như sau:

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ban hành kèm theo Thông tư này bao gồm các lĩnh vực sau:

• Tổng hợp
• Kinh tế
• Nông, Lâm, Ngư, Diêm nghiệp – Thủy sản – Thủy lợi
• Công nghiệp – Tiểu thủ công nghiệp
• Giao thông vận tải
• Xây dựng, quản lý và phát triển đô thị
• Thương mại – Dịch vụ – Du lịch
• Giáo dục, Đào tạo
• Văn hóa – Thông tin – Thể dục, thể thao
• Y tế, xã hội
• Khoa học công nghệ và Tài nguyên môi trường
• Quốc phòng – An ninh – Trật tự và an toàn xã hội
• Dân tộc và Tôn giáo
• Thi hành pháp luật
• Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
• Tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh.

5. Quy định về các mức thời hạn bảo quản tài liệu

Theo quy định tại Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 13/2011/TT-BNV… về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức được quy định gồm 02 mức như sau:

– Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất; dự án xây dựng cơ bản nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; vấn đề, sự kiện cần thiết…

– Tài liệu bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu phản ánh các công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời gian nhất định và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm, gồm các mức sau đây:

+ Từ 20 năm trở lên bao gồm các nhóm hồ sơ: giải quyết việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai; ….

+ Từ 10 đến 15 năm bao gồm những hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi …

+ Từ 5 năm trở xuống bao gồm những tài liệu có tính chất hành chính sự vụ như: lịch công tác, báo cáo ngày, tuần, tháng; …

Trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi chia sẻ về thông tư 13 về thời hạn bảo quản tài liệu để bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này. Công ty Luật LVN Group chuyên hỗ trợ khách hàng về thủ tục về đăng ký đất đai nhanh chóng, nếu bạn có nhu cầu vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất !.